View a markdown version of this page

OPS02-BP04 Mekanisme tersedia untuk mengelola tanggung jawab dan kepemilikan - AWS Well-Architected Framework
Panduan implementasiSumber daya

OPS02-BP04 Mekanisme tersedia untuk mengelola tanggung jawab dan kepemilikan

Pahami tanggung jawab peran Anda dan bagaimana Anda berkontribusi terhadap hasil bisnis, karena pemahaman ini mendasari penentuan prioritas tugas Anda dan mengapa peran Anda itu penting. Hal ini membantu anggota tim mengenali kebutuhan dan merespons dengan tepat. Ketika anggota tim mengetahui peran mereka, mereka dapat membangun kepemilikan, mengidentifikasi peluang perbaikan, dan memahami cara memengaruhi atau membuat perubahan yang sesuai.

Kadang-kadang, sebuah tanggung jawab mungkin tidak memiliki pemilik yang jelas. Dalam situasi seperti ini, rancang mekanisme untuk mengatasi kesenjangan ini. Buat jalur eskalasi yang terdefinisi dengan baik kepada seseorang yang memiliki wewenang untuk menetapkan kepemilikan atau rencana untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Hasil yang diinginkan: Tim di dalam organisasi Anda memiliki tanggung jawab yang jelas yang mencakup bagaimana hubungan mereka dengan sumber daya, tindakan yang harus dilakukan, proses, dan prosedur. Tanggung jawab ini selaras dengan tanggung jawab dan sasaran tim, serta tanggung jawab tim lain. Anda mendokumentasikan rute eskalasi dengan cara yang konsisten dan dapat ditemukan dan memasukkan keputusan tersebut ke dalam artefak dokumentasi, seperti matriks tanggung jawab, definisi tim, atau halaman wiki.

Antipola umum:

  • Tanggung jawab tim ambigu atau kurang terdefinisi dengan baik.

  • Tim tidak menyelaraskan peran dengan tanggung jawab.

  • Tim tidak menyelaraskan tujuan dan sasarannya dengan tanggung jawabnya, sehingga kesuksesan sulit diukur.

  • Tanggung jawab anggota tim tidak selaras dengan tim dan organisasi yang lebih luas.

  • Tim Anda tidak memperbarui tanggung jawab, sehingga tanggung jawab tidak konsisten dengan tugas yang dilakukan oleh tim.

  • Jalur eskalasi untuk menentukan tanggung jawab tidak ditetapkan atau tidak jelas.

  • Jalur eskalasi tidak memiliki pemilik utas tunggal untuk memastikan respons cepat.

  • Peran, tanggung jawab, dan jalur eskalasi tidak dapat ditemukan, dan tidak tersedia saat diperlukan (misalnya, dalam merespons insiden).

Manfaat menjalankan praktik terbaik ini:

  • Ketika Anda memahami siapa yang memegang tanggung jawab atau kepemilikan, Anda dapat menghubungi tim atau anggota tim yang tepat untuk melakukan permintaan atau mengalihkan tugas.

  • Untuk mengurangi risiko tidak adanya tindakan dan kebutuhan yang tidak tertangani, Anda telah mengidentifikasi orang yang memiliki wewenang untuk menetapkan tanggung jawab atau kepemilikan.

  • Ketika Anda mendefinisikan dengan jelas cakupan suatu tanggung jawab, anggota tim Anda mendapatkan otonomi dan kepemilikan.

  • Tanggung jawab Anda akan mendasari keputusan yang Anda ambil, tindakan yang Anda lakukan, dan penyerahan aktivitas Anda ke pemiliknya yang benar.

  • Tanggung jawab yang ditinggalkan dapat dengan mudah diidentifikasi karena Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang hal-hal yang berada di luar tanggung jawab tim Anda, sehingga membantu Anda melakukan eskalasi untuk meminta klarifikasi.

  • Tim menghindari kebingungan dan ketegangan, dan mereka dapat mengelola beban kerja serta sumber daya dengan lebih memadai.

Tingkat risiko yang terjadi jika praktik terbaik ini tidak dijalankan: Tinggi

Panduan implementasi

Identifikasi peran dan tanggung jawab anggota tim, dan verifikasikan bahwa mereka memahami apa yang diharapkan dari peran mereka. Buat informasi ini dapat ditemukan sehingga para anggota organisasi Anda dapat mengidentifikasi siapa yang perlu mereka hubungi untuk kebutuhan khusus, baik berupa tim atau perorangan. Ketika organisasi berusaha memanfaatkan peluang untuk memigrasi dan memodernisasi AWS, peran dan tanggung jawab juga dapat berubah. Jaga agar tim Anda dan anggotanya tetap menyadari tanggung jawab mereka, dan latih mereka dengan tepat untuk melaksanakan tugas selama perubahan ini.

Tentukan peran atau tim yang harus menerima eskalasi untuk mengidentifikasi tanggung jawab dan kepemilikan. Tim ini dapat berinteraksi dengan berbagai pemangku kepentingan untuk mengambil suatu keputusan. Namun, mereka harus memiliki wewenang manajemen proses pengambilan keputusan.

Sediakan mekanisme yang dapat diakses bagi anggota organisasi untuk menemukan dan mengidentifikasi kepemilikan dan tanggung jawab. Mekanisme ini memberi tahu mereka siapa yang harus dihubungi untuk kebutuhan khusus.

Contoh pelanggan

AnyCompany Retail baru-baru ini menyelesaikan migrasi beban kerja dari lingkungan on-premise ke zona landasan mereka di AWS dengan pendekatan angkat dan geser. Mereka melakukan tinjauan operasi untuk merenungkan cara mereka menyelesaikan tugas operasional umum dan memverifikasi bahwa matriks tanggung jawab mereka yang ada sudah sesuai dengan operasi di lingkungan baru. Ketika mereka bermigrasi dari on-premise ke AWS, mereka mengurangi tanggung jawab tim infrastruktur yang berkaitan dengan perangkat keras dan infrastruktur fisik. Langkah ini juga mengungkap peluang baru untuk mengembangkan model operasi untuk beban kerja mereka.

Sementara mereka mengidentifikasi, menangani, dan mendokumentasikan sebagian besar tanggung jawab, mereka juga menetapkan rute eskalasi untuk tanggung jawab apa pun yang terlewatkan atau yang mungkin perlu diubah sesuai perkembangan praktik operasi. Untuk mengeksplorasi peluang baru untuk menstandarkan dan meningkatkan efisiensi di seluruh beban kerja Anda, berikan akses ke alat-alat operasi seperti AWS Systems Manager dan alat keamanan seperti AWS Security Hub CSPM dan Amazon GuardDuty. AnyCompany Retail menyusun tinjauan tanggung jawab dan strategi berdasarkan perbaikan yang ingin mereka tangani terlebih dahulu. Ketika perusahaan ini mengadopsi cara-cara kerja dan pola teknologi baru, mereka memperbarui matriks tanggung jawab mereka agar sesuai.

Langkah implementasi

  1. Mulailah dengan dokumentasi yang sudah ada. Beberapa dokumen sumber yang umum antara lain:

    1. Matriks tanggung jawab atau matriks bertanggung jawab, akuntabel, terkonsultasi, dan terinformasi (RACI)

    2. Definisi tim atau halaman wiki

    3. Definisi dan penawaran layanan

    4. Deskripsi peran atau pekerjaan

  2. Tinjau dan lakukan diskusi tentang tanggung jawab yang didokumentasikan:

    1. Tinjau bersama tim untuk mengidentifikasi ketidakselarasan antara tanggung jawab yang terdokumentasi dan tanggung jawab yang umumnya dijalankan oleh tim.

    2. Diskusikan layanan potensial yang ditawarkan oleh pelanggan internal untuk mengidentifikasi perbedaan ekspektasi di antara tim.

  3. Analisis dan atasi perbedaan.

  4. Identifikasi peluang perbaikan.

    1. Identifikasi permintaan padat sumber daya yang sering diminta, yang biasanya merupakan kandidat kuat untuk perbaikan.

    2. Cari praktik terbaik, pola, dan panduan preskriptif, serta sederhanakan dan lakukan standardisasi perbaikan dengan panduan ini.

    3. Dokumentasikan peluang perbaikan, dan lacak hingga selesai.

  5. Jika tim belum memiliki tanggung jawab untuk mengelola dan melacak penugasan tanggung jawab, identifikasi seseorang di dalam tim untuk memegang tanggung jawab ini.

  6. Tentukan proses bagi tim untuk meminta klarifikasi tanggung jawab.

    1. Tinjau prosesnya, dan verifikasikan bahwa proses tersebut jelas dan mudah digunakan.

    2. Pastikan seseorang memiliki dan melacak proses eskalasi hingga selesai.

    3. Buat metrik operasional untuk mengukur efektivitas.

    4. Ciptakan mekanisme umpan balik untuk memverifikasi bahwa tim dapat menyoroti peluang perbaikan.

    5. Implementasikan mekanisme untuk tinjauan berkala.

  7. Dokumentasikan di lokasi yang dapat ditemukan dan dapat diakses.

    1. Wiki atau portal dokumentasi adalah pilihan umum.

Tingkat upaya untuk rencana implementasi: Sedang

Sumber daya

Praktik terbaik terkait:

Dokumen terkait:

Video terkait: