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3.2 Estratégia e plano de comunicação
Visão geral
À medida que sua transformação digital começa a afetar sua organização e não está mais contida em um nível de liderança, os riscos da comunicação se tornam altos. Você deve solidificar sua mensagem sobre a necessidade de mudança e desenvolver planos marcantes para definir o público e os canais apropriados para fornecer e receber comunicações. O design inicial de uma estratégia de comunicação definirá quem é o público, o que as mensagens precisam transmitir, onde os membros do público-alvo receberão essas mensagens, quando os impactos e os apelos à ação serão revelados e como as comunicações serão monitoradas e medidas quanto ao alcance e eficácia.
No início das fases de planejamento, é importante desenvolver uma estratégia de comunicação, e sua implementação pode ser o fator determinante na recepção da transição e na adoção dos comportamentos pelo público. Por exemplo, os membros da equipe estão cientes e preparados para a saída do data center? Os gerentes sabem quando podem planejar para apoiar os planos de aprimoramento de habilidades de seus funcionários? Está claro para os líderes o que acontece se a adoção da nuvem parar ou parar?
O objetivo da estratégia de comunicação é fornecer uma abordagem ponderada e estruturada para entregar as mensagens certas às pessoas certas, no momento certo, durante todo o curso de sua transformação na nuvem. Há diferenças sutis entre uma estratégia de comunicação e um plano de comunicação. Veja como esses documentos são definidos na Amazon Web Services (AWS):
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Estratégia de comunicação — Um documento que expressa as metas e os métodos das atividades de divulgação e comunicação de uma organização.
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Plano de comunicação — Informações detalhadas sobre as atividades de comunicação que abordam a estratégia e alcançam os objetivos listados na estratégia. O plano descreve cada atividade com informações como data de entrega, público-alvo, mensagem detalhada, tipo de mídia, criador, aprovador e mensageiro.
Uma estratégia e um plano de comunicação eficazes podem oferecer benefícios significativos. Ele pode:
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Aumente a conscientização e a compreensão da transformação da nuvem em toda a organização.
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Alinhe as partes interessadas na visão, nas metas e no progresso da transformação.
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Reduza a resistência à mudança abordando as preocupações e destacando os benefícios.
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Acelere a adoção de novos processos e tecnologias.
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Melhore o engajamento e a motivação dos funcionários em toda a transformação.
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Aumente a confiança e a transparência entre a liderança e os funcionários.
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Support uma transição suave para as novas formas de trabalhar.
Uma série de documentos e avaliações ajudarão a informar a base da estratégia e do plano de comunicação. Aqui estão algumas das principais entradas e saídas.
Inputs |
Saídas |
|---|---|
Visão estratégica |
Princípios orientadores da comunicação |
Identificação de mensagem |
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Matriz de priorização das partes interessadas |
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Avaliação dos métodos de comunicação |
Análise de veículos e mídias |
Matriz de comunicação |
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Marcos da transformação da nuvem e atualizações de status |
Atividades de comunicação (plano de trabalho e abordagem) |
Práticas recomendadas
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Comece cedo. Desenvolva a estratégia e o planejamento de comunicações nas fases iniciais de planejamento da transformação da nuvem.
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Entenda e acompanhe o processo de comunicação para melhor arquitetar as atividades essenciais de mensagens e comunicação.
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Organize uma série de entrevistas com as principais partes interessadas para identificar o nível de comunicação necessário para o plano.
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Alinhe e cronometre as comunicações com os principais marcos e pontos de decisão do projeto.
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Use uma variedade de canais de comunicação para alcançar públicos diferentes de forma eficaz.
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Personalize mensagens para diferentes grupos de partes interessadas com base em suas necessidades e interesses.
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Incentive a comunicação bidirecional. Crie oportunidades de feedback e diálogo durante todo o processo de transformação.
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Avalie regularmente a eficácia das comunicações e ajuste a estratégia conforme necessário.
Conceitos básicos
Para criar uma estratégia de comunicação, comece com uma avaliação das necessidades de comunicação com informações diretas da visão estratégica da transformação da nuvem, do business case e da avaliação das partes interessadas.
O processo de desenvolvimento de comunicações consiste nas seguintes etapas:
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Avalie as necessidades de comunicação.
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Desenvolva a estratégia e o plano de comunicação.
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Desenvolva comunicações.
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Valide o conteúdo da comunicação.
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Distribua as comunicações.
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Colete feedback.
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Avalie a eficácia.
Uma estratégia de comunicação contém os seguintes componentes.
Componente |
Descrição |
|---|---|
Objetivos de comunicação |
A lógica e a importância de se comunicar de forma eficaz durante toda a transformação ou migração digital. |
Princípios orientadores da comunicação |
Valores fundamentais a serem observados nas comunicações. Por exemplo, seja direto, honesto e aberto; demonstre integridade. |
Veículos de comunicação |
Os canais a serem usados para comunicação. Por exemplo, sites, postagens em blogs, vídeos, vlogs, mensagens de mídia social, e-mails, boletins informativos on-line. |
Principais mensagens de comunicação |
Anúncios de status do projeto, grandes conquistas, mensagem inicial para explicar o motivo da mudança. |
Públicos-alvo e partes interessadas |
Usuários finais, fornecedores, líderes de empresas, gerentes e supervisores de TI, líderes de negócios, público geral, comitê diretor, equipe de migração para a nuvem, escritório de gerenciamento de transformação e assim por diante. |
Abordagem de comunicação e plano de trabalho |
Uma representação visual de todas as atividades de comunicação incorporadas ao plano. |
Funções e responsabilidades organizacionais |
As tarefas e deveres relacionados à comunicação de patrocinadores executivos, membros do comitê diretor, proprietários de processos, campeões, equipe de projeto, equipe de comunicação interna e equipe de RH. |
nota
Dependendo da sua organização, você pode adicionar mais componentes à estratégia de comunicação.
Perguntas frequentes
P: Quando você deve usar a estratégia e o plano de comunicação?
R. Desenvolver uma estratégia e um plano de comunicação é importante, e o quão bem você os implementa pode ser o fator determinante na forma como sua organização recebe a transição e adota os comportamentos-alvo. A estratégia de comunicação e os esforços de planejamento começam no início do seu projeto de transformação na nuvem, normalmente assim que as metas e os marcos preliminares do projeto são estabelecidos. Durante essa fase, lacunas, impactos de mudanças, e equipes e funcionários afetados pela migração são identificados. Ao criar sua estratégia de comunicação, siga o processo de comunicação em sua organização para melhor arquitetar mensagens e atividades na nuvem.
P: Quem está envolvido?
R. Patrocinadores executivos, líderes de transformação digital, comunicações internas e equipes de RH geralmente estão envolvidos na criação da estratégia e do plano de comunicação.
P: Quais são as contribuições para a estratégia e o plano de comunicação?
R. As entradas incluem a visão estratégica, o caso de negócios, a avaliação das partes interessadas, a avaliação dos métodos de comunicação, os impactos das mudanças, os marcos da transformação da nuvem e as atualizações de status.
P. Quais são os resultados da estratégia e do plano de comunicação?
R. Os resultados incluem princípios orientadores de comunicação, identificação de mensagens, matriz de priorização das partes interessadas, análise de métodos e mídia, matriz de comunicação e atividades de comunicação (plano de trabalho e abordagem).
Etapas adicionais
Para começar a criar a estratégia e o plano de comunicação, conclua estas tarefas:
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Colete informações de documentos de descoberta, incluindo o caso de negócios e a avaliação das partes interessadas.
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Conduza entrevistas com o patrocinador executivo do projeto e a equipe de liderança do projeto.
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Conduza entrevistas com equipes internas de comunicação.
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Conduza entrevistas com o RH para entender os possíveis impactos nas futuras funções estaduais.
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Conduza entrevistas com líderes da área de processos funcionais.
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Conduza entrevistas com grupos voltados para o exterior, como vendas.
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Avalie toda a documentação e informações e acompanhe as principais partes interessadas conforme necessário.
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Crie sua estratégia de comunicação.
Ao se concentrar nesses elementos-chave e nas melhores práticas, você pode desenvolver uma estratégia e um plano de comunicação abrangentes que apoiem a jornada de transformação da nuvem, envolvam as partes interessadas de forma eficaz e promovam a adoção de novas formas de trabalhar.
