本文為英文版的機器翻譯版本，如內容有任何歧義或不一致之處，概以英文版為準。
# 第 4 點。讓組織參與進來
「讓組織參與進來」旨在啟動已建立的策略和計畫，並使用從您已經進行的各種評定中獲得的見解。隨著轉型開始進行，轉型的負擔開始從雲端轉型團隊和跨職能領導者轉移給員工。「讓組織參與進來」包含五個子點：
[4.1 實作變革管理計畫](#engage-change)
[4.2 部署溝通計畫](#engage-communication)
[4.3 部署參與計畫](#engage-plan)
[4.4 部署培訓計畫](#engage-training)
[4.5 監控和管理風險緩解](#engage-risk)
本節提供 Engage the Organization 及其子點的簡短概觀。如需詳細討論，請參閱 [AWS 組織變革加速 (OCA) 6-Point架構 – 4 指南。參與組織](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-engage-organization/)。
## 4.1 實作變革管理計畫
*這是什麼？*
實作變革管理計畫涉及以結構化且詳細的方式啟動變革策略和計畫中確定的活動。您可以在小組的專案管理工具中進一步記錄這些活動，以確保以有紀律的方式套用適當的時間、資源和順序。
*為什麼它很有價值？*
變革管理計畫的目標是確保變革管理與雲端轉型團隊活動保持一致，確保執行倡議者和領導者的承諾保持一致，並開始識別和吸引受影響利益相關者的過程。
*什麼時候使用它？*
在實作變革管理計畫之前，請確定所有任務都已考慮、驗證並納入主計畫中；負責者、當責者、事先諮詢者和事後告知者 (RACI) 矩陣已完成；已建立並傳達團隊組織結構；變革加速小組成員已被識別、入職並在其角色中正確驗證。若要讓計畫與更廣泛的雲端轉型保持同步，請務必將任務整合到您正在使用的專案管理或敏捷工具中。
**注意**
RACI 矩陣會定義和指派專案中的角色和責任。例如，您可以建立 RACI 來定義安全控制擁有權，或識別雲端轉型專案中特定任務的角色和責任。
## 4.2 部署溝通計畫
*這是什麼？*
此步驟涉及啟動在溝通策略和計畫中確定的活動。目標是確保溝通和訊息與雲端轉型團隊的活動、執行倡議者的意見、指定領導者和擁護者的承諾保持一致，並與人力資源和內部溝通團隊同步。您可以保持專注於利益和商業價值，並透過關鍵訊息、各種意見、多種渠道和意見反饋迴圈來維持整體利益相關者的參與度。
*為什麼它很有價值？*
結果是確保溝通和訊息與雲端轉型團隊活動保持一致。隨著雲端轉型加速、擴展和發展，以及組織不可避免地遭受人員流動，溝通的價值不可低估。事實上，不一致、過時或錯誤的溝通可能會導致時間延遲、不信任和關係受損。在某些組織中，可能需要滴漏式或分層式溝通計畫。這增加了複雜性和專案管理任務，因為資訊必須按順序分層進行傳達。
*什麼時候使用它？*
溝通計畫應該是至少每週進行跟蹤和更新的有效文件。此外，還應該追蹤和記錄溝通所需的批准，以確保適當級別的質量保證、審查和準確性是所有溝通的一部分。使用回饋機制來衡量參與度、訊息有效性、長度、頻率和目標受眾。可以使用其他雲端轉型計畫報告，每月追蹤溝通效率的意見回饋。
## 4.3 部署參與計畫
*這是什麼？*
如前所述，參與計畫是一種系統化的方法，用於描述個人、利益相關者群組或組織處理雲端轉型所帶來的變化的特定方式。參與計畫的目的是讓所有關鍵利益相關者致力於並專注於雲端轉型所需的業務成果。您應該根據承諾模型中的優先順序和映射提供相關資訊，以包括並吸引每個利益相關者群組，如參與策略中所述。
*為什麼它很有價值？*
部署參與計畫涉及主動管理每個利益相關者群組必須經歷的變革速度和數量以避免*變革過載*，這可最大限度地提高從當前狀態過渡到未來狀態的成功可能性。有一個有條不紊的方法來部署參與計畫也可以協助變革加速團隊主動管理任何潛在的障礙，並加強組織的認同、承諾和變革能力。
*什麼時候使用它？*
您應該在雲端轉型專案的整個生命週期中使用參與計畫來設定利益相關者參與計畫；培養組織意識、理解、認同和承諾；在重大遷移和現代化等過渡階段；並定期作為監控和報告機制。
## 4.4 部署培訓計畫
*這是什麼？*
如前所述，培訓計畫是一份文件，它可確立必須提供的培訓，以及開發和提供培訓的程序。當您部署培訓計畫時，請考慮實作與組織活動一致的培訓工作。有意義的培訓不會破壞員工習慣的工作流程，這可減少阻力，並可讓員工輕鬆應對變革。此外，使用資料驅動型方法可從 [AWS 學習需求分析](https://aws.amazon.com/training/teams/learning-needs-analysis/)中獲取培訓偏好，將這些偏好應用於培訓計畫有助於獲得員工認同並鼓勵員工完成培訓。
*為什麼它很有價值？*
部署培訓計畫有助於建立在雲端運作所需的轉型技能。此外，確定適當的目標受眾並以符合其排程和業務目標的方式有條不紊地安排課程，這有助於優化培訓預算的使用，並確保最大程度地參與培訓活動。
*什麼時候使用它？*
在整個計畫中使用培訓計畫來判斷組織的培訓需求、需要培養的技能、每季或每月提供的培訓、在何處張貼培訓工具、如何宣傳培訓，以及如何衡量和監控培訓完成度。每年根據所需的新技能和組織中的新人員來確定新的培訓需求，並根據年度培訓預算來規劃新的培訓計畫。
## 4.5 監控和管理風險緩解
*這是什麼？*
如前所述，風險緩解策略和計畫旨在及時消除、減少或控制組織暴露於潛在風險的影響。監控和管理風險緩解是一個積極主動的步驟，它承認任何重大的變革都會帶來一些潛在的風險和障礙。解決風險需要承諾，並與執行倡議者、領導者和擁護者保持密切一致。
*為什麼它很有價值？*
每個風險都有相關的概率和嚴重性因素。監控風險可讓團隊更好地了解可能中斷或破壞雲端轉型的問題數量、可能性 (機率) 以及結果的破壞性 (嚴重性)。透過積極審查風險並制定監控風險的計畫，您可以在風險變成問題之前對其進行管理和緩解。
*什麼時候使用它？*
在計畫開始時使用風險緩解策略和計畫來設計格式並建立風險維度。定期審查風險緩解策略和計畫，並根據需要進行更新。監控和管理計畫並向領導層報告結果，以確定是否應採取任何其他緩解措施。