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共用流程
共用可讓您將流程提供給組織中的其他人。當您共用流程時，您會授予其他人檢視、執行和可能協作您工作的許可。將共用視為發佈流程 - 它會從只有您可以看到的私有草稿移動到可供您指定的人員或群組存取。
共享對於協作、知識共享以及讓您的流程對更廣泛的團隊或組織很有用至關重要。
共用的運作方式
Amazon Quick Flows 提供彈性的共用選項，可讓您準確控制誰可以存取您的流程，以及他們可以如何處理。您的共用選項取決於您的角色和組織的核准檢閱設定。
共用類型
您可以透過三種不同的方式共用流程，每個流程都滿足不同的協同合作需求：
- 🔒 與個人的私有共用
-
內容：使用特定人員的電子郵件地址與他們分享您的流程
最適合：與同事測試、與特定團隊成員共用，或控制分佈
可以執行此操作的人員：作者、管理員、作者專業和管理員專業使用者
- 👥 與 群組的私有共用
-
它是什麼：與組織中預先定義的群組共用流程
最適合：全部門共享、團隊協作或角色型存取
誰可以執行此操作：作者、管理員、作者專業和管理員專業使用者
- 🌐 與所有人共用
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它是什麼：讓您的流程可供 Amazon Quick Flows 執行個體中的所有使用者使用
最適合：全組織工具、廣泛有用的流程或公有資源
誰可以執行此操作：作者、管理員、作者專業和管理員專業使用者 （可能需要核准）
與個人的私有共用
與個人的私有共用可讓您精確控制誰可以存取您的流程。這非常適合與特定同事或您想要在更廣泛的分佈之前使用選取群組測試流程。
如何與個人共用
完成您的流程 - 確保它已準備好供其他人使用
按一下共用按鈕 - 從流程存取共用選項
新增電子郵件地址 - 輸入您要與之共用的人員的完整電子郵件地址
選擇許可 - 選擇他們應該是瀏覽者還是共同擁有者
新增訊息 （選用） - 包含流程的相關內容
共用流程 - 傳送邀請給您選取的使用者
共用時會發生什麼情況
收件人會收到通知 - 他們將收到有關共用流程的電子郵件通知
流程會出現在其程式庫中 - 他們可以在 Amazon Quick Flows 程式庫中找到它
存取是立即的 - 他們可以立即開始使用流程 （除非需要核准）
您維持控制 - 您可以隨時修改共用許可或移除存取權
個別共用的最佳實務
使用完整電子郵件地址 - 確保每個人都有正確的電子郵件
包含內容 - 新增簡短訊息，說明流程執行的操作，以及您共用流程的原因
從小開始 - 在更廣泛地共用之前，先與幾個人測試
檢查許可 - 驗證共用使用者有權存取任何必要的資料來源
與 群組的私有共用
群組共用可讓您與組織中預先定義的群組共用流程，讓您輕鬆地與整個團隊或部門協作，而無需管理個別的電子郵件地址。
了解 群組
群組是您組織的管理員在身分系統中設定的使用者集合。常見範例包括：
部門群組 （行銷、銷售、工程）
專案團隊 （專案 Alpha、Q4 計畫）
角色型群組 （經理、分析師、主管）
以位置為基礎的群組 （西雅圖辦公室、遠端工作者）
如何與群組共用
存取共用選項 - 按一下流程中的共用按鈕
選取群組共用 - 選擇與群組共用的選項
尋找您的群組 - 從清單中搜尋或選取適當的群組
設定許可 - 選擇群組的檢視器或共同擁有者存取權
新增內容 - 包含有關流程用途的訊息
與群組共用 - 將流程傳送給所有群組成員
與所有人共用
與所有人共用可讓您的 Amazon Quick Flows 執行個體中的所有使用者使用流程。這是最廣泛的共用形式，非常適合為整個組織提供價值的流程。
