Práctica recomendada 19.1: conozca los requisitos de acceso y retención
Conozca las maneras de acceder a datos y retenerlos. Considere los datos activos, los sistemas de administración de documentos y las copias de seguridad.
Sugerencia 19.1.1: categorice los distintos tipos de datos comerciales en el sistema SAP
A partir de la categorización de distintos tipos de datos y la frecuencia con la que se accede a estos (temperatura de datos) desde una perspectiva comercial, es posible identificar oportunidades para archivar o descargar datos de su sistema SAP para optimizar costos.
Los siguientes son algunos de los tipos de datos frecuentes que se encuentran en un sistema SAP:
-
Referencia: datos con valores que cambian poco; por ejemplo, ciudades, países y tipos de cambio
-
Datos maestros de SAP: datos con valores que no cambian casi nunca; por ejemplo, datos maestros del cliente de SAP o productos
-
Auditoría: datos que se guardan por motivos de auditoría; por ejemplo, registros de cambio
-
Transacción: datos creados como parte de las operaciones comerciales diarias; por ejemplo, órdenes de ventas
-
Analíticos: datos creados para apoyar el análisis y la toma de decisiones; por ejemplo, presentación de informes de ventas mensuales
Clasifique la temperatura de los datos de la siguiente manera:
-
Calientes: datos con acceso frecuente
-
Cálidos: datos sin acceso frecuente
-
Fríos: datos solo con acceso esporádico
Clasifique los requisitos de retención de la siguiente manera:
-
Retención para fines de DR
-
Retención para fines de referencia
-
Retención para fines de conformidad o auditoría
