3.3 エンゲージメント戦略と計画

概要

エンゲージメント戦略と計画は、個人、ステークホルダーグループ、または組織がクラウドトランスフォーメーションによって引き起こされる変化に対処する具体的な方法を説明する体系的なアプローチを概説しています。エンゲージメントプランの主な目的は、すべての主要なステークホルダーがクラウドトランスフォーメーションの望ましいビジネス成果にコミットし、焦点を合わせることです。ステークホルダーを特定し、変更プロセス全体で適切に関与させることは、プロジェクトを成功させるために不可欠です。

エンゲージメント戦略と計画により、クラウドトランスフォーメーションチーム内外の関与が強化されます。これにより、適切な人が適切な情報を受信し、適切なタイミングと方法で参加できるようになります。これらは強制関数として機能し、各ステークホルダーグループが過負荷を回避するために経験する必要がある変化のペースと量を積極的に管理します。

効果的なエンゲージメント戦略と計画は、大きなメリットをもたらすことができます。次の操作が可能です。

クラウドトランスフォーメーションへのステークホルダーの賛同とコミットメントを高める。
プロセスの早い段階で潜在的な障害を特定して軽減します。
変更のための組織能力を強化します。
クラウド導入への移行を成功させる可能性を最大化します。
さまざまなステークホルダーグループ間の連携を改善します。
意思決定プロセスを加速します。
コラボレーションと責任共有の文化を育みます。

ベストプラクティス

エンゲージメント戦略と計画はステークホルダーを積極的に関与させ、潜在的な障害の特定、管理、回避に役立ちます。これらのドキュメントは、クラウドトランスフォーメーションのための追加の組織の賛同、コミットメント、能力をもたらし、クラウド導入を成功させる可能性をさらに最大化します。

このアクティビティの " チーム目標は、次のとおりです。

ステークホルダーの立ち位置を決定し、クラウド移行のビジョンに沿った方法でステークホルダーに影響を与えるエンゲージメント計画を作成します。
強力なリーダーシップの連携とサポートを確保します。
人事および社内の変更チームと協力して、過去の組織の変更プラクティスを理解します。

エンゲージメントプランのコンポーネント

次の図は、エンゲージメント戦略と計画の主要なコンポーネント、各コンポーネントの動作、対象者を示しています。

次の表に、各コンポーネントに関する詳細情報を示します。

コンポーネント	アクティビティ
リーダーシップの連携とスポンサーシップ	IT ビジョンをビジネスチームと共有し、強化します。コミュニケーションと対話の運用のリズムを確立します。イントラネットサポートの割り当て (ブログなど) を指定します。イベントを計画する (ビジネススピーカーの準備など）。リーダーシップ会議で定期的に最新情報を提供します。成功を伝え、称賛します。新しい改善イニシアチブを特定します。優先順位を調整します。
IT 教育と開発	以下を含むリッチで共同的なコンテンツをイントラネットに提供します。リーダーブログ、ディスカッションフォーラム、記事、外部サイト、専門家団体、ニュース、ケーススタディ実践コミュニティ以下を含む教育資料を作成します。音声による高速でアニメーション化された e ラーニング機能関連の教育概念、ケーススタディ、アプリケーションアクティビティ IT リーダーは、トレーニングの 48 時間前に資料とコーチングキットを受け取る必要があります。 VPs。
特殊なコミュニケーション	以下を通じて IT ビジョンを起動します。 IT コミュニティとのウェブ会議最高技術責任者 (CTO) によるイントラネットでのビデオ紹介 IT およびビジネスディスカッションフォーラムで求められたコメントイントラネットの発表、E メール、タウンホール、電話会議、ウェブ会議を通じて、進捗状況に関する一般的な最新情報を提供します。成功事例とクイックウィンを共有します。コミュニケーション、学習、コミュニティ構築を促進するためのロードショーを主催します。
改善イニシアチブ	特定の期間とスケジュールされた頻度で、組織全体の学習時間を確立します。エンタープライズトランスフォーメーションに固有のまったく新しい報酬および表彰プログラムを起動します。

