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Organisez, collaborez et partagez des ressources grâce aux espaces d'Amazon Quick Suite
Dans Amazon Quick Suite, un espace est un ensemble de données et de ressources Quick Suite définies pour une équipe ou un domaine en particulier. Vous pouvez utiliser les espaces pour agréger et organiser les fichiers, les tableaux de bord, les rubriques, les bases de connaissances et les actions des applications dans un centre de connaissances unifié et personnalisable pour votre équipe. Les espaces s'intègrent parfaitement aux agents de Quick Suite pour les conversations contextuelles et sont conçus pour s'adapter aux cas d'utilisation personnels, d'équipe et interéquipes.
Les espaces permettent à votre équipe d'obtenir les résultats les plus pertinents grâce aux agents conversationnels et aux autres outils d'intelligence artificielle de Quick Suite en ne fondant les résultats que sur des données pertinentes pour votre tâche ou votre domaine. Plusieurs membres de l'équipe peuvent contribuer aux connaissances d'un même espace, ce qui permet de réduire les silos de données et de rationaliser la découverte des informations.
Note
Les ressources Quick Suite ajoutées à un espace respectent les autorisations d'accès des utilisateurs. Si un utilisateur ne peut pas accéder à une ressource en dehors d'un espace, il ne pourra pas y accéder à l'intérieur d'un espace. Les fichiers téléchargés dans un espace sont toujours accessibles à tous ceux qui ont accès à cet espace.
Vous pouvez utiliser les espaces pour accomplir des tâches telles que :
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Regrouper et partager les commentaires des clients, permettant à tous les membres de l'équipe de poser des questions et d'obtenir des résumés
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Intégrer les nouveaux membres de l'équipe avec les documents, les manuels et les processus de l'équipe
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Analyse de centaines de rapports annuels
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Récapitulatif et recherche d'actions à partir d'enregistrements audio de réunions
Rubriques
Interactions des utilisateurs d'Amazon Quick Suite avec les espaces
Le tableau suivant montre comment chaque type d'utilisateur dans Amazon Quick Suite interagit avec les espaces.
| Type utilisateur | Fonctionnalités |
|---|---|
| Administrators |
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| Utilisateurs d'Author Pro et de Reader Pro |
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Autorisation utilisateur d'Amazon Quick Suite pour les espaces
Ce que vous pouvez faire avec un espace dépend également des autorisations qui vous sont attribuées. Les utilisateurs peuvent se voir attribuer deux types d'autorisations :
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Propriétaire : les propriétaires peuvent créer, modifier, partager et supprimer un espace.
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Visionneuse : les spectateurs peuvent consulter, poser des questions et télécharger des fichiers depuis des espaces.
Le tableau suivant explique comment les autorisations des utilisateurs déterminent ce que vous pouvez faire avec un espace Amazon Quick Suite :
| Type d'autorisations | Permissions |
|---|---|
| Owners |
En tant que propriétaire, vous pouvez désigner un autre utilisateur copropriétaire d'un espace. Dans ce cas, l'utilisateur peut effectuer toutes les actions de gestion qu'un propriétaire peut effectuer après la création. |
| Téléspectateurs |
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Comprendre l'état du téléchargement de fichiers
Lorsque vous chargez des fichiers, les messages d'état suivants devraient s'afficher :
- Téléversement
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Les fichiers sont en cours de téléchargement sur votre ordinateur.
- Traitement
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Les dossiers sont en cours de traitement.
- Texte prêt
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Le contenu textuel du document est prêt à être consulté. Cependant, les images et les tableaux du document sont toujours en cours de traitement.
- Prêt
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Le texte et le contenu multimédia du document ont été traités.
- Suppression en cours
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Le document est en cours de suppression.
Limitations des espaces
La liste suivante décrit les limites des espaces :
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Un espace ne peut pas contenir d'autres espaces.
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Les utilisateurs ne peuvent pas accéder aux ressources Amazon Quick Suite (rubriques, tableaux de bord) dans un espace s'ils n'ont pas accès à la ressource en dehors de celui-ci. Le partage d'un espace ne donne pas automatiquement accès aux utilisateurs aux ressources qu'il contient.
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Si une ressource Amazon Quick Suite est liée à un espace supprimé en dehors de cet espace, les utilisateurs de cet espace ne seront pas informés de la suppression. Les actifs supprimés n'afficheront qu'un message indiquant leur indisponibilité.
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Les fichiers chargés dans des espaces seront rejetés si la capacité de stockage de vos données d'index est pleine. Contactez votre administrateur système dans ce cas.
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Les fichiers chargés dans un espace doivent être au format suivant :
.html,,.ppt,.docx,.txt,.pdf,.csv,.xlsx,.xml,.jpeg,.svg.json,.md.rtf,.xslt.mp3,.wav.m4a,.flac,.ogg,.mp4,.mov,.m4v.Note
Vous ne pouvez télécharger des images JPG que dans des espaces. Le format PNG n'est pas pris en charge pour le moment.
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Les téléchargements de fichiers sont limités à 5 Mo pour les fichiers Excel et CSV, et à 50 Mo pour tous les autres types de fichiers pris en charge. Vous recevrez un message d'erreur « limite de caractères dépassée » lorsque vous téléchargerez des documents plus volumineux.
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Les espaces peuvent prendre en charge jusqu'à 10 000 fichiers (contre 20 fichiers dans les conversations de chat ordinaires), à condition que l'espace de stockage total soit inférieur à 1 Go.
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Vous pouvez ajouter au maximum 20 ressources d'un type de ressource spécifique (tableau de bord, rubrique, base de connaissances ou action) à un espace.
