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Compito: definizione delle porte e degli orari di comunicazione

Nella fase 2 di un grande progetto di migrazione, il flusso di lavoro del portfolio pianifica attivamente le ondate e il flusso di lavoro di migrazione sta migrando tali ondate. Il workstream di governance del progetto supervisiona queste attività e aiuta a guidare le onde attraverso le porte di comunicazione. Una porta di comunicazione è un punto di contatto quando si comunicano formalmente le attività e lo stato delle onde in corso alle parti interessate. A ogni gate, un proprietario designato comunica al pubblico specificato lo stato dell'ondata e ricorda ai proprietari delle applicazioni le attività o le riunioni imminenti. I gate corrispondono in genere alle tappe fondamentali della migrazione e la definizione delle porte di comunicazione massimizza la trasparenza per tutte le parti interessate al progetto. Puoi spostare le onde attraverso i cancelli individualmente oppure puoi raggruppare le onde insieme.

In questa attività, esegui le seguenti operazioni:

Fase 1: Definire le porte di comunicazione

Durante la migrazione, ripeti le porte di comunicazione per ogni ondata o per un gruppo di onde, finché non avrai migrato tutti i carichi di lavoro e il progetto non sarà completato. Come minimo, consigliamo le seguenti porte di comunicazione. Potresti decidere di aggiungere altre porte al tuo progetto in base alle esigenze del progetto.

L'immagine seguente mostra la sequenza di queste porte di comunicazione nel portfolio e nei flussi di lavoro di migrazione. Il gate 1 si trova durante la pianificazione delle ondate, i gate 2—6 si verificano durante la migrazione, il gate 7 è la riunione finale e i gate 8—9 si verificano durante il periodo di ipercare. I gate 2—6 sono denominati con il formato. T-# TSi riferisce al tempo rimanente e al # numero di giorni rimanenti fino alla data limite pianificata.

Definite le porte di comunicazione per il vostro grande progetto di migrazione come segue:

Fase 2: Creare un modello di pianificazione T-minus

Una pianificazione T-minus è un modo visivo per rappresentare tutte le attività di migrazione di alto livello che devono essere completate per ogni ondata. Copre il periodo di tempo tra la pianificazione della fine dell'ondata e la fine del periodo di ipercura. Poiché le attività di migrazione di alto livello variano in base alla strategia di migrazione, è necessario un modello di pianificazione T-minus per ogni strategia di migrazione. Condividete gli orari T-minus durante la riunione iniziale e durante le riunioni di commit del T-28 e del T-14.

In genere, si crea una pianificazione T-minus partendo dalla data limite. Le attività vengono organizzate in tappe fondamentali della migrazione e le attività dettagliate vengono monitorate separatamente all'interno degli strumenti di gestione dei progetti. La pianificazione T-minus evidenzia anche le porte di comunicazione definite in. Fase 1: Definire le porte di comunicazione

Ti consigliamo di iniziare con il modello di pianificazione T-minus ( PowerPoint formato Microsoft), disponibile nei modelli del playbook sulla governance del progetto. Esegui questa operazione:

Fase 3: Crea modelli di email standard per ogni gate

Crea modelli per le comunicazioni e-mail che invierai ai proprietari delle applicazioni in ogni porta di comunicazione. Queste e-mail devono contenere informazioni di base sulle candidature incluse in the wave, informare i proprietari delle applicazioni sullo stato dell'ondata e ricordare alle parti interessate le scadenze e le riunioni imminenti.

Ti consigliamo di iniziare con i seguenti modelli, inclusi nei modelli del playbook sulla governance del progetto:

Criteri di uscita dall'attività

Questa attività è completa quando sono state eseguite le seguenti operazioni: