3.3 Estrategia y plan de participación - AWS Guía prescriptiva
Descripción generalPrácticas recomendadasPreguntas frecuentesPasos adicionales

Las traducciones son generadas a través de traducción automática. En caso de conflicto entre la traducción y la version original de inglés, prevalecerá la version en inglés.

3.3 Estrategia y plan de participación

Descripción general

La estrategia y el plan de participación describen un enfoque sistemático que describe las formas específicas en que las personas, los grupos de partes interesadas o las organizaciones abordarán los cambios provocados por la transformación de la nube. La intención principal del plan de participación es mantener a todas las partes interesadas clave comprometidas y centradas en los resultados empresariales deseados de la transformación de la nube. Identificar a las partes interesadas e involucrarlas adecuadamente durante todo el proceso de cambio son fundamentales para el éxito del proyecto.

Mediante la estrategia y el plan de participación se aumenta la participación dentro y fuera del equipo de transformación en la nube. Se aseguran de que las personas adecuadas reciban la información correcta, para que puedan participar en el momento adecuado y de la manera correcta. Funcionan como una función de forzamiento para gestionar de forma proactiva el ritmo y la magnitud de los cambios que debe sufrir cada grupo de partes interesadas para evitar la sobrecarga.

Una estrategia y un plan de participación efectivos pueden ofrecer beneficios significativos. Puede realizar lo siguiente:

  • Aumente la participación y el compromiso de las partes interesadas con la transformación de la nube.

  • Identifique y mitigue los posibles obstáculos al principio del proceso.

  • Mejore la capacidad organizativa para el cambio.

  • Maximice el potencial de una transición exitosa a la adopción de la nube.

  • Mejore la alineación entre los diferentes grupos de partes interesadas.

  • Acelere los procesos de toma de decisiones

  • Fomente una cultura de colaboración y responsabilidad compartida.

Prácticas recomendadas

Una estrategia y un plan de participación involucran activamente a las partes interesadas y pueden ayudar a identificar, gestionar y evitar posibles obstáculos. Estos documentos dan como resultado una mayor aceptación, compromiso y capacidad de la organización para la transformación de la nube, y maximizan aún más las posibilidades de una adopción exitosa de la nube.

El objetivo del equipo de la OCA para esta actividad es:

  • Determine la posición de las partes interesadas y cree un plan de participación para influir en ellas de manera que se alinee con la visión de la migración a la nube.

  • Asegure una sólida alineación y apoyo de los líderes.

  • Colabore con RRHH y el equipo de cambio interno, si está disponible, para comprender las prácticas de cambio de la organización utilizadas en el pasado.

Componentes del plan de participación

La siguiente ilustración muestra los componentes clave de la estrategia y el plan de participación, lo que hace cada componente y el público objetivo.

Componentes clave de la estrategia y el plan de participación de la OCA.

La siguiente tabla proporciona más información sobre cada componente.

Componente

Actividades

Alineación y patrocinio del liderazgo

  • Comparta y refuerce la visión de TI con los equipos empresariales.

  • Establezca un ritmo operativo de comunicación y diálogo.

  • Proporcione tareas de apoyo en la intranet (por ejemplo, bloguear).

  • Planifique eventos (por ejemplo, organizando ponentes de negocios).

  • Proporcione actualizaciones periódicas en las reuniones de liderazgo.

  • Comunique y celebre los éxitos.

  • Identifique nuevas iniciativas de mejora.

  • Logre una alineación con respecto a las prioridades.

Educación y desarrollo de TI

  • Ofrezca contenido rico y colaborativo en la intranet, que incluya:

    • Blogs líderes, foros de debate, artículos, sitios externos, asociaciones profesionales, noticias y estudios de casos

    • Comunidades de práctica

  • Produzca materiales educativos, que incluyan:

    • Aprendizaje electrónico rápido y animado con voz en off

    • Conceptos educativos relacionados con las capacidades, estudios de casos y actividades de aplicación

    Los líderes de TI deben recibir los materiales y el kit de capacitación 48 horas antes de la capacitación.

  • Diseñe programas de desarrollo formales para los empleados, empezando por VPs.

Comunicaciones especializadas

  • Impulse la visión de TI mediante:

    • Reuniones web con la comunidad de TI

    • Vídeo de presentación a cargo del director de tecnología (CTO) en la intranet

    • Comentarios solicitados en los foros de debate empresariales y de TI

  • Proporcione información general sobre los avances mediante anuncios en la intranet, correos electrónicos, ayuntamientos, conferencias telefónicas y reuniones web.

  • Comparta historias de éxito y logros rápidos.

  • Organice una gira para promover la comunicación, el aprendizaje y la construcción de la comunidad.

Iniciativas de mejora

  • Establezca un horario de aprendizaje para toda la organización, con una duración específica y con un ritmo programado.

  • Lance un nuevo programa neto de recompensas y reconocimientos que sea específico para la transformación empresarial.

Cada componente también incluye un monitoreo continuo de la aceleración de los cambios, que incluye las siguientes actividades:

  • Supervise y mida la conciencia, la comprensión y la aceptación del cambio.

  • Mida el progreso y la eficacia generales del programa.

  • Desarrolle, implemente y perfeccione los planes de cambio e iniciativa.

  • Identifique nuevas iniciativas para permitir el cambio.

Categorizar a las partes interesadas

Después de desarrollar el plan, coloque a cada parte interesada en una de las cinco etapas de participación o compromiso (desde la menos involucrada hasta la más involucrada):

  • Concienciación: las partes interesadas conocen y comprenden el propósito y el progreso del cambio.

  • Comprensión: las partes interesadas tienen una sólida comprensión de los beneficios y las implicaciones del cambio.

  • Colaboración: las partes interesadas apoyan el cambio, creen que vale la pena y actuarían si se les solicitara.

  • Compromiso: las partes interesadas se comunican de forma proactiva y toman las medidas necesarias para apoyar el cambio.

  • Promoción: las partes interesadas son las propias de las iniciativas y trabajan para mejorar y mantener el desempeño.

La siguiente ilustración describe las formas de alcanzar estas etapas y los resultados deseados.

Formas de lograr las cinco etapas y los resultados de las partes interesadas en la OCA.

Cada etapa requiere un objetivo y un mecanismo de comunicación únicos para involucrar de manera efectiva a la organización, como se muestra en la siguiente ilustración.

Objetivos y canales de comunicación para la sensibilización, la comprensión, la colaboración, el compromiso y la promoción.

Priorizar y mapear a las partes interesadas

La priorización y el mapeo de las partes interesadas deben realizarse después de realizar una evaluación de las partes interesadas. El equipo de la OCA necesita construir y mantener relaciones sólidas con estas partes interesadas. El equipo puede usar la siguiente matriz y ubicar a las partes interesadas en el cuadrante apropiado en función de su importancia para el éxito de la transformación y del grado de impacto en las partes interesadas. Tras este mapeo, el equipo de la OCA puede desarrollar una estrategia para construir y mantener las relaciones.

Matriz de priorización de las partes interesadas.

Los cuadrantes son:

  • Supervise y responda. Las partes interesadas de este cuadrante no son muy influyentes ni se ven muy afectadas por los cambios, pero sí tienen interés en los resultados. Estas partes interesadas requieren un mínimo de actividades de comunicación; las comunicaciones masivas suelen ser suficientes. El objetivo principal es monitorear sus comentarios para evitar problemas.

  • Manténgase informado. Las partes interesadas de este cuadrante se ven afectadas significativamente por los resultados de la transformación, pero tienen menos influencia sobre los demás y tienen menos posibilidades de interrumpir el proceso. La comunicación con estas partes interesadas debe ser muy proactiva y preventiva, y las partes interesadas más influyentes (de otros cuadrantes) deben influir en su aceptación.

  • Mantén la confianza. Las partes interesadas de este cuadrante tienen una influencia significativa sobre los demás y, por lo tanto, tienen el potencial de interrumpir el proceso. Por este motivo, es importante anticipar sus objetivos y sus reacciones adversas a la hora de planificar las comunicaciones. El impacto del proyecto en este grupo es menor, por lo que hay menos necesidad de involucrarlos en el desarrollo. Las comunicaciones deben tener como objetivo mantener y ampliar su apoyo, pero no es necesario que consuman tantos recursos ni sean tan frecuentes como en el siguiente cuadrante, ya que la necesidad de que cambien su comportamiento es menor.

  • Gánatelos. Las partes interesadas de este cuadrante son muy influyentes y los resultados del trabajo de transformación tienen un impacto significativo en sus procesos y comportamientos laborales futuros. La posibilidad de que este grupo interrumpa el proyecto es potencialmente muy alta. Haga que participen en las comunicaciones, manténgalos o conviértalos en aliados y haga hincapié en el contacto y face-to-face las comunicaciones personales frecuentes.