各コンポーネントには、以下のアクティビティを含む継続的な変更促進モニタリングも含まれています。

変化の認識、理解、受け入れをモニタリングし、測定します。
プログラム全体の進捗状況と有効性を測定します。
変更計画とイニシアチブ計画を策定、実施、改善します。
変更を可能にする新しいイニシアチブを特定します。

ステークホルダーの分類

計画を策定したら、各ステークホルダーを関与または関与の 5 つの段階 (最も関与の少ないものから最も関与の少ないものまで) のいずれかに配置します。

認識: ステークホルダーは、変更の目的と進行状況を認識し、理解しています。
理解: ステークホルダーは、変更の利点と影響を十分に理解しています。
コラボレーション: ステークホルダーは変更をサポートし、価値があると考え、求められたら行動します。
コミットメント: ステークホルダーは積極的にコミュニケーションをとり、変更をサポートするために必要なアクションを実行します。
アドボカシー: ステークホルダーはイニシアチブを所有し、パフォーマンスの向上と維持に取り組んでいます。

次の図は、これらのステージと望ましい結果を達成する方法を示しています。

各ステージには、次の図に示すように、組織を効果的に関与させるための独自のコミュニケーション目標とメカニズムが必要です。

認識、理解、コラボレーション、コミットメント、アドボカシーのためのコミュニケーション目標とチャネル。

ステークホルダーの優先順位付けとマッピング

ステークホルダーの優先順位付けとマッピングは、ステークホルダーの評価を行った後に行う必要があります。" チームは、これらの利害関係者との強力な関係を構築して維持する必要があります。チームは、次のマトリックスを使用し、変革の成功の重要性とステークホルダーへの影響度に基づいて、ステークホルダーを適切な四角形に配置できます。このマッピングの後、" チームは関係を構築して維持する戦略を開発できます。

四分円は次のとおりです。

モニタリングして応答します。このクアドラントのステークホルダーは、大きな影響も変更の影響も受けませんが、結果には影響があります。これらの利害関係者は最小限のコミュニケーションアクティビティを必要とし、通常、大量のコミュニケーションで十分です。主な目的は、問題を回避するためにフィードバックを監視することです。
常に情報を入手してください。この四分円のステークホルダーは、変換の出力の大きな影響を受けますが、他の人への影響が少なく、プロセスを中断する可能性が低くなります。これらの利害関係者とのコミュニケーションは、積極的に先制的である必要があり、より影響力のある利害関係者 (他の四角形から) は受け入れに影響を与える必要があります。
信頼を維持します。この四分円のステークホルダーは、他のユーザーに大きな影響を与えるため、プロセスを中断する可能性があります。このため、コミュニケーションを計画する際には、目標や副作用を予測することが重要です。このグループに対するプロジェクトの影響は小さいため、開発に含める必要は少なくなります。コミュニケーションはサポートを維持および拡大することを目指す必要がありますが、次の四分円ほどリソースを大量に消費したり、頻繁にする必要はありません。これは、行動を変更する必要性が低いためです。
勝ち取ってください。この四分円のステークホルダーは影響力が高く、変換作業の成果は将来の作業プロセスと行動に大きな影響を与えます。このグループがプロジェクトを中断する可能性は非常に高い可能性があります。コミュニケーションに巻き込み、アライとして維持または開発し、頻繁な個人との接触やface-to-faceコミュニケーションを強調します。

成功の測定

エンゲージメントアクティビティ、計画、戦略の成功を測定することは、クラウドトランスフォーメーション全体の成功に不可欠です。計画の成功を評価するために使用できるメカニズムと測定値を次に示します。

変更準備状況調査 (チャンピオンとエンドユーザー）
アクセラレーションスコアカードを変更する
準備セッションと準備セッション (評価）
トレーニング評価
出席レポートとカリキュラムの完了
実装 (go または no-go) の決定

