設定 Quick Sight 儀表板的電子郵件報告設定 - Amazon Quick Suite

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設定 Quick Sight 儀表板的電子郵件報告設定

 適用於：企業版本 

在 Amazon Quick Suite Enterprise Edition 中，您可以從儀表板中的任何工作表傳送電子郵件報告。您可以從互動式儀表板和像素完美報告表傳送報告。排程包括傳送時間、要包含的內容以及電子郵件接收人員的設定。您可以檢視範例報告和報告中使用的資料集清單。若要設定或變更從儀表板傳送的排程，請確定您是儀表板的擁有者或共同擁有者。

如果您可以存取儀表板，則可以透過開啟儀表板檢視對訂閱選項進行變更。如需此操作如何進行的詳細資訊，請參閱 在 Amazon Quick Sight 中訂閱電子郵件報告。

可用於電子郵件報告的排程選項包括下列項目：

  • 一次 (不重複) – 只在您選擇的日期和時間傳送一次報告。

  • 每日 – 在您選擇的時間每天重複。

  • 每週 – 在您選擇的時間每週在同一天或同幾天重複。您也可以使用此選項以每週間隔傳送報告，例如，每隔一週或每三週傳送一次報告。

  • 每月 – 在您選擇的時間，在每月的同一天重複。您也可以使用此選項，在每月的特定日期 (例如，每個月的第二個週三或最後一個週五) 傳送報告。

  • 每年 – 每年在您選取月份的同一天的選定時間重複執行。您也可以使用此選項，在所選月份的特定日期或日期集傳送報告。例如，您可以將報告設定為在每年 1 月、3 月和 9 月的第一個星期一傳送，或在 7 月 14 日傳送，或每年 2 月、4 月和 6 月的第二天傳送。

  • 自訂 – 設定最符合您業務需求的排程報告。

您可以自訂報告的標題、選用的電子郵件主旨和內文。

雖然您可以設定報告，讓每個擁有存取權的人都收到副本，但這通常不是最佳方案。建議您限制自動化電子郵件，尤其是那些傳送給群組的電子郵件。您可以透過從存取清單中選擇特定人員，從少數訂閱用戶開始。在為任何人訂閱之前，請先驗證貴公司的政策。

您可以使用下列方式將人員直接新增至報告訂閱：

  • (建議) 從提供的存取清單中選擇收件人，以指定和維護您想以電子郵件將報告傳送到的人員清單。您可以使用搜尋方塊，依電子郵件或群組名稱來尋找人員。

  • 若要將報告傳送給儀表板的所有訂閱用戶，請在出現提示時選擇 Send email report to all users with access to dashboard。

任何想要接收電子郵件的人，都可以開啟儀表板並將自己的訂閱選項設定為選擇加入或退出。

重要

當您與新的 Quick Suite 使用者名稱或群組共用儀表板時，他們會自動開始接收電子郵件報告。如果您不希望發生這種情況，則每次將人員新增至儀表板時，都必須編輯報告設定。

對於現有的電子郵件排程，您可以在進行變更時暫停 Amazon Quick Sight 中的排程。在排程窗格中，您可以使用每個報告下方顯示的切換開關來暫停或繼續排程報告。暫停報告不會從 Quick Sight 刪除報告的排程。

如果您的報告包含自訂視覺效果，請注意，即使您可以存取影像，也無法在電子郵件報告中包含私有網路中的影像。如果您想要包含影像，則請使用公開提供的影像。

開始之前，請確定您使用的是 Amazon Quick Suite Enterprise Edition，而且您已與預期的收件人共用儀表板。

若要建立或變更電子郵件報告

  1. 開啟 Quick Suite，然後選擇左側導覽窗格上的儀表板。

  2. 開啟儀表板，以設定其電子郵件報告。

  3. 選擇右上角的排程，然後選擇排程。

  4. 選擇新增排程。

  5. 在出現的新增排程窗格中，輸入排程名稱。您可以選擇新增新排程描述。

  6. 在內容索引標籤中，切換 PDF、CSV 或 Excel 開關以選擇報告格式。CSV 和 Excel 格式目前支援像素完美報告。

  7. 在內容索引標籤上的工作表下拉式清單中，選擇要為其排程報告的工作表。

    如果您選擇 CSV 或 Excel，則請從任何要包含在報告中的儀表板工作表中選擇資料表或樞紐分析表視覺效果。您可以為每個排程選取最多 5 種視覺效果。

    如果您選擇 Excel，則會產生一個 Excel 活頁簿作為最終輸出。

  8. 在日期索引標籤中，從重複下拉式清單中選擇報告的頻率。如果不確定，請選擇傳送一次 (不重複)。

  9. 在開始日期中，選擇您要傳送第一份報告的開始日期和執行期。

  10. 對於時區，請從下拉式清單中選擇時區。

  11. 在電子郵件索引標籤中，對於電子郵件主旨行，輸入自訂主旨行，或保留空白以使用報告標題。

  12. 輸入您要接收報告之使用者或群組的 Quick Suite 群組名稱的電子郵件地址。您也可以選取傳送給具有存取權的所有使用者方塊，將報告傳送給擁有您帳戶儀表板存取權的所有使用者。

  13. 在電子郵件標頭中，輸入您希望電子郵件報告顯示的標頭。

  14. (選用) 對於電子郵件內文文字，請保留空白，或輸入要在電子郵件開頭顯示的自訂訊息。

  15. (選用) 對於 PDF 附件，您可以選擇在電子郵件內文中包含工作表，在電子郵件內文中顯示 PDF 快照的第一頁。

  16. 選擇您希望報告使用的附件方式。以下是可用的選項。

    • 檔案附件 – 將快照的附件上傳至電子郵件。電子郵件大小不能超過 10 MB。此限制包括所有附件。

    • 下載連結 – 將連結新增至電子郵件內文，使用者可以存取以下載快照報告。當使用者選擇下載連結時，系統會在報告開始下載之前提示使用者登入。連結會在報告傳送一年後到期。

  17. (選用，建議使用) 若要在儲存變更前傳送報告樣本，請選擇傳送測試報告。此選項會顯示在儀表板擁有者的使用者名稱旁。

  18. 執行以下任意一項：

    • (建議選擇) 選擇儲存以確認輸入。

    • 若要立即傳送報告，請選擇儲存並立即執行。即使排程的開始日期還沒有到，系統也會立即傳送報告。