4.2 Implementierung der Kommunikation - AWS Präskriptive Leitlinien
ÜbersichtBewährte MethodenZusätzliche Schritte

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4.2 Implementierung der Kommunikation

Übersicht

Effektive Kommunikation ist entscheidend, um die Cloud-Einführung voranzutreiben und Geschäftsergebnisse zu erzielen. Dieser Abschnitt konzentriert sich auf die Umsetzung der Kommunikationsstrategie und des Kommunikationsplans (Envision the Future, 3.2). Ziel der Umsetzung der Kommunikationsmaßnahmen ist die Einleitung der Aktivitäten, die in der Kommunikationsstrategie und im Kommunikationsplan vereinbart wurden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle betroffenen Stakeholder die Gründe, Vorteile, Interessengruppen und den Zeitplan der Cloud-Transformation verstehen. Effektive Kommunikation konzentriert sich auf die Vorteile und den Geschäftswert und sorgt dafür, dass die Stakeholder während der gesamten Transformation insgesamt eingebunden werden.

Bewährte Methoden

Annahmen

  • Die Kommunikationsstrategie und der Kommunikationsplan wurden vom Cloud-Führungsteam, dem leitenden Sponsor, dem Personalteam und dem internen Kommunikationsteam (falls zutreffend) validiert und genehmigt.

  • Der Schritt der Stakeholder-Analyse ist abgeschlossen, und die Stakeholder-Metriken sind aktuell.

Schwerpunktbereiche

Die Aktivitäten in dieser Phase konzentrieren sich auf den kommunikativen Teil der Veränderungsstrategie während des Cloud-Transformationsprozesses, insbesondere auf:

  • Einrichtung der Kommunikation

  • Medienanalyse

  • Wichtige Botschaften (Anlass für Veränderungen)

  • Entwicklung der Kommunikation

  • Einsatz von Kommunikation

  • Überwachung der Kommunikation

Aufrechterhaltung der Patenschaft durch Führungskräfte

Es ist von entscheidender Bedeutung, das Engagement des Sponsors und der Führungskräfte während der gesamten Umsetzung der Kommunikationsaktivitäten sicherzustellen, damit der Schwerpunkt weiterhin auf den Vorteilen und dem Geschäftswert liegt und das allgemeine Engagement der Interessengruppen aufrechterhalten wird.

Checkliste für die Umsetzung der Kommunikation

Wenn Sie mit diesem Prozess noch nicht vertraut sind, können Sie die folgende Checkliste als Referenz für den gesamten Cloud-Transformationsprozess verwenden.

Anmerkung

Dies ist nur eine repräsentative Liste kommunikationsbezogener Aufgaben und nicht erschöpfend. Eine umfassende Liste sollte in den Kommunikationsplan aufgenommen werden.

Area

Aktionen

Aufstellen

  • Entwickeln Sie das Thema und die Marke für das Projekt oder Programm.

  • Holen Sie sich die Genehmigung für das endgültige Thema und die Marke ein.

  • Integrieren Sie eine visuelle Identität in die Standardvorlagen des Projekts.

Medienanalyse

  • Führen Sie ein Kommunikationsaudit oder eine Bewertung durch.

  • Analysieren Sie die Ergebnisse (z. B. durch eine Medienanalyse).

  • Aktualisieren Sie den Bericht zur Bewertung der Kommunikation.

Wichtige Botschaften

  • Ermitteln Sie den Satz der wichtigsten Unternehmensbotschaften.

  • Organisieren Sie Nachrichten nach Kategorien (berücksichtigen Sie dabei den Zeitpunkt, die Häufigkeit und die Kanäle).

  • Ermitteln Sie den anfänglichen Kommunikationsbedarf und die wichtigsten Botschaften. Dies hängt mit den Argumenten für Veränderungen zusammen.

  • Ermitteln Sie den Kanal und den Absender für die erste Kommunikation.

  • Verwenden Sie die Stakeholder-Matrix.

  • Bringen Sie Sponsoren und Führungskräfte mit den Aktivitäten zur Bereitstellung von Kommunikation in Einklang.

Entwicklung der Kommunikation

  • Erläutern Sie den Entwurfs-, Überprüfungs-, Genehmigungs- und Verteilungsprozess für die Kommunikation wichtiger Botschaften an die Zielgruppen.

  • Identifizieren Sie die Rollen und Zuständigkeiten, einschließlich der Berichtshierarchie für den Entwurf, die Überprüfung und die endgültige Genehmigung.

  • Richten Sie einen internen Kommunikationsprozess für das Team ein (z. B. wöchentliche Treffen).

  • Entwickeln Sie Prozessabläufe für die Kommunikation.

  • Entwickeln Sie eine Checkliste für die Kommunikationsproduktion.

  • Entwicklung von Kommunikationsentwürfen und Einholung der erforderlichen Genehmigung.

  • Verwalten Sie den Kommunikationsproduktionsprozess.

Bereitstellung von Kommunikation

  • Vereinbaren Sie den Zeitplan für die Bereitstellung der Kommunikation mit dem Sponsor der Geschäftsleitung und den wichtigsten Interessengruppen.

  • Sorgen Sie dafür, dass die Führungsteams und Kommunikationsexperten dafür sensibilisiert sind und sich mit ihnen abstimmen.

  • Liefern Sie die endgültigen Mitteilungen.

Überwachung der Kommunikation

  • Implementieren Sie einen Feedback-Mechanismus.

  • Überprüfen Sie die im Rahmen von Feedback-Mechanismen gesammelten Informationen.

  • Aktualisieren Sie die Kommunikationsmaterialien (wie Präsentationen und häufig gestellte Fragen) mit überarbeiteten Informationen.

Zusätzliche Schritte

Um mit der Umsetzung des Kommunikationsplans zu beginnen:

  1. Stellen Sie sicher, dass die Kommunikationsstrategie und der Kommunikationsplan validiert und genehmigt wurden.

  2. Überprüfen Sie die Kommunikationscheckliste.

  3. Richten Sie Überwachungsmechanismen ein.

Die effektive Umsetzung des Kommunikationsplans ist entscheidend, um die Einführung der Cloud voranzutreiben und die gewünschten Geschäftsergebnisse zu erzielen. Durch die Einhaltung dieser Best Practices, die Verwendung der bereitgestellten Checkliste und die kontinuierliche Unterstützung durch die Unternehmensleitung können Unternehmen sicherstellen, dass die Beteiligten während des gesamten Cloud-Transformationsprozesses informiert, engagiert und engagiert bleiben.