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Compito: Creare un piano di comunicazione
Un elemento fondamentale del modello di governance consiste nell'identificare chi è responsabile della comunicazione con i proprietari delle applicazioni e come procedere in caso di mancata risposta. In questa attività, definisci chi è responsabile delle comunicazioni, stabilisci quali saranno le comunicazioni e le riunioni regolari, crei i modelli di comunicazione standard e stabilisci cosa succede se devi segnalare un problema.
In questa attività, esegui le seguenti operazioni:
Passaggio 1: creare un team di comunicazione
Il team di comunicazione fa parte del flusso di lavoro di governance del progetto. Questo team è responsabile della comunicazione con gli stakeholder del progetto nelle fasi chiave della migrazione, della pianificazione delle riunioni, del coordinamento del feedback e della conferma della partecipazione dei partecipanti alle riunioni richiesti. Le attività del team addetto alla comunicazione sono in genere regolate da porte di comunicazione, definite in. Compito: definizione delle porte e degli orari di comunicazione
Esegui questa operazione:
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Identifica i membri appropriati di questo team.
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Designare un responsabile della comunicazione. Questa persona funge da unico punto di contatto durante tutta la migrazione per la pianificazione delle riunioni d'ingresso, il coordinamento delle domande e dei feedback provenienti dagli altri flussi di lavoro e la conferma della partecipazione alle riunioni con i partecipanti richiesti.
Fase 2: Stabilire un piano di escalation
Quando si verifica un problema durante la migrazione, devi essere in grado di risolverlo rapidamente. Definendo un piano di escalation prima dell'inizio della migrazione, puoi fornire in anticipo un piano d'azione chiaro al team, che aiuta a prevenire ritardi, frustrazioni o sorprese. Consigliamo di specificare un leader a thread singolo per ogni unità aziendale. Se il proprietario dell'applicazione non interagisce o non risponde, puoi rivolgerti a quella persona.
Questa fase viene in genere completata dal project manager e dallo sponsor del progetto. Quando si stabilisce il piano di escalation, è necessario definire il tipo di problema, le circostanze in cui è necessario segnalarlo (operazione nota come fattore scatenante) e definire i livelli di escalation. Consigliamo non più di tre livelli. Per ogni livello, devi identificare il pubblico, o il proprietario della risposta, e la quantità di tempo a disposizione del pubblico per rispondere. Ad esempio, se il primo gruppo di destinatari non risolve il problema entro 24 ore, inoltra il problema al secondo livello, ovvero un pubblico diverso. Ad ogni escalation, coinvolgi il pubblico di tutti i livelli precedenti.
Esegui questa operazione:
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Crea un piano di escalation. A tale scopo puoi utilizzare uno strumento di gestione dei progetti dedicato, come Jira o Confluence, oppure puoi creare un elenco in Microsoft Excel. Ti consigliamo di documentare:
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Breve descrizione del problema previsto o riscontrato
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Il grilletto
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Livelli di escalation e pubblico
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La quantità di tempo a disposizione di ciascun livello per rispondere al problema
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Conduci una riunione con i responsabili del flusso di lavoro e lo sponsor del progetto per esaminare il piano di intensificazione.
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Condividi il piano di escalation con l'intero team di progetto per assicurarti che tutti i membri abbiano familiarità con il processo di escalation.
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Salva il piano di escalation in un archivio condiviso e assicurati che tutti i membri del team di progetto possano accedervi.
| # | Problema | Trigger | Livello 1 | Livello 2 | Livello 3 | ||
| Pubblico | Inasprite dopo | Pubblico | Inasprite dopo | Pubblico | |||
| 1 | Le porte firewall devono essere aperte per migrare i carichi di lavoro verso AWS | Il firewall non è aperto durante la riunione di commit T-28 | Team di rete, responsabile della migrazione | 24 ore | Responsabile del team di rete | 24 ore | Team esecutivo, responsabile dell'unità aziendale interessata |
Fase 3: Definizione delle riunioni e della loro cadenza
In questa fase, si identificano le riunioni regolari e ricorrenti per il progetto di migrazione e si stabilisce la frequenza o la cadenza delle riunioni. La documentazione delle riunioni e della loro cadenza migliora la trasparenza del progetto. Quando si presenta un problema, i membri del team possono identificare rapidamente la riunione appropriata per risolverlo. È necessario identificare il nome della riunione, la frequenza, gli obiettivi principali, i proprietari e i partecipanti. Potrebbe essere necessario aggiornare questo documento man mano che la migrazione procede e si identificano nuovi partecipanti alla riunione.
Le seguenti riunioni ricorrenti sono comuni in un grande progetto di migrazione:
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Riunioni del comitato direttivo: queste riunioni si tengono in genere due volte al mese e l'obiettivo è condividere lo stato del progetto e risolvere eventuali problemi che richiedono il coinvolgimento della leadership esecutiva. I partecipanti a questa riunione includono in genere lo sponsor del progetto, la dirigenza esecutiva e un rappresentante dell'ufficio di gestione del progetto.
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Riunioni di revisione dello stato del progetto: queste riunioni si tengono in genere una volta alla settimana. L'obiettivo è esaminare lo stato del progetto a livello di flusso di lavoro e valutare la necessità di risorse o esperti in materia. I partecipanti a questo incontro includono il project manager, gli stakeholder del progetto, i responsabili del flusso di lavoro e il responsabile della migrazione.
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Stand-up quotidiani: si tratta di riunioni molto brevi tenute una volta al giorno. Si chiama stand-up perché la riunione dovrebbe essere abbastanza breve da non richiedere ai partecipanti una sedia. Lo scopo è esaminare le attività pianificate e completate di recente e far emergere eventuali problemi. Negli stand-up quotidiani, in genere si utilizza uno strumento visivo di gestione delle attività, come una lavagna Kanban o un diagramma di Gantt, in base al quale determinare. Fase 1: Seleziona uno strumento di gestione del progetto
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Riunioni ai punti di controllo delle infrastrutture e delle operazioni: queste riunioni si tengono generalmente due volte a settimana. L'obiettivo è esaminare lo stato di avanzamento della migrazione, esaminare i problemi attivi e decidere se è necessaria un'escalation, collaborare tra i flussi di lavoro e pianificare le risorse per lo sprint successivo. I partecipanti a questo incontro includono i membri del team tecnico responsabile delle attività di migrazione definite da RACI.
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Orario lavorativo dedicato alla migrazione: questo orario è riservato a una riunione aperta ai proprietari delle applicazioni per richiedere assistenza o assistenza. Ti consigliamo di tenere l'orario di lavoro tre volte alla settimana.
Ti consigliamo di iniziare con il modello di piano delle riunioni (formato Microsoft Excel) disponibile nei modelli di playbook sulla governance del progetto. Questo modello contiene un esempio predefinito che puoi personalizzare per il tuo progetto.
Fase 4: Preparare le presentazioni delle riunioni
Come definito inFase 3: Definizione delle riunioni e della loro cadenza, le migrazioni di grandi dimensioni richiedono riunioni frequenti per allineare i flussi di lavoro, risolvere i problemi e confermare che la migrazione sia prevista. La definizione di formati e presentazioni standard per queste riunioni aiuta i partecipanti a stabilire aspettative coerenti per la riunione. Inoltre, aiuta a ridurre il tempo necessario per prepararsi a ogni riunione. In questo passaggio, crei i modelli di presentazione per le riunioni programmate regolarmente.
Ti consigliamo di iniziare con i seguenti modelli, inclusi nei modelli del playbook sulla governance del progetto:
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Modello di rapporto sullo stato ( PowerPoint formato Microsoft)
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Modello di riunione del comitato direttivo ( PowerPointformato Microsoft)
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Modello di workshop Wave ( PowerPoint formato Microsoft)
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Modello di valutazione della prontezza Cutover (formato Microsoft Excel)
Esegui questa operazione:
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Personalizza il modello di riunione del comitato direttivo per il tuo progetto.
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Personalizza il modello di rapporto sullo stato del tuo progetto. Questa presentazione viene utilizzata nelle riunioni di revisione dello stato del progetto, che in genere si tengono con cadenza settimanale. Questo modello è una versione più solida del riepilogo a livello esecutivo creato nel passaggio precedente.
