3.3 Stratégie et plan d'engagement - AWS Directives prescriptives
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3.3 Stratégie et plan d'engagement

Présentation

La stratégie et le plan d'engagement décrivent une approche systématique qui décrit les manières spécifiques par lesquelles les individus, les groupes de parties prenantes ou les organisations aborderont les changements provoqués par la transformation du cloud. L'objectif principal du plan d'engagement est de faire en sorte que toutes les parties prenantes clés restent engagées et concentrées sur les résultats commerciaux souhaités de la transformation du cloud. L'identification des parties prenantes et leur implication appropriée tout au long du processus de changement sont essentielles à la réussite du projet.

La stratégie et le plan d'engagement renforcent l'implication au sein et en dehors de l'équipe de transformation cloud. Ils veillent à ce que les bonnes personnes reçoivent les bonnes informations, afin qu'elles puissent participer au bon moment et de la bonne manière. Ils fonctionnent comme une fonction de contrainte permettant de gérer de manière proactive le rythme et l'ampleur des changements que chaque groupe de parties prenantes doit subir afin d'éviter une surcharge.

Une stratégie et un plan d'engagement efficaces peuvent apporter des avantages importants. Il peut :

  • Renforcez l'adhésion et l'engagement des parties prenantes à l'égard de la transformation du cloud.

  • Identifiez et atténuez les obstacles potentiels dès le début du processus.

  • Renforcer la capacité de l'organisation à faire face au changement.

  • Maximisez le potentiel d'une transition réussie vers l'adoption du cloud.

  • Améliorez l'alignement entre les différents groupes de parties prenantes.

  • Accélérez les processus décisionnels.

  • Favoriser une culture de collaboration et de responsabilité partagée.

Bonnes pratiques

Une stratégie et un plan d'engagement impliquent activement les parties prenantes et peuvent aider à identifier, gérer et éviter les obstacles potentiels. Ces documents se traduisent par une adhésion, un engagement et une capacité accrus de l'organisation en matière de transformation du cloud, et maximisent le potentiel d'une adoption réussie du cloud.

L'objectif de l'équipe OCA pour cette activité est de :

  • Déterminez la position des parties prenantes et créez un plan d'engagement pour les influencer d'une manière conforme à la vision de la migration vers le cloud.

  • Garantir un solide alignement et un soutien solides en matière de leadership.

  • Collaborez avec les RH et l'équipe de changement interne, le cas échéant, pour comprendre les pratiques de changement de l'organisation utilisées par le passé.

Composantes du plan d'engagement

L'illustration suivante montre les éléments clés de la stratégie et du plan d'engagement, le rôle de chaque composant et le public cible.

Éléments clés de la stratégie et du plan d'engagement de l'OCA.

Le tableau suivant fournit des informations supplémentaires sur chaque composant.

Composant

Activités

Alignement du leadership et parrainage

  • Partagez et renforcez la vision informatique avec les équipes commerciales.

  • Établissez un rythme opérationnel de communication et de dialogue.

  • Fournir des missions d'assistance sur l'intranet (par exemple, bloguer).

  • Planifiez des événements (par exemple, faites la queue pour des conférenciers professionnels).

  • Fournir des mises à jour régulières lors des réunions de direction.

  • Communiquez et célébrez les réussites.

  • Identifiez les nouvelles initiatives d'amélioration.

  • Harmonisez vos priorités.

Éducation et développement informatiques

  • Fournissez du contenu riche et collaboratif sur l'intranet, notamment :

    • Blogues de leaders, forums de discussion, articles, sites externes, associations professionnelles, actualités, études de cas

    • Communautés de pratique

  • Produire du matériel pédagogique, notamment :

    • Apprentissage en ligne rapide et animé avec voix off

    • Concepts pédagogiques liés aux capacités, études de cas, activités d'application

    Les responsables informatiques devraient recevoir le matériel et le kit de coaching 48 heures avant la formation.

  • Concevez des programmes de développement formels pour les employés, en commençant par VPs.

Communications spécialisées

  • Lancez la vision informatique par le biais de :

    • Réunions en ligne avec la communauté informatique

    • Présentation vidéo par le directeur de la technologie (CTO) sur l'intranet

    • Commentaires sollicités dans les forums de discussion informatiques et commerciaux

  • Fournissez des mises à jour générales sur les progrès réalisés par le biais d'annonces sur l'intranet, de courriels, de mairies, de conférences téléphoniques et de réunions Web.

  • Partagez des histoires de réussite et des victoires rapides.

  • Organisez un road show pour promouvoir les communications, l'apprentissage et le renforcement de la communauté.

Initiatives d'amélioration

  • Fixez une période d'apprentissage à l'échelle de l'organisation, pour une durée précise et selon un rythme planifié.

  • Lancez un nouveau programme de récompenses et de reconnaissance spécifique à la transformation de l'entreprise.

Chaque composant inclut également une surveillance continue de l'accélération des changements qui implique les activités suivantes :

  • Surveillez et mesurez la prise de conscience, la compréhension et l'acceptation du changement.

  • Mesurez les progrès et l'efficacité globaux du programme.

  • Élaborer, mettre en œuvre et affiner les plans de changement et d'initiative.

  • Identifier de nouvelles initiatives pour favoriser le changement.

Catégorisation des parties prenantes

Après avoir élaboré le plan, placez chaque partie prenante dans l'une des cinq étapes d'implication ou d'engagement (de la moins impliquée à la plus impliquée) :

  • Sensibilisation : Les parties prenantes sont conscientes et comprennent l'objectif et les progrès du changement.

  • Compréhension : Les parties prenantes ont une bonne compréhension des avantages et des implications du changement.

  • Collaboration : les parties prenantes soutiennent le changement, estiment qu'il en vaut la peine et agiraient si on le leur demandait.

  • Engagement : Les parties prenantes communiquent de manière proactive et prennent les mesures nécessaires pour soutenir le changement.

  • Plaidoyer : les parties prenantes prennent leurs propres initiatives et s'efforcent d'améliorer et de maintenir les performances.

L'illustration suivante décrit les moyens d'atteindre ces étapes et les résultats souhaités.

Moyens d'atteindre les cinq étapes et les résultats des cinq parties prenantes dans l'OCA.

Chaque étape nécessite un objectif et un mécanisme de communication uniques pour impliquer efficacement l'organisation, comme le montre l'illustration suivante.

Objectifs de communication et canaux de sensibilisation, de compréhension, de collaboration, d'engagement et de plaidoyer.

Hiérarchisation et cartographie des parties prenantes

La priorisation et la cartographie des parties prenantes doivent avoir lieu après avoir effectué une évaluation des parties prenantes. L'équipe OCA doit établir et entretenir des relations solides avec ces parties prenantes. L'équipe peut utiliser la matrice suivante et placer les parties prenantes dans le quadrant approprié en fonction de leur importance pour le succès de la transformation et du degré d'impact sur les parties prenantes. Après cette cartographie, l'équipe OCA peut développer une stratégie pour établir et maintenir les relations.

Matrice de priorisation des parties prenantes.

Les quadrants sont les suivants :

  • Surveillez et répondez. Les parties prenantes de ce quadrant ne sont ni très influentes ni fortement affectées par les changements, mais elles ont un intérêt dans les résultats. Ces parties prenantes ont besoin d'activités de communication minimales ; les communications de masse sont généralement suffisantes. L'objectif principal est de suivre leurs commentaires pour éviter les problèmes.

  • Tenez-vous au courant. Les parties prenantes de ce quadrant sont affectées de manière significative par les résultats de la transformation, mais ont moins d'influence sur les autres et sont moins susceptibles de perturber le processus. Les communications avec ces parties prenantes devraient être fortement proactives et préventives, et les parties prenantes plus influentes (issues d'autres quadrants) devraient influencer leur acceptation.

  • Maintenez la confiance. Les parties prenantes de ce quadrant ont une influence significative sur les autres et sont donc susceptibles de perturber le processus. C'est pourquoi il est important d'anticiper leurs objectifs et leurs effets indésirables lorsque vous planifiez vos communications. L'impact du projet sur ce groupe est moindre, il est donc moins nécessaire de les impliquer dans le développement. Les communications doivent viser à maintenir et à étendre leur soutien, mais elles ne doivent pas nécessairement être aussi gourmandes en ressources ou fréquentes que dans le quadrant suivant, car la nécessité pour eux de changer de comportement est moindre.

  • Convainquez-les. Les parties prenantes de ce quadrant sont très influentes, et les résultats du travail de transformation ont un impact significatif sur leurs futurs processus de travail et comportements. Le risque que ce groupe perturbe le projet est potentiellement très élevé. Impliquez-les dans les communications, conservez-les ou développez-les en tant qu'alliés, et privilégiez les contacts personnels et les face-to-face communications fréquents.

Mesurer le succès

Mesurer le succès des activités d'engagement, des plans et de la stratégie est essentiel au succès de la transformation globale du cloud. Voici quelques mécanismes et mesures que vous pouvez utiliser pour évaluer le succès du plan :

  • Enquêtes sur la préparation au changement (champions et utilisateurs finaux)

  • Modifier le tableau de bord de l'accélération

  • Séances de préparation et de préparation (évaluations)

  • Évaluations de formation

  • Rapports sur les présences et achèvement du programme

  • Décisions de mise en œuvre (oui ou non)

Exemples

Les illustrations suivantes fournissent des exemples de plans d'activités de changement qui pourraient être dérivés de la stratégie et du plan d'engagement.

