Elaboración de una estrategia de asignación de costos
Definición e implementación de un modelo de asignación de costos
Cree una estructura de cuenta y de costos para los recursos que se van a implementar en AWS. Establezca la relación entre los costos de gasto de AWS, cómo se generaron esos costos y quién o qué generó esos costos. Las estructuras de costos comunes se basan en AWS Organizations, Cuentas de AWS, entornos y entidades dentro de las organizaciones, como una línea de negocio o una carga de trabajo. Las estructuras de costos se pueden basar en múltiples atributos para permitir el examen de los costos de diferentes maneras o con diferentes niveles de granularidad, por ejemplo, acumulando los costos de las cargas de trabajo individuales en la línea de negocio a la que prestan servicio.
Al elegir una estructura de costos que se alinea con los resultados deseados, evalúe los mecanismos de asignación de costos en la facilidad de implementación frente a la precisión deseada. Es posible que esto incluya consideraciones relacionadas con la responsabilidad, la disponibilidad de herramientas y los cambios culturales. Tres modelos populares de asignación de costos de los que los clientes de AWS suelen partir:
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Basado en cuentas: este modelo es el que requiere el menor esfuerzo y proporciona una alta precisión en cuanto a análisis y reintegros, y es adecuado para organizaciones que tienen una estructura contable definida (y es coherente con las recomendaciones del documento técnico Organización del entorno de AWS con varias cuentas). Esto proporciona una visibilidad clara de los costos por cuenta. Para la visibilidad y la asignación de los costos, puede utilizar AWS Cost Explorer, informes de costos y uso, así como presupuestos de AWS para el monitoreo y el seguimiento de los costos. Estas herramientas ofrecen opciones de filtrado y agrupación por Cuentas de AWS. Desde el punto de vista de la asignación de costos, este modelo no tiene por qué basarse en un etiquetado preciso de los recursos individuales.
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Basado en unidades de negocio o equipos: el costo se puede asignar a los equipos, unidades de negocio u organizaciones de una empresa. Este modelo requiere un esfuerzo moderado, proporciona una alta precisión en cuanto a análisis y reintegros y es adecuado para organizaciones que tienen una estructura contable definida (por lo general, con AWS Organizations), con separación entre varios equipos, aplicaciones y tipos de carga de trabajo. Esto proporciona una visibilidad clara de los costos entre los equipos y las aplicaciones y, como beneficio adicional, reduce el riesgo de que se produzcan AWS Service Quotas dentro de una sola Cuenta de AWS. Por ejemplo, cada equipo puede tener cinco cuentas (
prod,staging,test,dev,sandbox) y no habrá dos equipos y aplicaciones que compartan la misma cuenta. Con esa estructura Categorías de costos de AWS a continuación, proporcionará la funcionalidad de agrupar cuentas u otras etiquetas (“metaetiquetado”) en categorías, de las que se podrá hacer un seguimiento con las herramientas mencionadas en el ejemplo anterior. Es importante tener en cuenta que AWS Organizations permite etiquetar cuentas y unidades organizativas (OU); sin embargo, estas etiquetas no se aplicarán a los informes de asignación de costos y facturación (es decir, no puede agrupar ni filtrar los costos en AWS Cost Explorer por unidad organizativa). AWS Las categorías de costos se deben usar para este propósito. -
Basado en etiquetas: este modelo requiere más esfuerzo en comparación con los dos anteriores y proporcionará una alta precisión en los análisis y reintegros, según los requisitos y el objetivo final. Aunque le recomendamos encarecidamente que adopte las prácticas descritas en el documento técnico Organización del entorno de AWS con varias cuentas, siendo realistas, los clientes suelen encontrarse con estructuras de cuentas mixtas y complejas que requieren tiempo para migrar. En este escenario, la clave es implementar una estrategia de etiquetado rigurosa y eficaz, seguida de activar las etiquetas relevantes para la asignación de costos en la consola de administración de facturación y costos (en AWS Organizations, las etiquetas se pueden activar para la asignación de costos solo desde la cuenta de administración del pagador). Una vez activadas las etiquetas para la asignación de costos, se pueden utilizar las herramientas de visibilidad y asignación de costos que se mencionaron en los métodos anteriores para los análisis y los reintegros. Tenga en cuenta que las etiquetas de asignación de costos no son retrospectivas y solo aparecerán en las herramientas de informes de facturación y seguimiento de costos una vez que se hayan activado para la asignación de costos.
En resumen, si necesita realizar un seguimiento de los costos por unidad de negocio, puede utilizar Categorías de costos de AWS para agrupar las cuentas enlazadas dentro de la organización de AWS en consecuencia y consultar esta agrupación en los informes de facturación. Al crear cuentas independientes para los entornos de producción y que no sean de producción, también puede filtrar los costos relacionados con los entornos en herramientas como AWS Cost Explorer o realizar un seguimiento de esos costos mediante AWS Budgets. Por último, si el caso de uso requiere un seguimiento de los costos más detallado, por ejemplo, mediante cargas de trabajo o aplicaciones individuales, puede etiquetar los recursos de esas cuentas en consecuencia, activar esas claves de etiquetas para la asignación de costos en la cuenta de administración y, a continuación, filtrar ese costo por claves de etiquetas en las herramientas de informes de facturación.
Establecimiento de los procesos de informes y monitoreo de costos
Comience por identificar los tipos de costos que son importantes para las partes interesadas internas (por ejemplo, el gasto diario, el costo por cuenta, el costo por X, los costos amortizados). De este modo, podrá mitigar los riesgos presupuestarios asociados a los gastos inesperados o anómalos más rápido que esperar a la factura de AWS finalizada. Las etiquetas proporcionan la atribución que permite estos escenarios de informes. La información obtenida a partir de los informes puede servir de base para las acciones a fin de mitigar el impacto de los gastos anómalos e inesperados en los presupuestos financieros. Cuando se produce un aumento inesperado de los costos, es importante evaluar si se ha producido un aumento imprevisto en el valor entregado para poder determinar si es necesario tomar medidas y qué medidas son necesarias.
Al desarrollar una estrategia de etiquetado para respaldar la asignación de costos, tenga en cuenta los siguientes elementos:
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AWS Organizations: la asignación de costos en varias cuentas se puede realizar por cuenta, grupo de cuentas o grupo de etiquetas creadas para los recursos de esas cuentas. Las etiquetas creadas para los recursos que residen en cuentas individuales en AWS Organizations solo se pueden usar para la asignación de costos desde la cuenta de administración.
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Cuenta de AWS: la asignación de costos dentro de una Cuenta de AWS se puede realizar mediante dimensiones adicionales, como servicios o regiones. Es posible etiquetar aún más los recursos de una cuenta y trabajar con los grupos de dichas etiquetas de recursos.
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Etiquetas de asignación de costos: las etiquetas creadas por el usuario y las etiquetas generadas por AWS se pueden activar para la asignación de costos, si es necesario. La habilitación de las etiquetas para la asignación de costos en la consola de facturación (de la cuenta de administración en AWS Organizations) ayuda con los análisis y los reintegros.
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Categorías de costos: las categorías de costos de AWS permiten agrupar cuentas y agrupar etiquetas (“metaetiquetado”) dentro de una organización de AWS, que además brinda la capacidad de analizar los costos relacionados con estas categorías a través de herramientas como AWS Cost Explorer, presupuestos de AWS e informes de costo y uso de AWS.
Realización de análisis y reintegros para las unidades de negocio, los equipos u organizaciones de la empresa
Atribuya los costos mediante el proceso de asignación de costos respaldado por la estructura de costos y las etiquetas de asignación de costos. Las etiquetas se pueden utilizar para proporcionar análisis a los equipos que no son directamente responsables de pagar los costos, pero que son responsables de haberlos generado. Este enfoque permite conocer la contribución al gasto y la forma en que se incurre en esos costos. Realice el reintegro a los equipos directamente responsables de los costos para recuperar el gasto de los recursos que han consumido y darles a conocer esos costos y la forma en que se han producido.
Medición y circulación de los KPI de eficacia o valor
Acuerde un conjunto de métricas de costo unitario o KPI para medir el impacto de las inversiones de administración financiera en la nube. Este ejercicio crea un lenguaje común entre las partes interesadas en la tecnología y la empresa, y cuenta una historia basada en la eficacia, en lugar de una historia centrada solo en el gasto agregado absoluto. Para obtener información adicional, consulte este blog que habla de cómo las métricas unitarias pueden ayudar a crear una alineación entre las funciones empresariales
Asignación de gastos no asignables
En función de las prácticas contables de la organización, es posible que los diferentes tipos de cargos requieran un tratamiento diferente. Identifique las categorías de recursos o costos que no se pueden etiquetar. En función de los servicios utilizados y de los que se planifique utilizar, acuerde los mecanismos sobre cómo tratar y medir ese gasto no asignable. Por ejemplo, consulte la lista de recursos admitidos por el Editor de etiquetas y AWS Resource Groups en la Guía del usuario de etiquetas y AWS Resource Groups.
Un ejemplo habitual de categoría de costos que no se puede etiquetar son las tarifas de los descuentos por compromiso, como las instancias reservadas (RI) y los Savings Plans (SP). Aunque las tarifas de suscripción y las tarifas de SP y RI no utilizados no se pueden etiquetar antes de que aparezcan en las herramientas de informes de facturación, puede realizar un seguimiento de cómo se aplican los descuentos de RI y SP a las cuentas, los recursos y las etiquetas en AWS Organizations después de los hechos. Por ejemplo, en AWS Cost Explorer es posible analizar el costo amortizado, agrupar ese gasto por las claves de etiquetas correspondientes y aplicar filtros adecuados al caso de uso. En informe de uso y costo (CUR) de AWS, puede filtrar las líneas que correspondan al uso cubierto por los descuentos de RI y SP (encontrará más información en la sección de casos de uso de la Documentación de CUR) y seleccionar las columnas que solo sean relevantes para usted. Cada clave de etiqueta activada para la asignación de costos se presentará en una columna independiente al final del informe CUR, de forma similar a como se presenta en otros informes de facturación tradicionales, como el informe mensual de asignación de costos. Para obtener más información, consulte los Laboratorios de Buena Arquitectura de AWS
Informes
Además de las herramientas de AWS disponibles para ayudarle con los análisis y reintegros, hay una variedad de otras soluciones creadas por AWS y de terceros que pueden ayudar a monitorear el costo de los recursos etiquetados y medir la eficacia de la estrategia de etiquetado. En función de los requisitos y el objetivo final de la organización, se puede invertir tiempo y recursos en la creación de soluciones personalizadas o adquirir las herramientas proporcionadas por uno de los Socios con competencias en herramientas de administración de Nube de AWS
