4.2 Implementasi komunikasi - AWS Panduan Preskriptif
Gambaran UmumPraktik terbaikLangkah-langkah tambahan

Terjemahan disediakan oleh mesin penerjemah. Jika konten terjemahan yang diberikan bertentangan dengan versi bahasa Inggris aslinya, utamakan versi bahasa Inggris.

4.2 Implementasi komunikasi

Gambaran Umum

Komunikasi yang efektif sangat penting untuk mendorong adopsi cloud dan mencapai hasil bisnis. Bagian ini berfokus pada penerapan strategi dan rencana komunikasi (Envision the Future, 3.2). Tujuan dari implementasi komunikasi adalah untuk meluncurkan kegiatan yang disepakati dalam strategi dan rencana komunikasi. Ini memastikan bahwa semua pemangku kepentingan yang terkena dampak memahami alasan, manfaat, pemangku kepentingan, dan garis waktu transformasi cloud. Komunikasi yang efektif berfokus pada manfaat dan nilai bisnis, dan menopang keterlibatan pemangku kepentingan secara keseluruhan selama transformasi.

Praktik terbaik

Asumsi

  • Strategi dan rencana komunikasi telah divalidasi dan disetujui oleh tim kepemimpinan cloud, sponsor eksekutif, tim SDM, dan tim komunikasi internal (jika ada).

  • Langkah analisis pemangku kepentingan selesai, dan metrik pemangku kepentingan terkini.

Area fokus

Kegiatan dalam fase ini fokus pada bagian komunikasi dari strategi perubahan selama proses transformasi cloud, khususnya:

  • Pengaturan komunikasi

  • Analisis media

  • Pesan kunci (kasus untuk perubahan)

  • Pengembangan komunikasi

  • Penyebaran komunikasi

  • Pemantauan komunikasi

Mempertahankan sponsor kepemimpinan

Sangat penting untuk mengamankan komitmen dari sponsor eksekutif dan pemimpin selama pelaksanaan kegiatan komunikasi untuk mempertahankan fokus pada manfaat dan nilai bisnis dan mempertahankan keterlibatan pemangku kepentingan secara keseluruhan.

Daftar periksa implementasi komunikasi

Jika Anda baru mengenal proses ini, Anda dapat menggunakan daftar periksa berikut sebagai panduan referensi selama proses transformasi cloud.

catatan

Ini hanya daftar perwakilan dari tugas-tugas yang berhubungan dengan komunikasi dan tidak lengkap. Daftar lengkap harus dimasukkan dalam rencana komunikasi.

Luas

Tindakan

Pengaturan

  • Kembangkan tema dan merek untuk proyek atau program.

  • Dapatkan persetujuan untuk tema dan merek akhir.

  • Menggabungkan identitas visual ke dalam template standar proyek.

Analisis media

  • Melakukan audit atau penilaian komunikasi.

  • Menganalisis hasil (misalnya, melalui analisis media).

  • Perbarui laporan penilaian komunikasi.

Pesan kunci

  • Tentukan kumpulan pesan organisasi utama.

  • Atur pesan berdasarkan kategori (pertimbangkan frekuensi waktu dan saluran).

  • Tentukan kebutuhan komunikasi awal dan pesan utama. Ini terkait dengan kasus perubahan.

  • Tentukan saluran dan pengirim untuk komunikasi awal.

  • Gunakan matriks pemangku kepentingan.

  • Menyelaraskan sponsor dan kepemimpinan dengan kegiatan penyebaran komunikasi.

Pengembangan komunikasi

  • Buat garis besar proses penyusunan, peninjauan, persetujuan, dan distribusi untuk mengkomunikasikan pesan utama dengan audiens target.

  • Identifikasi peran dan tanggung jawab, termasuk hierarki pelaporan untuk penyusunan, peninjauan, dan persetujuan akhir.

  • Membangun proses komunikasi tim internal (seperti pertemuan mingguan).

  • Mengembangkan aliran proses komunikasi.

  • Kembangkan daftar periksa produksi komunikasi.

  • Mengembangkan dan mendapatkan persetujuan yang diperlukan dari draf komunikasi.

  • Mengelola proses produksi komunikasi.

Penyebaran komunikasi

  • Sosialisasikan timeline penyebaran komunikasi dengan sponsor eksekutif dan pemangku kepentingan utama.

  • Pastikan kesadaran dan keselarasan dengan tim kepemimpinan dan juara komunikasi.

  • Memberikan komunikasi akhir.

Pemantauan komunikasi

  • Menerapkan mekanisme umpan balik.

  • Tinjau informasi yang dikumpulkan dari mekanisme umpan balik.

  • Memperbarui materi komunikasi (seperti presentasi dan FAQ) dengan informasi yang direvisi.

Langkah-langkah tambahan

Untuk mulai menerapkan rencana komunikasi:

  1. Verifikasi bahwa strategi dan rencana komunikasi telah divalidasi dan disetujui.

  2. Validasi daftar periksa komunikasi.

  3. Menetapkan mekanisme pemantauan.

Implementasi yang efektif dari rencana komunikasi sangat penting untuk mendorong adopsi cloud dan mencapai hasil bisnis yang diinginkan. Dengan mengikuti praktik terbaik ini, menggunakan daftar periksa yang disediakan, dan mempertahankan dukungan kepemimpinan yang berkelanjutan, organisasi dapat memastikan bahwa pemangku kepentingan tetap mendapat informasi, terlibat, dan berkomitmen selama proses transformasi cloud.