Medir el éxito

Medir el éxito de las actividades, los planes y la estrategia de participación es fundamental para el éxito de la transformación general de la nube. Estos son algunos mecanismos y medidas que puede utilizar para evaluar el éxito del plan:

  • Encuestas de preparación para el cambio (promotores y usuarios finales)

  • Tarjeta de puntuación de aceleración de cambios

  • Sesiones de preparación y preparación (evaluaciones)

  • Evaluaciones de formación

  • Informes de asistencia y finalización del plan de estudios

  • Decisiones de implementación (positivas o prohibidas)

Ejemplos

Las siguientes ilustraciones proporcionan ejemplos de planes de actividades de cambio que podrían derivarse de la estrategia y el plan de participación.

Primer ejemplo de un plan de actividades de cambio derivado de la estrategia y el plan de participación de la OCA.
Segundo ejemplo de plan de actividades de cambio derivado de la estrategia y el plan de participación de la OCA.

Preguntas frecuentes

P: ¿Por qué son valiosos la estrategia y el plan de participación?

R. Estos resultados aumentan la participación dentro y fuera del equipo de transformación de la nube, garantizan que las personas adecuadas reciban la información correcta en el momento adecuado y gestionan de forma proactiva el ritmo y la magnitud de los cambios para cada grupo de partes interesadas. Al involucrar activamente a las partes interesadas, ayudan a identificar, gestionar y evitar posibles obstáculos y a aumentar el compromiso y la capacidad de la organización para la transformación de la nube. 

P: ¿Cuándo los usa?

R. Utilice una estrategia y un plan de participación después de completar el trabajo preliminar de evaluación de las partes interesadas, creación de la estrategia y el plan de cambio y desarrollo de la estrategia y el plan de comunicación. Estos documentos pueden generar un apoyo continuo y aprovechar la influencia de las partes interesadas. 

P: ¿Quién debería participar en esta actividad?

R. Entre los participantes deberán figurar el patrocinador ejecutivo, el líder de la nube, el líder de OCA, el director de recursos humanos, el arquitecto jefe, el director de datos, el director de seguridad, el director de operaciones, el director de formación, el director de finanzas, los líderes de infraestructura, los líderes de las líneas de negocio y el equipo de comunicación interna.  

P: ¿Cuáles son las aportaciones a esta estrategia y este plan?

R. Las aportaciones incluyen la visión estratégica, el modelo de negocio, los resultados de la evaluación de la preparación para la migración (MRA), los estatutos del proyecto de aceleración del personal, la evaluación de las partes interesadas (análisis), las entrevistas con el patrocinador ejecutivo, los líderes de recursos humanos y migración, y las aportaciones de los líderes internos del cambio (si están disponibles) y del equipo de comunicación interno (si están disponibles).

P: ¿Cuáles son los resultados de esta actividad?

R. Los resultados de esta actividad son una estrategia y un plan de participación aprobados.

Pasos adicionales

Para crear la estrategia y el plan de participación, sigue estos pasos:

  1. Revise la visión estratégica y el modelo de negocio.

  2. Revise las conclusiones y los resultados del descubrimiento.

  3. Revise la evaluación de las partes interesadas.

  4. Revise y amplíe la lista de partes interesadas.

  5. Identifique el impacto del cambio (por ejemplo, en las funciones y responsabilidades, o en la formación) por función.

  6. Agrupe los roles en categorías según el impacto del cambio.

  7. Asigne cada grupo de partes interesadas a la matriz de priorización definiendo los estados existentes y deseados.

  8. Defina lo que cada grupo de partes interesadas necesita saber.

  9. Determine el momento de proporcionar la información a cada grupo de partes interesadas.

  10. Defina los mensajes clave para cada grupo de partes interesadas, según el modelo de compromiso:

    • Objetivos

    • Objetivos mensurables

    • Información adicional para respaldar los mensajes clave

  11. Revise y amplíe la lista de métodos de comunicación.

  12. Determine los métodos de comunicación preferidos para cada grupo de partes interesadas.

  13. Identifique los mensajeros y el mensaje para cada grupo de partes interesadas.

  14. Determine la mejor manera de medir la eficacia de la comunicación y con qué frecuencia debe realizarse esta evaluación.

  15. Desarrolle el plan de trabajo utilizando el calendario de comunicaciones como base.

  16. Implemente el plan de comunicaciones y mida los resultados.

  17. Gestione el proceso de retroalimentación y refine o rediseñe el enfoque según sea necesario.

  18. Redacte la estrategia y el plan de participación.

  19. Revise y valide la estrategia y el plan de participación con el equipo directivo.

  20. Apruebe la estrategia y el plan de participación.

Si se centra en estos elementos clave y en las mejores prácticas, puede desarrollar una estrategia y un plan de participación integrales que respalden el proceso de transformación de su organización hacia la nube, garanticen el compromiso de las partes interesadas y maximicen las posibilidades de una adopción exitosa de la nube.