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Personalizza il modello di workshop Wave per il tuo progetto. Questa presentazione viene utilizzata nelle riunioni di comitato del T-28 e del T-14. Nelle riunioni di commit T-28, i proprietari delle applicazioni si impegnano a seguire l'onda e, nella riunione di commit del T-14, si impegnano nuovamente fino alla data limite.
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Personalizza il modello di valutazione della fattibilità di Cutover per il tuo progetto. Questa presentazione viene utilizzata nelle riunioni di controllo dell'infrastruttura e delle operazioni per esaminare gli attuali progressi delle attività di migrazione. Lo scopo della presentazione è aiutare il team a confermare che i requisiti di avanzamento sono stati raggiunti e che l'applicazione è pronta per essere completata.
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Archivia questi modelli di presentazione in un archivio condiviso, a cui i proprietari della riunione possono accedervi.
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Per ogni tipo di riunione, definisci un archivio condiviso in cui i proprietari della riunione possano salvare le loro presentazioni. Dopo ogni riunione, il proprietario della riunione deve salvare una versione della presentazione e di qualsiasi altro elemento della riunione in questo archivio in modo che i partecipanti alla riunione e il team di progetto possano fare riferimento a queste informazioni. Ad esempio, l'archivio per la riunione di revisione dello stato del progetto conterrebbe una copia del rapporto sullo stato presentato a ogni riunione.
Fase 5: Pianifica riunioni ricorrenti per la fase 1
Se hai completato la fase di mobilitazione, potresti aver già organizzato alcune riunioni in questa fase. Completa questo passaggio per tutte le riunioni che non hai ancora programmato. In base al piano di riunione che hai elaboratoFase 3: Definizione delle riunioni e della loro cadenza, il proprietario della riunione dovrebbe pianificare le seguenti riunioni ricorrenti:
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Stand-up giornalieri per ogni flusso di lavoro
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Riunioni di rendicont
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Riunioni del comitato direttivo
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Revisioni dello stato del progetto
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Riunioni ai punti di controllo delle infrastrutture e delle operazioni
Queste riunioni continuano fino al completamento della migrazione.
Fase 6: Comprendere il processo di gestione delle modifiche
Comprendere il processo di gestione delle modifiche per la propria organizzazione è fondamentale per il successo di un grande progetto di migrazione. Il processo di gestione delle modifiche influisce sulle pianificazioni e sulle scadenze della migrazione. È necessario comprendere le informazioni e le approvazioni necessarie per ogni carico di lavoro. Assicurati di aver compreso:
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Le scadenze per la presentazione dell'elenco delle applicazioni e dei server previsti dal piano d'ondata
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I criteri e le informazioni necessari per ottenere l'approvazione per lo spostamento dei carichi di lavoro alla data prevista
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Qualsiasi documento formale relativo al processo che deve essere completato
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Il processo di invio delle modifiche al firewall o al dominio
Tutti i responsabili della migrazione devono comprendere il processo di gestione delle modifiche prima delle attività di scoperta. Alcune attività relative alla migrazione richiedono l'approvazione e i membri del team devono comprendere le proprie responsabilità nel processo di gestione delle modifiche. Per ulteriori informazioni sulla formazione, consulta Formazione e competenze necessarie per le migrazioni di grandi dimensioni nel manuale Foundation per le migrazioni di grandi dimensioni. AWS
Criteri di uscita dall'attività
Questa attività è completa quando sono state eseguite le seguenti operazioni:
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Hai creato un team di comunicazione.
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Hai definito i partecipanti per tutte le riunioni.
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Avete stabilito e approvato un piano di escalation.
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Hai programmato riunioni ricorrenti che iniziano nella fase 1, come definito nel tuo piano di riunione.
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Hai definito le presentazioni standard da utilizzare in ogni riunione.
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Per ogni riunione, è stato definito un archivio condiviso per l'acquisizione di tutte le presentazioni, le attività e gli artefatti.
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Tutti i processi di gestione delle modifiche sono compresi e documentati.