Premier exemple de plan d'activités de changement dérivé de la stratégie et du plan d'engagement de l'OCA.
Deuxième exemple de plan d'activités de changement dérivé de la stratégie et du plan d'engagement de l'OCA.

FAQ

Q. Pourquoi la stratégie et le plan d'engagement sont-ils utiles ?

R. Ces livrables renforcent l'implication au sein et en dehors de l'équipe de transformation du cloud, garantissent que les bonnes personnes reçoivent les bonnes informations au bon moment et gèrent de manière proactive le rythme et l'ampleur des changements pour chaque groupe de parties prenantes. En impliquant activement les parties prenantes, ils aident à identifier, à gérer et à éviter les obstacles potentiels et à renforcer l'engagement et les capacités de l'organisation en matière de transformation du cloud. 

Q. Quand les utilisez-vous ?

A. Utilisez une stratégie et un plan d'engagement une fois que vous avez terminé le travail préliminaire d'évaluation des parties prenantes, de création de la stratégie et du plan de changement, et d'élaboration de la stratégie et du plan de communication. Ces documents peuvent générer un soutien continu et tirer parti de l'influence des parties prenantes. 

Q. Qui devrait participer à cette activité ?

R. Les participants doivent inclure le sponsor exécutif, le responsable du cloud, le responsable de l'OCA, le responsable des ressources humaines, l'architecte en chef, le responsable des données, le responsable de la sécurité, le responsable des opérations, le responsable de la formation, le responsable financier, les responsables de l'infrastructure, les responsables des secteurs d'activité et l'équipe de communication interne.  

Q. Quels sont les intrants de cette stratégie et de ce plan ?

A. Les contributions incluent la vision stratégique, l'analyse de rentabilisation, les résultats de l'évaluation de l'état de préparation à la migration (MRA), la charte du projet d'accélération du personnel, l'évaluation des parties prenantes (analyse), les entretiens avec le sponsor exécutif, les responsables des ressources humaines et les responsables de la migration, ainsi que les contributions de la direction interne du changement (si disponible) et de l'équipe de communication interne (si disponible).

Q. Quels sont les résultats de cette activité ?

R. Les résultats de cette activité sont une stratégie et un plan d'engagement approuvés.

Étapes supplémentaires

Pour créer la stratégie et le plan d'engagement, procédez comme suit :

  1. Passez en revue la vision stratégique et l'analyse de rentabilisation.

  2. Passez en revue les résultats et les résultats de la découverte.

  3. Passez en revue l'évaluation des parties prenantes.

  4. Passez en revue et étendez la liste des parties prenantes.

  5. Identifiez l'impact du changement (par exemple, sur les rôles et les responsabilités, ou sur la formation) par rôle.

  6. Regroupez les rôles en catégories en fonction de l'impact du changement.

  7. Mappez chaque groupe de parties prenantes à la matrice de priorisation en définissant les états existants et souhaités.

  8. Définissez ce que chaque groupe de parties prenantes doit savoir.

  9. Déterminez le calendrier pour fournir les informations à chaque groupe de parties prenantes.

  10. Définissez les messages clés pour chaque groupe de parties prenantes, sur la base du modèle d'engagement :

    • Objectifs

    • Des objectifs mesurables

    • Informations supplémentaires pour sauvegarder les messages clés

  11. Passez en revue et développez la liste des méthodes de communication.

  12. Déterminez les méthodes de communication préférées pour chaque groupe de parties prenantes.

  13. Identifiez les messagers et le message destinés à chaque groupe de parties prenantes.

  14. Déterminez la meilleure façon de mesurer l'efficacité de la communication et à quelle fréquence cette évaluation doit avoir lieu.

  15. Élaborez le plan de travail en utilisant le calendrier des communications comme base de référence.

  16. Mettre en œuvre le plan de communication et mesurer les résultats.

  17. Gérez le processus de feedback et affinez ou redéfinissez l'approche selon les besoins.

  18. Rédigez la stratégie et le plan d'engagement.

  19. Passez en revue et validez la stratégie et le plan d'engagement avec l'équipe de direction.

  20. Approuvez la stratégie et le plan d'engagement.

En vous concentrant sur ces éléments clés et ces meilleures pratiques, vous pouvez développer une stratégie et un plan d'engagement complets qui soutiennent le parcours de transformation cloud de votre entreprise, garantissent l'engagement des parties prenantes et maximisent le potentiel d'une adoption réussie du cloud.