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1.3 Gouvernance du programme
Présentation
La gouvernance du programme garantit un alignement intégré avec les dirigeants, les principales parties prenantes, l'équipe du programme cloud et l'équipe OCA. Elle définit également la propriété, les droits de décision, la gestion des problèmes et le processus d'escalade pour les activités d'accélération du changement.
Utilisez la gouvernance pour atteindre les objectifs suivants :
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Permettre un leadership et une responsabilisation clairs et décisifs dans le cadre du programme d'accélération du changement.
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Fournissez une assurance qualité et un moyen d'aggraver les problèmes et les risques.
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Spécifiez un cadre de droits de décision pour le programme.
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Alignez la structure du flux de travail sur la structure de gouvernance existante du projet, du programme et de l'organisation à l'échelle de l'organisation.
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Établissez une cadence de réunions et de cérémonies Scrum qui corresponde au rythme du reste du programme et aux mécanismes de production de rapports.
Bonnes pratiques
Un programme qui établit une structure et une gouvernance claires a une plus grande probabilité de succès qu'un autre qui ne le fait pas. Cela s'explique par le fait que les décisions et la propriété relatives aux droits décisionnels peuvent souvent être un facteur majeur pour retarder les programmes cloud. La gouvernance établit les pouvoirs décisionnels et peut fournir des conseils concernant les décisions bidirectionnelles (qui peuvent être prises rapidement avec peu de risques et peuvent être facilement annulées) et les décisions unilatérales (qui nécessitent plus de réflexion et de réflexion, car elles ne peuvent pas être facilement annulées).
Pour une gouvernance efficace du programme, suivez les meilleures pratiques décrites dans cette section.
Établir la structure de l'équipe d'accélération du changement organisationnel
Établissez une structure de haut niveau qui décrit les relations hiérarchiques et les responsabilités de haut niveau, comme le montre l'exemple suivant.
Définissez les rôles de l'équipe OCA
Définissez les rôles de l'équipe d'accélération du changement organisationnel. Indiquez les responsabilités de haut niveau pour chaque rôle, comme indiqué dans l'exemple suivant.
Ces rôles et responsabilités peuvent inclure les suivants.
Rôles nécessaires de l'OCA :
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Directeur/conseiller exécutif de l'OCA : travaille avec le PMO et obtient la participation des sponsors et des dirigeants afin d'aligner les parties prenantes de la direction, d'accompagner les dirigeants sur les responsabilités de leadership liées au changement de culture et de créer des capacités de leadership dans le cloud, en partenariat avec le sponsor exécutif pour permettre la prise de décision ayant un impact sur le changement.
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Responsable du programme/domaine de travail OCA : Dirige le day-to-day programme avec une expertise approfondie du domaine. Gère la stratégie du flux de travail et l'exécution des livrables, développe des mesures et un suivi pour garantir le succès du programme, approuve et valide la stratégie de changement et la feuille de route, et gère et suit les risques.
OCA supplémentaire SMEs :
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Spécialiste des communications : élabore des communications détaillées pour tous les groupes de parties prenantes. Ce rôle est nécessaire si l'ampleur et la complexité de l'engagement dépassent la capacité de travail pour les rôles de base, ou si un domaine plus approfondi est nécessaire. Idéalement, une partie prenante du client est identifiée pour ce rôle.
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Spécialiste de la formation : Élabore la stratégie de formation détaillée et la feuille de route. Ce rôle est nécessaire si l'ampleur et la complexité de l'engagement dépassent la capacité de travail pour les rôles de base, ou si un domaine plus approfondi est nécessaire.
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Spécialistes de la culture, de la main-d'œuvre et du leadership : ces rôles se concentrent sur les activités liées à la culture, à la main-d'œuvre ou aux arriérés de leadership. Ils ne sont nécessaires que si l'ampleur et la complexité de l'engagement nécessitent une approche plus approfondie dans l'un de ces domaines.
Définissez les rôles OCA dans votre organisation
Définissez les responsabilités de haut niveau des rôles OCA pertinents dans votre organisation, comme dans l'exemple suivant.
Ces rôles et engagements en matière de temps peuvent inclure les suivants.
