# Práctica recomendada 19.1: conozca los requisitos de acceso y retención Conozca las maneras de acceder a datos y retenerlos. Considere los datos activos, los sistemas de administración de documentos y las copias de seguridad. **Sugerencia 19.1.1: categorice los distintos tipos de datos comerciales en el sistema SAP** A partir de la categorización de distintos tipos de datos y la frecuencia con la que se accede a estos (temperatura de datos) desde una perspectiva comercial, es posible identificar oportunidades para archivar o descargar datos de su sistema SAP para optimizar costos. Los siguientes son algunos de los tipos de datos frecuentes que se encuentran en un sistema SAP: + Referencia: datos con valores que cambian poco; por ejemplo, ciudades, países y tipos de cambio + Datos maestros de SAP: datos con valores que no cambian casi nunca; por ejemplo, datos maestros del cliente de SAP o productos + Auditoría: datos que se guardan por motivos de auditoría; por ejemplo, registros de cambio + Transacción: datos creados como parte de las operaciones comerciales diarias; por ejemplo, órdenes de ventas + Analíticos: datos creados para apoyar el análisis y la toma de decisiones; por ejemplo, presentación de informes de ventas mensuales Clasifique la temperatura de los datos de la siguiente manera: + Calientes: datos con acceso frecuente + Cálidos: datos sin acceso frecuente + Fríos: datos solo con acceso esporádico Clasifique los requisitos de retención de la siguiente manera: + Retención para fines de DR + Retención para fines de referencia + Retención para fines de conformidad o auditoría