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# 3.2 Strategia e piano di comunicazione
## Panoramica
Man mano che la trasformazione digitale inizia a influire sull'organizzazione e non è più contenuta a livello di leadership, la posta in gioco per le comunicazioni diventa alta. È necessario rafforzare la propria comunicazione sulla necessità di un cambiamento e sviluppare piani fondamentali per definire i destinatari e i canali appropriati per fornire e ricevere comunicazioni. La progettazione iniziale di una strategia di comunicazione definirà chi è il pubblico, cosa devono trasmettere i messaggi, dove i destinatari li riceveranno, quando verranno rivelati gli impatti e gli inviti all'azione e come monitorare e misurare la portata e l'efficacia delle comunicazioni.
Nelle prime fasi di pianificazione, lo sviluppo di una strategia di comunicazione è importante e la sua implementazione potrebbe essere il fattore determinante per l'accoglienza della transizione e l'adozione dei comportamenti da parte del pubblico. Ad esempio, i membri del team sono consapevoli e preparati all'uscita dal data center? I manager sanno quando possono pianificare di supportare i piani di riqualificazione dei dipendenti? È chiaro ai leader cosa succede se l'adozione del cloud si interrompe o si blocca?
Lo scopo della strategia di comunicazione è fornire un approccio ponderato e strutturato per inviare i messaggi giusti alle persone giuste al momento giusto nel corso della trasformazione del cloud. Esistono sottili differenze tra una strategia di comunicazione e un piano di comunicazione. Ecco come vengono definiti questi documenti in Amazon Web Services (AWS):
+ *Strategia di comunicazione*: un documento che esprime gli obiettivi e i metodi delle attività di sensibilizzazione e comunicazione di un'organizzazione.
+ *Piano di comunicazione*: informazioni dettagliate sulle attività di comunicazione che riguardano la strategia e raggiungono gli obiettivi elencati nella strategia. Il piano descrive ogni attività con informazioni quali la data di consegna, il pubblico previsto, il messaggio dettagliato, il tipo di supporto, l'autore, l'approvatore e il messaggero.
Una strategia e un piano di comunicazione efficaci possono offrire vantaggi significativi. In particolare, può:
+ Aumenta la consapevolezza e la comprensione della trasformazione del cloud in tutta l'organizzazione.
+ Allinea le parti interessate alla visione, agli obiettivi e ai progressi della trasformazione.
+ Riduci la resistenza al cambiamento affrontando le preoccupazioni ed evidenziando i vantaggi.
+ Accelera l'adozione di nuovi processi e tecnologie.
+ Migliora il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti durante la trasformazione.
+ Migliora la fiducia e la trasparenza tra leadership e dipendenti.
+ Supporta una transizione graduale verso nuovi modi di lavorare.
Una serie di documenti e valutazioni contribuirà a porre le basi della strategia e del piano di comunicazione. Ecco alcuni input e output chiave.
| **Input** | **Output** |
| --- | --- |
| Visione strategica | Principi guida della comunicazione |
| [Caso aziendale](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/business-case.html) | Identificazione del messaggio |
| [Valutazione delle parti interessate](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/stakeholder-assessment.html) | Matrice di prioritizzazione degli stakeholder |
| Valutazione dei metodi di comunicazione | Analisi dei veicoli e dei media |
| [Impatti del cambiamento](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/impact-assessment.html) | Matrice di comunicazione |
| Tappe fondamentali della trasformazione del cloud e aggiornamenti sullo stato | Attività di comunicazione (piano di lavoro e approccio) |
## Best practice
+ Inizia presto. Sviluppa la strategia di comunicazione e pianifica le prime fasi di pianificazione della trasformazione del cloud.
+ Comprendi e segui il processo di comunicazione per progettare al meglio le attività di messaggistica e comunicazione essenziali.
+ Organizza una serie di interviste con le principali parti interessate per identificare il livello di comunicazione richiesto per il piano.
+ Allinea e cronometra le comunicazioni con le tappe fondamentali del progetto e i punti decisionali.
+ Utilizza una varietà di canali di comunicazione per raggiungere in modo efficace diversi tipi di pubblico.
+ Personalizza i messaggi per i diversi gruppi di stakeholder in base alle loro esigenze e interessi.
+ Incoraggia le comunicazioni bidirezionali. Crea opportunità di feedback e dialogo durante tutto il processo di trasformazione.
+ Valuta regolarmente l'efficacia delle comunicazioni e adatta la strategia secondo necessità.
### Nozioni di base
Per creare una strategia di comunicazione, inizia con una valutazione delle esigenze di comunicazione con il contributo diretto della visione strategica di trasformazione del cloud, del [business case](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/business-case.html) e della [valutazione degli stakeholder](https://docs.aws.amazon.com/prescriptive-guidance/latest/oca-framework-align-leaders/stakeholder-assessment.html).