Sponsor exécutif (25 %)
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Membre du comité de pilotage
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Rôle exécutif qui prend des décisions sur des questions importantes
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Collaborez avec le conseiller OCA sur la stratégie de changement et la prise de décision
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Examiner et approuver les modifications du périmètre
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Examiner et approuver les plans de projets et de programmes
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Fournir l'approbation finale du projet
Responsable de l'accélération du changement organisationnel (100 %)
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Collaborez avec le responsable de l'OCA pour le co-développement et la mise en œuvre d'évaluations du changement, de stratégie et de feuille de route
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Aider à identifier les groupes de parties prenantes, les objectifs commerciaux, les risques, les obstacles et les synergies
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Fournir un leadership actif et visible en matière de changement
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Être le champion du changement organisationnel
Responsable (s) du programme/de l'engagement (100 %)
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Aider à l'enregistrement et à la documentation de l'atelier
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Aider à planifier les entretiens d'évaluation
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Servir de premier point d'escalade
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Examiner et commenter les livrables
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Examiner et commenter les plans de projet
Propriétaire (s) du secteur d'activité (50 %)
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Travailler avec l'équipe OCA pour définir les besoins de l'entreprise
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Assister à des ateliers et à des entretiens
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Fournir une expertise en la matière pour certaines parties du projet
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Examiner et commenter les livrables
Formation et communications SMEs (30 %)
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Co-développez avec les messages OCA pour créer une prise de conscience et un engagement
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Fournir des normes et des directives en matière de messagerie
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Fournir un soutien à la traduction
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Collaborez avec l'équipe d'OCA sur la stratégie de communication et la feuille de route
Partenaire commercial en ressources humaines (20 %)
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Collaborez avec l'équipe OCA pour fournir un soutien RH ciblé au moment où vous en avez besoin (avant et après la transition)
Définir une stratégie d'identification et d'atténuation des risques
Développez une stratégie pour identifier en permanence les personnes et modifier les risques susceptibles d'entraver la stratégie cloud et la création de valeur. Cette stratégie doit être capable de recueillir une large gamme de données sur les risques potentiels ainsi que de mettre en place des mécanismes agiles pour l'analyse, la planification, l'atténuation et le suivi des risques. Le schéma suivant fournit un exemple.
L'objectif de la stratégie et du plan d'atténuation des risques est de garantir un processus fluide pour gérer le statut, les problèmes et les escalades et résoudre les conflits en temps opportun.
Les évaluations des risques liés au changement orientent les activités de changement et le plan de changement détaillé afin de garantir que les solutions de changement sont ciblées là où elles sont nécessaires et là où elles auront le plus d'impact. Les solutions de changement ciblées permettent à l'OCA d'influencer les bons publics, au bon moment et de la bonne manière.
Développez un RACI pour OCA
Enfin, définissez les obligations et responsabilités spécifiques relatives aux principales capacités d'accélération du changement organisationnel, à la fois pour le client et AWS pour. Voici un exemple de matrice RACI (responsable, responsable, consulté, informé).
FAQ
Q. Qui devrait participer à la gouvernance du programme ?
A. Les sponsors exécutifs, le chef de projet ou de programme, le responsable du changement, les fournisseurs de services internes (par exemple, les communications, la formation/l'apprentissage et les ressources humaines, s'ils jouent un rôle dans le soutien de l'initiative de changement).
Q. Quels sont les intrants de cette activité ?
A. Une charte de projet, une analyse de rentabilisation, les commentaires du comité de pilotage, de l'équipe de direction du cloud et les résultats de toute évaluation du cloud (par exemple, évaluation de l'état de préparation à la migration ou de la maturité du cloud).
Q. Quels sont les résultats de cette activité ?
A. Un modèle de rapport de situation, des processus de reporting, des organigrammes de l'équipe de projet, une matrice de décision et un RACI.
Q. Quand l'activité devrait-elle être menée ?
R. La structure de gouvernance de l'OCA doit être établie au début de l'initiative et rester en place jusqu'à la fin du projet. Au fur et à mesure que l'équipe s'agrandit ou se contracte, de nouveaux rôles doivent être définis et approuvés par la direction du programme. Lorsque des changements d'équipe se produisent, les organigrammes doivent être mis à jour et ces changements doivent être communiqués à l'ensemble du programme.
Étapes supplémentaires
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Passez en revue la structure et les processus de gouvernance du cloud tels que le centre d'excellence du cloud (CCoE), le bureau de gestion des programmes ou le bureau de gestion de la transformation.
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Déterminez l'intégration de l'OCA dans les structures et processus de gouvernance du cloud.
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Élaborer la stratégie, le processus et les outils de gestion des risques de l'OCA.
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Intégrez le processus de gestion des risques de l'OCA au processus de gestion des risques au niveau du programme.
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Élaborer des processus d'établissement de rapports de situation.
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Développer des modèles de statut OCA normalisés à des fins de reporting.
