COST01-BP02 Definizione di una partnership tra team finanziari e tecnologici
Coinvolgi i team finanziari e tecnologici nelle discussioni su costi e utilizzo in tutte le fasi del tuo approccio al cloud. I team si riuniscono regolarmente e discutono argomenti quali obiettivi e target organizzativi, stato attuale di costi e utilizzo e pratiche finanziarie e contabili.
Livello di rischio associato se questa best practice non fosse adottata: Alto
Guida all'implementazione
i team tecnologici possono innovare più rapidamente nel cloud grazie a cicli di approvazione, approvvigionamento e distribuzione dell'infrastruttura più brevi. Può trattarsi di una novità per le organizzazioni finanziarie che in precedenza erano abituate a eseguire processi dispendiosi, in termini di tempo e di risorse, per acquistare e distribuire capitale in data center e ambienti locali, allocando i costi solo in fase di approvazione del progetto.
Dal punto di vista delle organizzazioni finanziarie e addette all'approvvigionamento, il processo di elaborazione del piano degli investimenti, della richiesta, dell'approvazione e dell'approvvigionamento degli investimenti e dell'installazione dell'infrastruttura fisica è stato interiorizzato e standardizzato da decenni:
I team di progettazione o IT sono in genere i richiedenti
I vari team finanziari fungono da approvatori e procuratori
I team operativi assemblano, implementano e distribuiscono un'infrastruttura pronta all'uso
Con l'adozione del cloud, l'approvvigionamento e il consumo dell'infrastruttura non sono più vincolati da una catena di dipendenze. Nel modello cloud, i team tecnologici e del prodotto non sono più semplici "costruttori", ma anche operatori e proprietari dei loro prodotti, responsabili della maggior parte delle attività storicamente associate ai team finanziari e operativi, compresi l'approvvigionamento e l'implementazione.
Quanto in realtà è necessario per il provisioning delle risorse cloud è un account utente e il set appropriato di autorizzazioni, elementi questi che riducono i rischi IT e finanziari. Ciò significa che ai team basta un numero ridotto di clic o chiamate API per terminare le risorse cloud non necessarie o inattive. Ciò inoltre consente ai team tecnologici di velocizzare l'innovazione, grazie all'agilità e alla capacità di potenziare e quindi ridimensionare i vari progetti sperimentali. Se da un lato la natura variabile del consumo del cloud può influenzare la prevedibilità dal punto di vista del processo di elaborazione del piano degli investimenti e delle previsioni, il cloud fornisce alle organizzazioni la capacità di ridurre il costo del provisioning eccessivo e contemporaneamente il costo delle opportunità associato a un provisioning insufficiente di carattere conservativo.
Stabilisci una collaborazione tra i principali stakeholder finanziari e tecnologici per creare una comprensione condivisa degli obiettivi organizzativi e sviluppare meccanismi che consentano il successo finanziario nel modello di spesa variabile del cloud computing. I team pertinenti all'interno della tua organizzazione devono essere coinvolti nelle discussioni su costi e utilizzo in tutte le fasi del tuo viaggio verso il cloud; tra di essi vi sono:
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Responsabili finanziari: CFO, controllori finanziari, pianificatori finanziari, analisti aziendali, approvvigionamento e selezione delle risorse e contabilità fornitori devono comprendere il modello di consumo del cloud, le opzioni di acquisto e il processo di fatturazione mensile. I team finanziari devono collaborare con i team tecnologici per creare e divulgare a livello aziendale una narrazione del valore IT che aiuti i team aziendali a comprendere lo stretto legame tra spesa in tecnologie e risultati aziendali. In questo modo, la spesa tecnologica viene considerata non tanto come un costo, quanto piuttosto come un vero e proprio investimento. A causa delle differenze fondamentali tra il cloud (ad esempio il tasso di variazione dell'utilizzo, i prezzi a consumo o a scaglioni, i modelli di prezzo e le informazioni dettagliate su fatturazione e utilizzo) e le operazioni in locale, è essenziale che l'organizzazione finanziaria capisca in che modo l'utilizzo del cloud può influire sugli aspetti aziendali, tra cui processi di approvvigionamento, monitoraggio degli incentivi, allocazione dei costi e bilanci.
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Responsabili tecnologici: i responsabili tecnologici (inclusi i proprietari di prodotti e applicazioni) devono essere a conoscenza dei requisiti finanziari (ad esempio i vincoli di budget) e dei requisiti aziendali (ad esempio i contratti sul livello di servizio). In questo modo, il carico di lavoro può essere implementato in modo opportuno per raggiungere gli obiettivi desiderati dall'azienda.
La collaborazione tra finanza e tecnologia offre i seguenti vantaggi:
I team finanziari e tecnologici hanno una visibilità quasi in tempo reale su costi e utilizzo.
I team finanziari e tecnologici stabiliscono una procedura operativa standard per gestire le variazioni di spesa nel cloud.
Gli stakeholder finanziari fungono da consulenti strategici per quanto riguarda il modo in cui il capitale viene utilizzato per acquistare sconti a fronte di impegni (ad esempio, istanze riservate o AWS Savings Plans) e il modo in cui il cloud viene utilizzato per far crescere l'organizzazione.
I processi di approvvigionamento e di contabilità esistenti vengono applicati al cloud.
I team finanziari e tecnologici collaborano per prevedere costi e utilizzo di AWS futuri, al fine di allineare e sviluppare i budget aziendali.
La comunicazione all'interno dell'organizzazione migliora attraverso un linguaggio condiviso e una comprensione comune dei concetti finanziari.
Altri stakeholder all'interno della tua organizzazione che devono essere coinvolti nelle discussioni su costi e utilizzo includono:
Proprietari delle unità aziendali: i proprietari delle unità aziendali devono comprendere il modello aziendale del cloud in modo da indirizzare l'operato delle unità aziendali e di tutta l'azienda. Questa conoscenza del cloud è fondamentale quando è necessario prevedere la crescita e l'utilizzo del carico di lavoro, ma anche quando si valutano le diverse opzioni di acquisto, come le istanze riservate o i Savings Plans.
Team di progettazione: lo sviluppo di una partnership tra team finanziari e tecnologici è essenziale per la creazione di una cultura consapevole dei costi che incoraggi il coinvolgimento degli ingegneri nella gestione finanziaria del cloud. Uno dei problemi comuni dei professionisti della gestione finanziaria del cloud o delle operazioni e dei team finanziari è far capire agli ingegneri l'attività nel cloud nel suo complesso e implementare le azioni consigliate.
Terze parti: se la tua organizzazione si avvale di terze parti (ad esempio, consulenti o strumenti), assicurati che esse siano allineate ai tuoi obiettivi finanziari e possano dimostrare sia l'allineamento, tramite i loro modelli di coinvolgimento, sia il ritorno sull'investimento (ROI). In genere, le terze parti contribuiscono alla creazione di report e all'analisi di eventuali carichi di lavoro da esse gestiti, e forniscono anche l'analisi dei costi relativi ai carichi di lavoro da esse progettati.
L'implementazione della gestione finanziaria del cloud e il conseguimento dei risultati richiedono la stretta collaborazione tra team finanziari, tecnologici e aziendali, nonché un cambiamento nel modo in cui la spesa cloud viene comunicata e valutata all'interno dell'organizzazione. Includi i team di progettazione in modo da renderli partecipi delle discussioni su costi e utilizzi in tutte le fasi e incoraggiali ad attenersi alle best practice e ad adottare le azioni concordate.
Passaggi dell'implementazione
Definizione dei membri chiave: Verifica che tutti i membri rilevanti dei team finanziari e tecnologici partecipino alla partnership. I membri del team finanziario interessati saranno quelli che hanno a che fare con la fatturazione dei servizi cloud. In genere si tratta di CFO, controllori finanziari, pianificatori finanziari, analisti aziendali, addetti agli acquisti e al sourcing. I membri tecnologici sono in genere i proprietari di prodotti e applicazioni, manager tecnici e rappresentanti di tutti i team che si basano sul cloud. Altri membri possono includere i responsabili di unità aziendali, ad esempio il marketing che influenzerà l'utilizzo dei prodotti, e terze parti, come i consulenti, necessari per garantire l'allineamento agli obiettivi e meccanismi e per fornire assistenza nell'elaborazione dei report.
Definizione degli argomenti oggetto della discussione: Definisci gli argomenti comuni tra i team o che necessitano di una comprensione condivisa. Segui il costo dal momento in cui viene creato, fino al pagamento della fattura. Prendi nota di tutti i membri coinvolti e dei processi organizzativi che devono essere applicati. Comprendi ogni fase o processo e le informazioni associate, come i modelli di prezzo disponibili, i prezzi a scaglioni, i modelli di sconto, il budget e i requisiti finanziari.
Definizione di una regolare cadenza: per creare una partnership tra team finanziari e tecnologici, definisci la periodicità delle comunicazioni per creare e gestire l'allineamento. Il gruppo deve riunirsi regolarmente in base ai propri obiettivi e parametri. Una cadenza tipica implica la revisione dello stato dell'organizzazione, la revisione dei programmi attualmente in esecuzione e la revisione dei parametri finanziari e di ottimizzazione generali. Quindi, per i carichi di lavoro chiave, è opportuno elaborare report più dettagliati.
Risorse
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