何時與所有人共用
當您的流程時，請考慮整個組織的共用：
解決常見問題 - 解決許多人的需求
提供一般公用程式 - 提供廣泛有用的功能
代表最佳實務 - 示範適合其他人學習的良好流程設計
支援組織目標 - 協助達成全公司的目標
如何與所有人共用
準備您的流程 - 確保流程已完善並準備好進行廣泛分佈
存取共用設定 - 按一下流程中的共用按鈕
選取「與全部共用」- 選擇整個組織的共用選項
新增描述 - 提供有關流程功能的明確資訊
提交核准 （如果需要） - 如果您的組織需要，請等待核准
監控和維護 - 保持流程更新並回應使用者意見回饋
檢視器許可
檢視器許可可讓人員存取以使用您的流程，而無需修改流程。這是預設許可層級，適用於大多數共用案例。
檢視器可以執行的動作
執行流程 - 使用自己的輸入來執行流程
檢視結果 - 查看輸出和產生的內容
存取流程 - 在其程式庫中尋找流程，並隨時使用該流程
請參閱流程詳細資訊 - 檢視描述和說明資訊
檢視器無法執行的動作
編輯流程 - 無法修改卡片、提示或流程結構
變更共用 - 無法新增或移除其他使用者
刪除流程 - 無法從系統移除流程
請參閱草稿版本 - 僅查看已發佈的版本
共同擁有者許可
共同擁有者許可可讓人員完整存取您的流程，包括編輯、共用和管理流程的能力。這可實現真正的協同合作，但需要信任和協調。
共同擁有者可以做什麼
編輯流程 - 修改卡片、提示和流程結構
與他人共用 - 新增檢視器或共同擁有者
管理許可 - 變更或移除其他使用者的存取權
刪除流程 - 完全移除流程 （原始擁有者除外）
請參閱草稿版本 - 存取未發佈的變更和work-in-progress
發佈變更 - 與所有流程使用者共用更新
共同擁有者無法執行的動作
移除原始擁有者 - 建立流程的人員一律會保留存取權
互相覆寫 - 一次只能編輯一個人以防止衝突
成功秘訣
遵循這些最佳實務可協助您有效共用流程，並保持與同事的良好協作。
選擇正確的共用方法
開始縮小 - 從個人或群組共用開始，然後再進行整個組織的共用
將受眾與內容配對 - 僅在流程具有廣泛適用性時廣泛共用
考慮核准時間 - 計劃與每個人共用時，核准延遲的因素
考慮維護 - 確保您可以支援您選擇的共用層級
設定適當的許可
預設為瀏覽者 - 大多數使用者只需要執行流程，而不是編輯流程
對共同擁有者保持選擇性 - 僅在真正需要時授予編輯存取權
規劃涵蓋範圍 - 針對關鍵流程擁有多個共同擁有者
定期檢閱 - 定期稽核許可，以確保其仍適當
維護共用流程
將描述保持在最新狀態 - 當您變更功能時更新說明文字
變更後測試 - 確認流程在修改後仍適用於所有使用者
傳達更新 - 讓使用者了解重大變更或改善
收集意見回饋 - 詢問使用者他們的經驗和改進建議
共用和許可參考
使用這些資料表來了解共用選項和許可：
| # | 共用類型 | 目標對象 | 需要核准？ | 最適合 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 個別 | 特定人員 | 有時* | 測試、目標協作 |
| 2 | Group (分組) | 預先定義的群組 | 有時* | 團隊/部門共享 |
| 3 | 每個人 | 所有使用者 | 經常* | 全組織工具 |
*取決於組織的核准審查設定
| # | 許可層級 | 可以執行嗎？ | 可以編輯嗎？ | 是否可以共用？ | 最適合 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 觀眾 | ✅ 是 | ❌ 否 | ❌ 否 | 大多數使用者、工具使用量 |
| 2 | 共同擁有者 | ✅ 是 | ✅ 是 | ✅ 是 | 協作、共用擁有權 |
