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Planejamento de comunicação e governança
Estratégia de comunicação e governança
O que você comunica e como você se comunica pode ser a chave para o sucesso da sua substituição. Para alcançar o sucesso, recomendamos desenvolver e implementar uma estratégia de comunicação e governança que forneça orientações claras sobre ferramentas de comunicação, defina os perfis de propriedade e especifique os canais de comunicação para cada tarefa de substituição. Também recomendamos que sua estratégia de comunicação seja documentada e governada pela equipe de migração e integrada ao seu caminho de escalonamento da migração como parte da governança do projeto.
Canal de comunicação e governança
Ao criar um canal de comunicação, é importante definir o público-alvo e decidir qual método de comunicação é mais eficaz. Por exemplo, se a maioria das pessoas em sua organização não monitora ativamente os e-mails, as mensagens instantâneas podem ser o método preferido. Recomendamos estabelecer um canal para todas as partes interessadas relevantes. O ideal é que o canal esteja aberto antes, durante e depois da substituição e que as partes interessadas sejam responsabilizadas pelo protocolo de comunicação que você definiu.
Em alguns casos, pode ser necessário agrupar canais de comunicação (por exemplo, criar grupos do Slack para unidades de negócios ou aplicações intimamente relacionadas). Recomendamos que você atribua a responsabilidade de gerenciar comunicações e mensagens a um líder de comunicação ou gerente de migração.
Observação
Antes de qualquer substituição, é prática recomendada obter a adesão da equipe de migração, dos proprietários da onda e dos proprietários da aplicação. Certifique-se de informar todos os envolvidos com a aplicação sobre a substituição com bastante antecedência.
A tabela a seguir mostra um exemplo de protocolos de comunicação de alto nível para vários canais de comunicação.
| Canal | Método | Proprietário | Frequência |
|---|---|---|---|
Partes envolvidas seniores (internas) |
Gerente de programa ou gerente de substituição |
Eventos importantes (por exemplo, datas de início e término) ou problemas confirmados de P1 |
|
Equipe de projeto/técnica |
Sala de bate-papo do Slack ou Microsoft Teams |
Todas as partes interessadas responsáveis por publicar atualizações sobre suas atividades Gerente de programa ou gerente de substituição |
Todas as datas de início e fim e atrasos |
Equipes de monitoramento de data center/operações L1 |
Sessões de briefing e e-mail |
Gerente de programa ou gerente de substituição |
Início do engajamento (prazo de quatro semanas) com atualizações para cada estágio concluído |
Partes envolvidas seniores do cliente |
Sessões de briefing e e-mail |
Gerente de programa ou gerente de substituição |
Início do engajamento (prazo de quatro semanas) com atualizações para cada estágio concluído |
Clientes finais |
Gerente do programa ou proprietário da aplicação |
Início e fim da substituição |
