COST01-BP02 Établir un partenariat entre les équipes financières et technologiques
Impliquez les équipes financières et technologiques aux discussions sur les coûts et l'utilisation à toutes les étapes de votre transition vers le cloud. Les équipes se réunissent régulièrement et discutent de sujets tels que les objectifs et les cibles organisationnels, l'état actuel des coûts et l'utilisation et les pratiques financières et comptables.
Niveau d’exposition au risque si cette bonne pratique n'est pas respectée : Élevé
Directives d'implémentation
Dans le cloud, les équipes technologiques innovent plus rapidement grâce à la réduction de la durée des cycles d'approbation, d'achat et de déploiement des infrastructures. Il peut s'agir d'un ajustement pour les organisations financières auparavant habituées à exécuter des processus longs et gourmands en ressources pour l'acquisition et le déploiement de capitaux dans les centres de données et les environnements sur site, et la répartition des coûts uniquement lors de l'approbation du projet.
Du point de vue d'un organisme financier et d'acquisition, le processus de budgétisation des capitaux, de demandes de capitaux, d'approbations, d'acquisitions et d'installation d'une infrastructure physique a été appris et standardisé durant des décennies :
Les équipes ingénierie ou informatiques sont généralement les demandeurs
Plusieurs équipes financières agissent en tant qu'approbateurs et acheteurs
Les équipes opérations installent, intègrent et confient une infrastructure prête à l'emploi
Avec l'adoption du cloud, la consommation et l'acquisition d'infrastructure n'obéissent plus à une chaîne de dépendances. Dans le modèle cloud, les équipes technologiques et de produits ne se contentent plus de créer, elles sont les opérateurs et les propriétaires de leurs produits, responsables de la plupart des activités historiquement associées aux équipes financières et d'opérations, y compris l'acquisition et le déploiement.
Pour acquérir des ressources cloud, il suffit d'un compte utilisateur et des bonnes autorisations. C'est aussi ce qui réduit les risques informatiques et financiers ; ce qui signifie que les équipes ne sont qu'à quelques clics ou appels API d'arrêter des ressources cloud inactives ou inutiles. C'est également ce qui permet aux équipes technologiques d'innover plus rapidement : l'agilité et la capacité à mettre en place et à supprimer des expériences. Bien que la nature variable de la consommation cloud puisse impacter la prévisibilité du point de vue de la prévision et de la budgétisation du capital, le cloud offre aux entreprises la possibilité de réduire les coûts de sur-approvisionnement, tout en diminuant les coûts d'opportunités associés au sous-approvisionnement conservateur.
Établissez un partenariat entre les principaux acteurs financiers et technologiques afin de créer une compréhension commune des objectifs organisationnels et de développer des mécanismes pour réussir financièrement dans le modèle de dépenses variables du cloud computing. Les équipes concernées au sein de votre organisation doivent être impliquées dans les discussions sur les coûts et l'utilisation à toutes les étapes de votre voyage dans le cloud, y compris :
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Responsables financiers : Les directeurs, contrôleurs, planificateurs financiers, les analystes métier, les responsables des achats, de l'approvisionnement et des comptes fournisseurs doivent comprendre le modèle de consommation du cloud, les options d'achat et le processus de facturation mensuelle. Les services financiers doivent s'associer aux équipes technologiques pour créer et socialiser une histoire de la valeur des TI et, ainsi, aider les équipes commerciales à comprendre le lien entre les dépenses en technologie et les résultats commerciaux. Prises sous cet angle, les dépenses technologiques ne sont pas considérées comme des coûts, mais plutôt comme des investissements. En raison des différences fondamentales entre le cloud (telles que le taux de changement d'utilisation, la tarification à l’utilisation, la tarification progressive, les modèles de tarification et les informations détaillées sur la facturation et l'utilisation) par rapport à l'exploitation sur site, il est essentiel que l'organisme financier comprenne comment l'utilisation du cloud peut influer sur les aspects commerciaux, notamment les processus d'acquisition, le suivi des incitations, la répartition des coûts et les états financiers.
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Responsables technologiques : Les responsables technologiques (y compris les propriétaires de produits et d'applications) doivent être conscients des exigences financières (par exemple, les contraintes budgétaires), ainsi que des exigences métier (par exemple, les contrats de niveau de service). Cela permet de mettre en œuvre la charge de travail pour atteindre les objectifs souhaités de l'organisation.
Le partenariat entre la finance et la technologie offre les avantages suivants :
Les équipes financières et technologiques bénéficient d'une visibilité quasiment en temps réel sur les coûts et l'utilisation.