例

次の図は、エンゲージメント戦略と計画から導出できる変更アクティビティ計画の例を示しています。

" エンゲージメント戦略と計画から導き出された変更アクティビティ計画の最初の例。

「HIPAA エンゲージメント戦略と計画」から派生した変更アクティビティ計画の 2 番目の例。

よくある質問

Q. エンゲージメント戦略と計画が重要なのはなぜですか？

A. これらの成果物は、クラウドトランスフォーメーションチーム内外の関与を高め、適切な人材が適切なタイミングで適切な情報を受け取れるようにし、各ステークホルダーグループのペースと変化量をプロアクティブに管理します。ステークホルダーを積極的に関与させることで、潜在的な障害を特定、管理、回避し、クラウドトランスフォーメーションのための組織のコミットメントと能力を高めるのに役立ちます。

Q: いつ使用しますか？

A.ステークホルダーの評価、変更戦略と計画の作成、コミュニケーション戦略と計画の策定という準備作業を完了したら、エンゲージメント戦略と計画を使用します。これらのドキュメントは、継続的なサポートを促進し、利害関係者の影響を活用できます。

Q. このアクティビティには誰が関与すべきですか？

A. 参加者には、エグゼクティブスポンサー、クラウドリーダー、" リーダー、人事リーダー、チーフアーキテクト、データリーダー、セキュリティリーダー、運用リーダー、トレーニングリーダー、財務リーダー、インフラストラクチャリーダー、事業部門リーダー、社内コミュニケーションチームを含める必要があります。

Q. この戦略と計画へのインプットは何ですか？

A. インプットには、戦略的ビジョン、ビジネスケース、移行準備評価 (MRA) のアウトプット、人材促進プロジェクトの憲章、ステークホルダーの評価 (分析）、エグゼクティブスポンサー、人事、移行リーダーシップへのインタビュー、内部改革リーダーシップ (利用可能な場合) と内部コミュニケーションチーム (可能な場合) からのインプットが含まれます。

Q. このアクティビティの出力は何ですか？

A. このアクティビティの成果は、承認されたエンゲージメント戦略と計画です。

追加のステップ

エンゲージメント戦略と計画を作成するには、次の手順に従います。

戦略的ビジョンとビジネスケースを確認します。
検出結果と検出からの出力を確認します。
ステークホルダーの評価を確認します。
ステークホルダーリストを確認して展開します。
変更の影響 (役割と責任、トレーニングなど) をロール別に特定します。
変更の影響に基づいてロールをカテゴリにグループ化します。
既存の状態と目的の状態を定義して、各ステークホルダーグループを優先順位付けマトリックスにマッピングします。
各ステークホルダーグループが知っておくべきことを定義します。
各ステークホルダーグループに情報を提供するタイミングを決定します。
コミットメントモデルに基づいて、各ステークホルダーグループのキーメッセージを定義します。
- 目標
- 測定可能な目標
- キーメッセージをバックアップするための追加情報
コミュニケーション方法リストを確認して展開します。
各ステークホルダーグループに推奨されるコミュニケーション方法を決定します。
各ステークホルダーグループのメッセージとメッセージを特定します。
コミュニケーションの有効性を測定する最適な方法と、この評価を行う頻度を決定します。
コミュニケーションカレンダーをベースラインとして使用して、作業計画を作成します。
コミュニケーションプランを実装し、結果を測定します。
フィードバックプロセスを管理し、必要に応じてアプローチを改良または再設計します。
エンゲージメント戦略と計画の草案を作成します。
リーダーシップチームとエンゲージメント戦略と計画を確認して検証します。
エンゲージメント戦略と計画にサインオフします。

これらの重要な要素とベストプラクティスに焦点を当てることで、組織のクラウドトランスフォーメーションジャーニーをサポートする包括的なエンゲージメント戦略と計画を立て、ステークホルダーのコミットメントを確保し、クラウド導入を成功させる可能性を最大化できます。

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ドキュメントの表記規則

3.2 コミュニケーション戦略と計画

3.4 トレーニング戦略と計画