本文為英文版的機器翻譯版本，如內容有任何歧義或不一致之處，概以英文版為準。

# 3.2 通訊策略和計劃
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## 概觀
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隨著您的數位轉型開始影響您的組織，並且不再包含在領導層級，通訊的風險會變得很高。您必須在變更案例上穩定訊息，並制定里程碑計劃來定義對象和適當的管道，以傳遞和接收通訊。通訊策略的前期設計將定義對象是誰、訊息需要傳達的內容、目標受眾成員將在何處接收這些訊息、何時揭露影響和對動作的呼叫，以及如何監控和衡量通訊的觸角和有效性。

在規劃階段的早期，制定通訊策略非常重要，其實作可能是您的受眾收到轉換和採用行為的確定因素。例如，團隊成員是否知道並準備好結束資料中心？ 經理是否知道何時可以計劃支援其員工的提升技能計劃？ 如果雲端採用停止或停滯，領導者是否清楚會發生什麼情況？

通訊策略的目的是提供深思熟慮、結構化的方法，在整個雲端轉型過程中，在正確的時間將正確的訊息傳遞給正確的人員。通訊策略和通訊計劃之間存在細微差異。以下是這些文件在 Amazon Web Services () 中的定義方式AWS：
+ *通訊策略* – 表達組織推廣和通訊活動目標和方法的文件。
+ *通訊計畫* – 解決策略並實現策略中所列目標之通訊活動的詳細資訊。計畫說明每個活動的資訊，例如交付日期、預期對象、詳細訊息、媒體類型、建立者、核准者和傳訊者。

有效的溝通策略和計劃可以帶來顯著的好處。他們可以：
+ 提高對整個組織的雲端轉型的意識和理解。
+ 讓利益相關者了解轉型的願景、目標和進度。
+ 解決疑慮並強調好處，減少對變革的阻力。
+ 加速採用新的程序和技術。
+ 改善整個轉型的員工參與度和動力。
+ 增強領導層和員工之間的信任和透明度。
+ 支援順利轉換到新的工作方式。

一系列的文件和評估將有助於為溝通策略和計劃的基礎提供資訊。以下是一些關鍵輸入和輸出。


| **輸入** | **輸出** | 
| --- | --- | 
| 策略願景 | 通訊指導原則 | 
| [商業案例](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/business-case.html) | 訊息識別 | 
| [利益相關者評估](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/stakeholder-assessment.html) | 利益相關者優先順序矩陣 | 
| 通訊方法評估 | 車輛和媒體分析 | 
| [變更影響](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/impact-assessment.html) | 通訊矩陣 | 
| 雲端轉型里程碑和狀態更新 | 通訊活動 （工作計畫和方法） | 

## 最佳實務
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+ 提早開始。在雲端轉型的早期規劃階段，制定通訊策略和規劃。
+ 了解並遵循通訊程序，以最佳方式建構基本訊息和通訊活動。
+ 與主要利益相關者協調一系列的面試，以識別計畫所需的通訊層級。
+ 使 和時間通訊與關鍵專案里程碑和決策點保持一致。
+ 使用各種溝通管道，有效地接觸不同的對象。
+ 根據不同利益相關者群組的需求和興趣來自訂訊息。
+ 鼓勵雙向通訊。在整個轉型過程中建立意見回饋和對話的機會。
+ 定期評估通訊的有效性，並視需要調整策略。

### 開始使用
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若要建立通訊策略，請從通訊需求評估開始，直接輸入來自雲端轉型策略願景、[商業案例](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/business-case.html)和[利益相關者評估](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/stakeholder-assessment.html)。

通訊開發程序包含下列步驟：

1. 評估通訊需求。

1. 制定溝通策略和計畫。

1. 開發通訊。

1. 驗證通訊內容。

1. 分發通訊。

1. 收集意見回饋。

1. 測量有效性。

通訊策略包含下列元件。


| **元件** | **Description** | 
| --- | --- | 
| 通訊目標 | 在整個數位轉型或遷移過程中有效溝通的原理和重要性。 | 
| 通訊指導原則 | 要在通訊中觀察到的核心值。例如，直接、誠實和開放；展現完整性。 | 
| 通訊車輛 | 用於通訊的頻道。例如，網站、部落格文章、影片、部落格、社交媒體訊息、電子郵件、線上電子報。 | 
| 關鍵通訊訊息 | 專案狀態公告、主要里程碑成就、解釋變更原因的初始訊息。 | 
| 目標對象和利益相關者 | 最終使用者、供應商、公司主管、IT 經理和主管、業務主管、一般受眾、轉向委員會、雲端遷移團隊、轉型管理辦公室等。 | 
| 通訊方法和工作計畫 | 包含在計畫中的所有通訊活動的視覺化呈現。 | 
| 組織角色和責任 | 執行發起人、指導委員會成員、程序擁有者、發起人、專案團隊、內部溝通團隊和人力資源團隊之間的溝通相關任務和職責。 | 

**注意**  
根據您的組織，您可能會將更多元件新增至通訊策略。

## 常見問答集
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**問：您應該何時使用通訊策略和計劃？**

**答：**制定溝通策略和計畫很重要，而實作這些策略和計畫的能力，可能是組織獲得轉換並採用目標行為的確定因素。通訊策略和規劃工作會在您雲端轉型專案開始時開始，通常是在建立專案目標和初步里程碑時立即開始。在此階段，會識別差距、變革影響以及受遷移影響的團隊和員工。當您制定溝通策略時，請遵循組織內部的溝通程序，以獲得最佳的架構雲端傳訊和活動。 

**問：誰參與其中？**

**答：**執行發起人、數位轉型領導者、內部通訊和人力資源團隊通常參與建立通訊策略和計劃。

**問：通訊策略和計劃的輸入是什麼？**

**答：**輸入包括策略願景、商業案例、利益相關者評估、通訊方法評估、變更影響，以及雲端轉型里程碑和狀態更新。

**問：通訊策略和計劃的輸出是什麼？**

**答：**輸出包括通訊指導原則、訊息識別、利益相關者優先順序矩陣、方法和媒體分析、通訊矩陣和通訊活動 （工作計畫和方法）。

## 其他步驟
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若要開始建立通訊策略和計劃，請完成下列任務：

1. 從探索文件收集資訊，包括商業案例和利益相關者評估。

1. 與執行專案發起人和專案領導團隊進行面試。

1. 與內部溝通團隊進行面試。

1. 與 HR 進行面試，以了解對未來狀態角色的潛在影響。

1. 與功能性程序領域領導者進行面試。

1. 與銷售等面向外部的群組進行面試。

1. 評估所有文件和資訊，並視需要追蹤關鍵利益相關者。

1. 建置您的通訊策略平台。

透過專注於這些關鍵元素和最佳實務，您可以制定全面的通訊策略和計劃，以支援雲端轉型之旅、有效地吸引利益相關者，並推動採用新的工作方式。