Les équipes financières et technologiques établissent une procédure d'exploitation standard pour gérer les variations des dépenses liées au cloud.
Les acteurs financiers jouent le rôle de conseillers stratégiques en ce qui concerne la manière dont le capital est utilisé pour acheter des réductions sur engagement (par exemple, les instances réservées ou le modèle tarification flexible Savings Plans AWS), et la manière dont le cloud est utilisé pour développer l'organisation.
Les processus existants de comptes fournisseurs et d'acquisition sont utilisés avec le cloud.
Les équipes financières et technologiques collaborent à la prévision des coûts et de l'utilisation d’AWS afin d'aligner et de consolider les budgets de l'entreprise.
Une meilleure communication inter-entreprise grâce à un langage partagé et une compréhension commune des concepts financiers.
Les autres parties prenantes au sein de votre organisation qui doivent être impliquées dans les discussions sur les coûts et l'utilisation sont notamment :
Propriétaires de Business Units : Les propriétaires de Business Units doivent comprendre le modèle économique du cloud afin de pouvoir orienter les unités commerciales et l'entreprise dans son ensemble. Cette connaissance du cloud est essentielle lorsqu'il est nécessaire de prévoir la croissance et l'utilisation de la charge de travail, et d'évaluer les options d'achat à plus long terme, telles que les instances réservées ou les Savings Plans.
Équipe ingénierie : La mise en place d'un partenariat entre les équipes financières et technologiques est essentielle pour créer une culture de sensibilisation aux coûts capable d'encourager les ingénieurs à prendre des mesures sur la gestion financière du cloud. L'un des problèmes courants de la gestion financière du cloud ou des professionnels des opérations financières et des équipes financières est de faire comprendre aux ingénieurs l'ensemble de l'activité sur le cloud, de leur faire suivre les bonnes pratiques et de leur faire prendre des mesures recommandées.
Tiers : Si votre entreprise fait appel à des tiers (par exemple, des consultants ou des outils), assurez-vous qu'ils sont en phase avec vos objectifs financiers et qu'ils peuvent le démontrer à la fois par leurs modèles d'engagement et par un retour sur investissement. En règle générale, les tiers contribueront à l'établissement de rapports et à l'analyse de toute charge de travail qu'ils gèrent, et ils fourniront une analyse des coûts de toute charge de travail qu'ils conçoivent.
La collaboration entre les équipes financières, technologiques et commerciales ainsi qu'un changement dans la manière dont les dépenses liées au cloud sont communiquées et évaluées au sein de l'organisation sont des préalables à la mise en œuvre et la réussite de la gestion financière du cloud. Incluez les équipes ingénierie afin qu'elles participent aux discussions sur le coût et l'utilisation à chaque étape, et les encourager à suivre les bonnes pratiques ainsi qu'à prendre les mesures convenues en conséquence.
Étapes d'implémentation
Définir les principaux membres : Veillez à ce que tous les membres concernés de vos équipes financières et technologiques s'impliquent dans le partenariat. Les membres concernés dans l'équipe financière sont ceux qui interagissent avec le projet de loi sur le cloud. Il s'agit généralement de directeurs financiers, de contrôleurs financiers, de planificateurs financiers, d'analystes commerciaux et des financeurs. Les membres technologiques sont généralement les propriétaires de produit et d'application les responsables techniques et les représentants de toutes les équipes qui s'appuient sur le cloud. Les autres membres peuvent inclure les propriétaires d'unité commerciale, tels que le marketing qui influencera l'utilisation des produits. Il y a également des tiers, tels que des consultants afin d’assurer l'adéquation avec vos objectifs et vos mécanismes ainsi qu’une assistance pour les rapports d'activité.
Définir les sujets de discussion : Définissez les sujets communs aux équipes ou qui nécessitent une compréhension commune. Suivez le coût à partir de sa création jusqu'au paiement de la facture. Notez tous les membres impliqués, ainsi que les processus organisationnels qui doivent être appliqués. Ayez une compréhension de chacune de ses étapes ou de chacun de ses processus et des informations associées, telles que les modèles de tarification disponibles, la tarification progressive, les modèles de réduction, la budgétisation et les exigences financières.
Définir une fréquence : Pour créer un partenariat financier et technologique, mettez en place une cadence de communication régulière pour créer et maintenir un alignement. Le groupe doit se réunir régulièrement par rapport à ses objectifs et métriques. Une fréquence type implique d'examiner l'état de l'organisation, de passer en revue les programmes en cours, puis de vérifier les métriques financières et d'optimisation globales. Les principales charges de travail font l'objet d'un rapport plus détaillé.
Ressources
Documents connexes :