Il processo di sviluppo delle comunicazioni prevede le seguenti fasi:
1. Valuta le esigenze di comunicazione.
1. Sviluppa una strategia e un piano di comunicazione.
1. Sviluppa comunicazioni.
1. Convalida i contenuti della comunicazione.
1. Distribuisci le comunicazioni.
1. Raccogli feedback.
1. Misura l'efficacia.
Una strategia di comunicazione contiene i seguenti componenti.
| **Componente** | **Descrizione** |
| --- | --- |
| Obiettivi di comunicazione | La logica e l'importanza di comunicare efficacemente durante la trasformazione o la migrazione digitale. |
| Principi guida della comunicazione | Valori fondamentali da osservare nelle comunicazioni. Ad esempio, siate diretti, onesti e aperti; dimostrate integrità. |
| Veicoli di comunicazione | I canali da utilizzare per le comunicazioni. Ad esempio, siti Web, post di blog, video, vlog, messaggi sui social media, e-mail, newsletter online. |
| Messaggi di comunicazione chiave | Annunci sullo stato del progetto, importanti traguardi raggiunti, messaggio iniziale per spiegare il motivo del cambiamento. |
| Rivolgiti a destinatari e parti interessate | Utenti finali, fornitori, dirigenti aziendali, responsabili e supervisori IT, dirigenti aziendali, pubblico generale, comitato direttivo, team di migrazione al cloud, ufficio di gestione della trasformazione e così via. |
| Approccio alla comunicazione e piano di lavoro | Una rappresentazione visiva di tutte le attività di comunicazione incluse nel piano. |
| Ruoli e responsabilità organizzativi | I compiti e i doveri relativi alla comunicazione degli sponsor esecutivi, dei membri del comitato direttivo, dei responsabili dei processi, dei sostenitori, del team di progetto, del team di comunicazione interna e del team delle risorse umane. |
**Nota**
A seconda dell'organizzazione, è possibile aggiungere altri componenti alla strategia di comunicazione.
## Domande frequenti
**D: Quando utilizzare la strategia e il piano di comunicazione?**
**R.** Lo sviluppo di una strategia e di un piano di comunicazione è importante e l'efficacia con cui vengono implementati potrebbe essere il fattore determinante per la capacità dell'organizzazione di accogliere la transizione e adottare i comportamenti prefissati. La strategia di comunicazione e gli sforzi di pianificazione iniziano all'inizio del progetto di trasformazione del cloud, in genere non appena vengono stabiliti gli obiettivi del progetto e le tappe preliminari. Durante questa fase, vengono identificate le lacune, gli impatti dei cambiamenti e i team e i dipendenti interessati dalla migrazione. Quando definisci la tua strategia di comunicazione, segui il processo di comunicazione all'interno dell'organizzazione per progettare al meglio lo scambio di messaggi e le attività sul cloud.
**D: Chi è coinvolto?**
**R.** Gli sponsor esecutivi, i responsabili della trasformazione digitale, i team addetti alle comunicazioni interne e alle risorse umane sono in genere coinvolti nella creazione della strategia e del piano di comunicazione.
**D: Quali sono gli input alla strategia e al piano di comunicazione?**
**R.** Gli input includono la visione strategica, il business case, la valutazione degli stakeholder, la valutazione dei metodi di comunicazione, gli impatti dei cambiamenti, le tappe fondamentali della trasformazione del cloud e gli aggiornamenti sullo stato.
**D: Quali sono i risultati della strategia e del piano di comunicazione?**
**R.** I risultati includono i principi guida della comunicazione, l'identificazione dei messaggi, la matrice di prioritizzazione degli stakeholder, l'analisi dei metodi e dei media, la matrice di comunicazione e le attività di comunicazione (piano e approccio di lavoro).
## Passaggi aggiuntivi
Per iniziare a creare la strategia e il piano di comunicazione, completa queste attività:
1. Raccogli informazioni dai documenti di scoperta, tra cui il business case e la valutazione degli stakeholder.
1. Conduci interviste con lo sponsor esecutivo del progetto e il team dirigenziale del progetto.
1. Conduci interviste con i team di comunicazione interni.
1. Conduci interviste con le risorse umane per comprendere i potenziali impatti sui ruoli statali futuri.
1. Conduci interviste con i responsabili dell'area dei processi funzionali.
1. Conduci interviste con gruppi rivolti verso l'esterno, ad esempio quelli di vendita.
1. Valuta tutta la documentazione e le informazioni e, se necessario, contatta le principali parti interessate.
1. Crea la tua strategia di comunicazione.
Concentrandoti su questi elementi chiave e sulle migliori pratiche, puoi sviluppare una strategia e un piano di comunicazione completi che supportino il percorso di trasformazione del cloud, coinvolgano efficacemente le parti interessate e promuovano l'adozione di nuovi modi di lavorare.