COST01-BP02 Buat kemitraan antara bagian keuangan dan teknologi
Libatkan tim keuangan dan teknologi dalam diskusi biaya dan penggunaan di semua tahap perjalanan cloud Anda. Tim secara teratur bertemu dan membahas topik-topik seperti target dan tujuan organisasi, kondisi biaya dan penggunaan saat ini, serta praktik keuangan dan akuntansi.
Tingkat risiko yang terjadi jika praktik terbaik ini tidak diterapkan: Tinggi
Panduan implementasi
Tim teknologi berinovasi lebih cepat di cloud karena siklus deployment infrastruktur, pengadaan, dan persetujuan yang lebih pendek. Ini dapat membutuhkan penyesuaian untuk organisasi keuangan yang sebelumnya terbiasa menjalankan proses yang memerlukan waktu lama dan banyak sumber daya untuk mendapatkan dan melakukan deployment modal di lingkungan on-premise dan pusat data, dan alokasi biaya hanya berdasarkan persetujuan proyek.
Dari perspektif organisasi keuangan dan pengadaan, proses penganggaran modal, permintaan modal, persetujuan, pengadaan, dan pemasangan infrastruktur fisik adalah proses yang telah dipelajari dan distandardisasi selama beberapa dekade:
Tim rekayasa atau IT biasanya adalah pemohon
Berbagai tim keuangan bertindak sebagai pemberi persetujuan dan pengadaan
Tim operasi mengumpulkan, menumpuk, dan menyerahkan infrastruktur siap pakai
Dengan penerapan cloud, pengadaan dan penggunaan infrastruktur tidak lagi terikat pada rantai dependensi. Dalam model cloud, tim teknologi dan produk tidak lagi hanya builder, tetapi operator dan pemilik produk mereka, bertanggung jawab atas sebagian besar aktivitas yang secara historis terkait dengan tim keuangan dan operasi, termasuk pengadaan dan deployment.
Hal yang diperlukan untuk menyediakan sumber daya cloud adalah akun pengguna, dan serangkaian izin yang tepat. Hal ini juga yang mengurangi risiko IT dan keuangan; yang berarti tim hanya perlu melakukan beberapa klik atau panggilan API untuk menghentikan sumber daya cloud yang tidak digunakan atau tidak diperlukan. Hal ini juga yang memungkinkan tim teknologi berinovasi lebih cepat – ketangkasan dan kemampuan untuk menjalankan dan kemudian menghentikan eksperimen. Sementara sifat variabel penggunaan cloud dapat memengaruhi prediktabilitas dari perspektif penganggaran dan prakiraan modal, cloud memberi organisasi kemampuan untuk mengurangi biaya penyediaan yang berlebihan, serta mengurangi biaya peluang yang terkait dengan kekurangan penyediaan yang konservatif.
Buat kemitraan antara pemangku kepentingan penting dalam bidang keuangan dan teknologi untuk menghasilkan pemahaman bersama akan tujuan organisasi dan kembangkan mekanisme agar berhasil secara finansial dalam model pengeluaran variabel komputasi cloud. Tim yang relevan dalam organisasi Anda harus dilibatkan dalam diskusi biaya dan penggunaan di semua tahap perjalanan cloud Anda, termasuk:
-
Kepala bagian keuangan: CFO, pengontrol keuangan, perencana keuangan, analis bisnis, bagian pengadaan, pengelolaan pemasok, dan utang usaha harus memahami model cloud dari proses penagihan bulanan, opsi pembelian, dan konsumsi. Tim keuangan perlu bermitra dengan tim teknologi untuk membuat dan menyosialisasikan kisah nilai IT, sehingga membantu tim bisnis memahami bagaimana pengeluaran teknologi terkait dengan hasil bisnis. Dengan cara ini, pengeluaran teknologi tidak dipandang sebagai biaya, melainkan sebagai investasi. Karena perbedaan mendasar antara cloud (seperti laju perubahan dalam penggunaan, harga bayar sesuai pemakaian, harga berjenjang, model harga, dan informasi penggunaan serta penagihan mendetail) dibandingkan dengan operasi on-premise, maka penting organisasi keuangan memahami bagaimana penggunaan cloud dapat memengaruhi aspek bisnis, termasuk proses pengadaan, pelacakan insentif, alokasi biaya, dan laporan keuangan.
-
Kepala bagian teknologi: Kepala bagian teknologi (termasuk pemilik aplikasi dan produk) harus sadar akan persyaratan keuangan (misalnya, batas anggaran) serta persyaratan bisnis (misalnya, perjanjian tingkat layanan). Ini memungkinkan beban kerja diimplementasikan untuk mencapai tujuan yang diinginkan organisasi.
Kemitraan antara bagian keuangan dan teknologi memberikan manfaat berikut:
Tim keuangan dan teknologi memiliki visibilitas hampir dalam waktu nyata ke biaya dan penggunaan.
Tim keuangan dan teknologi menetapkan prosedur pengoperasian standar untuk menangani varian pengeluaran cloud.
Pemangku kepentingan dalam bidang keuangan berfungsi sebagai penasihat strategis dalam kaitannya dengan bagaimana modal digunakan untuk membeli diskon komitmen (misalnya, Instans Terpesan atau AWS Savings Plans), dan bagaimana cloud digunakan untuk mengembangkan organisasi.
Proses pengadaan dan utang usaha yang ada digunakan dengan cloud.
Tim keuangan dan teknologi berkolaborasi dalam memprediksi AWS biaya dan penggunaan di waktu mendatang untuk menyelaraskan dan menyusun anggaran organisasi.
Komunikasi lintas organisasi yang lebih baik melalui bahasa bersama, dan pemahaman bersama akan konsep keuangan.
Pemangku kepentingan tambahan di dalam organisasi Anda yang harus dilibatkan dalam diskusi biaya dan penggunaan termasuk:
Pemilik unit bisnis: Pemilik unit bisnis harus memahami model bisnis cloud sehingga mereka dapat memberikan pengarahan kepada unit bisnis dan seluruh perusahaan. Pengetahuan cloud ini sangat penting ketika ada kebutuhan untuk memprediksi pertumbuhan dan penggunaan beban kerja, dan ketika mengevaluasi opsi pembelian jangka lebih panjang, seperti Instans Terpesan atau Savings Plans.
Tim rekayasa: Membangun kemitraan antara tim keuangan dan teknologi sangat penting untuk membangun budaya sadar biaya yang mendorong para rekayasawan untuk mengambil tindakan di Manajemen Finansial Cloud (CFM). Salah satu masalah umum dari CFM atau praktisi operasi keuangan dan tim keuangan adalah membuat para rekayasawan memahami seluruh bisnis di cloud, mengikuti praktik terbaik, dan mengambil tindakan yang direkomendasikan.
Pihak ketiga: Jika organisasi Anda menggunakan pihak ketiga (misalnya, konsultan atau alat), pastikan mereka selaras dengan tujuan keuangan Anda, dan mereka dapat menunjukkan keselarasan tersebut melalui model keterlibatan dan laba atas investasi (ROI) mereka. Umumnya, pihak ketiga akan berkontribusi dalam pelaporan dan analisis beban kerja apa pun yang mereka kelola, dan mereka akan memberikan analisis biaya beban kerja apa pun yang mereka desain.
Menerapkan CFM dan mencapai kesuksesan memerlukan kolaborasi di seluruh tim keuangan, teknologi, dan bisnis, serta perubahan dalam cara pengeluaran cloud dikomunikasikan dan dievaluasi di seluruh organisasi. Ikut sertakan tim rekayasa sehingga mereka dapat menjadi bagian dari diskusi biaya dan penggunaan ini di semua tahap, dan dorong mereka untuk mengikuti praktik terbaik dan mengambil tindakan yang disepakati.
Langkah implementasi
Tentukan anggota utama: Verifikasi bahwa semua anggota yang relevan dari tim keuangan dan teknologi Anda ambil bagian dalam kemitraan. Anggota yang relevan dari tim keuangan adalah mereka yang memiliki interaksi dengan tagihan cloud. Umumnya ini adalah CFO, pengontrol keuangan, perencana keuangan, analis bisnis, bagian pengadaan, dan pengelolaan pemasok. Umumnya anggota bagian teknologi adalah pemilik aplikasi dan produk, manajer teknis, dan perwakilan dari semua tim yang membangun di cloud. Anggota-anggota lainnya dapat mencakup pemilik unit bisnis, misalnya bagian pemasaran, yang akan memengaruhi penggunaan produk, dan pihak ketiga seperti konsultan, untuk mencapai keselarasan dengan tujuan dan mekanisme Anda, dan untuk membantu dalam pelaporan.
Tentukan topik untuk diskusi: Tentukan topik yang bersifat umum lintas tim, atau yang akan membutuhkan pemahaman bersama. Ikuti biaya dari waktu biaya dibuat, sampai tagihan dibayar. Catat setiap anggota yang terlibat, dan proses organisasi yang harus diterapkan. Pahami setiap langkah atau proses yang dilewatinya dan informasi terkait, seperti model harga yang tersedia, harga berjenjang, model diskon, penetapan anggaran, dan persyaratan keuangan.
Adakan koordinasi rutin: Untuk menciptakan kemitraan keuangan dan teknologi, buatlah koordinasi komunikasi yang teratur untuk menciptakan dan mempertahankan keselarasan. Grup tersebut harus mengadakan pertemuan koordinasi secara rutin untuk membahas tujuan dan metrik. Koordinasi ini biasanya membahas peninjauan status organisasi, program apa pun yang sedang berlangsung, serta metrik pengoptimalan dan keuangan secara keseluruhan. Kemudian beban kerja utama dilaporkan dengan lebih mendetail.
Sumber daya
Dokumen terkait:
