COST01-BP01 Membangun fungsi pengoptimalan biaya
Buat tim (Cloud Business Office atau Cloud Center of Excellence) yang bertanggung jawab untuk membangun dan mempertahankan budaya sadar biaya (cost awareness) di seluruh organisasi Anda. Tim tersebut harus berisi orang-orang yang berperan dalam bidang keuangan, teknologi, dan bisnis di organisasi Anda.
Tingkat risiko yang terjadi jika praktik terbaik ini tidak diterapkan: Tinggi
Panduan implementasi
Buat tim Cloud Business Office (CBO) atau Cloud Center of Excellence (CCOE) yang bertanggung jawab untuk membangun dan mempertahankan budaya sadar biaya (cost awareness) di komputasi cloud. Fungsi ini dapat terdiri dari anggota yang sudah ada, tim di organisasi Anda, atau tim baru yang terdiri dari pemangku kepentingan utama organisasi, keuangan, dan teknologi dari seluruh organisasi.
Fungsi ini (individu atau tim) memprioritaskan dan menggunakan sebagian besar waktunya untuk aktivitas manajemen dan pengoptimalan biaya. Untuk organisasi kecil, fungsi ini mungkin memerlukan persentase waktu yang lebih sedikit dibandingkan dengan fungsi purnawaktu di perusahaan yang lebih besar.
Fungsi ini memerlukan pendekatan multidisiplin, dengan kemampuan di bidang manajemen proyek, ilmu data, analisis keuangan, dan pengembangan perangkat lunak atau infrastruktur. Fungsi ini dapat meningkatkan efisiensi beban kerja dengan menjalankan pengoptimalan biaya dalam tiga kepemilikan yang berbeda:
Tersentralisasi: Melalui tim yang ditunjuk seperti operasi keuangan, pengoptimalan biaya, CBO, atau CCOE, pelanggan dapat merancang dan menerapkan mekanisme tata kelola dan mendorong praktik terbaik di seluruh perusahaan.
Terdesentralisasi: Memengaruhi tim teknologi untuk melakukan pengoptimalan.
Hybrid: Gabungan dari tim tersentralisasi dan terdesentralisasi dapat bekerja sama untuk menjalankan pengoptimalan biaya.
Fungsi ini dapat diukur dari kemampuannya menjalankan dan menyampaikan tujuan pengoptimalan biaya (misalnya, metrik efisiensi beban kerja).
Anda harus mendapatkan sponsor eksekutif agar fungsi ini dapat melakukan perubahan, dan inilah faktor keberhasilan utama. Sponsor ini dianggap sebagai penyokong untuk penggunaan cloud hemat biaya, serta memberikan dukungan peningkatan kepada fungsi guna memastikan bahwa aktivitas pengoptimalan biaya ditangani menurut tingkat prioritas yang ditentukan oleh organisasi. Jika tidak, panduan akan diabaikan dan peluang penghematan biaya tidak akan diprioritaskan. Bersama-sama, sponsor dan fungsi memastikan bahwa organisasi Anda menggunakan cloud secara efisien dan terus memberikan nilai bisnis.
Jika Anda memiliki paket Business, Enterprise-On-Ramp, atau Enterprise Support, dan memerlukan bantuan untuk membangun tim atau fungsi ini, hubungi pakar Manajemen Finansial Cloud (CFM) melalui tim Akun Anda.
Langkah implementasi
-
Tentukan anggota utama: Anda perlu memastikan bahwa semua bagian yang relevan di organisasi Anda berkontribusi dan memiliki andil dalam manajemen biaya. Tim umum di dalam organisasi biasanya berisi: tim keuangan, pemilik produk atau aplikasi, manajemen, dan teknis (DevOps). Sebagian dari mereka (keuangan, teknis) terlibat secara penuh, sedangkan yang lainnya secara berkala sesuai kebutuhan. Individu atau tim yang melakukan CFM umumnya memerlukan serangkaian keahlian berikut:
-
Keahlian pengembangan perangkat lunak - jika skrip dan otomatisasi sedang dibuat.
-
Keahlian rekayasa infrastruktur - untuk men-deploy skrip atau otomatisasi, dan memahami bagaimana layanan atau sumber daya disediakan.
-
Kecakapan operasi - CFM adalah tentang beroperasi di cloud secara efisien dengan mengukur, memantau, memodifikasi, merencanakan, dan menskalakan penggunaan cloud secara efisien.
-
-
Tentukan tujuan dan metrik: Fungsi harus memberikan nilai kepada organisasi dengan cara yang berbeda. Tujuan ini telah ditentukan dan terus berkembang seiring dengan perkembangan organisasi. Aktivitas umum mencakup: membuat dan menjalankan program edukasi tentang pengoptimalan biaya di seluruh organisasi, mengembangkan standar di seluruh organisasi, seperti pemantauan dan pelaporan untuk pengoptimalan biaya, dan mengatur tujuan beban kerja dalam pengoptimalan. Fungsi juga harus melaporkan kemampuan pengoptimalan biaya organisasi kepada organisasi secara rutin.
Anda dapat menentukan indikator kinerja utama (KPI) berbasis nilai. KPI dapat berbasis biaya atau berbasis nilai. Saat Anda menentukan KPI, Anda dapat menghitung biaya yang diharapkan sehubungan dengan efisiensi dan hasil bisnis yang diharapkan. KPI berbasis nilai mengaitkan metrik biaya dan penggunaan dengan pendorong nilai bisnis dan membantu merasionalisasi perubahan dalam pengeluaran AWS. Langkah pertama untuk menyimpulkan KPI berbasis nilai adalah bekerja sama, lintas organisasi, untuk memilih dan menyepakati serangkaian KPI standar.
-
Adakan koordinasi rutin: Grup (keuangan, teknologi, dan tim bisnis) harus melakukan rapat secara teratur untuk meninjau tujuan dan metrik mereka. Koordinasi ini biasanya membahas peninjauan status organisasi, program apa pun yang sedang berlangsung, serta metrik pengoptimalan dan keuangan secara keseluruhan. Kemudian beban kerja utama dilaporkan dengan lebih mendetail.
Selama rapat rutin ini, Anda dapat meninjau efisiensi beban kerja (biaya) dan hasil bisnis. Misalnya, peningkatan biaya 20% untuk beban kerja dapat diselaraskan dengan peningkatan penggunaan pelanggan. Dalam kasus ini, kenaikan biaya 20% dapat diartikan sebagai investasi. Rapat koordinasi rutin ini dapat membantu tim mengidentifikasi KPI berbasis nilai yang memberikan makna bagi seluruh organisasi.
Sumber daya
Dokumen terkait:
Video terkait:
Contoh terkait:
