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Punkt 4. Organisation einbinden
Organisation einbinden zielt darauf ab, die erstellten Strategien und Pläne zu aktivieren und die Erkenntnisse aus den verschiedenen Bewertungen, die Sie bereits durchgeführt haben, zu nutzen. Mit Beginn der Transformation verlagert sich die Last der Transformation zunehmend vom Cloud-Transformationsteam und den funktionsübergreifenden Führungskräften auf die Mitarbeiter. Organisation einbinden umfasst fünf Unterpunkte:
4.1 Implementieren Sie Änderungsmanagement-Pläne
4.2 Implementieren Sie einen Kommunikationsplan
4.3 Einen Engagementplan erstellen
4.4 Einen Trainingsplan implementieren
4.5 Überwachen und verwalten Sie die Risikominderung
Dieser Abschnitt bietet einen kurzen Überblick über Engage the Organization und seine Unterpunkte. Eine ausführliche Erläuterung finden Sie im Leitfaden AWS Organizational Change Acceleration (OCA) 6-Point Framework — 4. Binden Sie die Organisation ein.
4.1 Implementieren Sie Änderungsmanagement-Pläne
Was ist es?
Die Umsetzung von Änderungsmanagement-Plänen beinhaltet die strukturierte und detaillierte Einleitung der in der Änderungsstrategie und im Plan festgelegten Aktivitäten. Sie können diese Aktivitäten im Projektmanagement-Tool des Teams weiter dokumentieren, um sicherzustellen, dass die angemessene Zeit, die Ressourcen und die Reihenfolge diszipliniert eingehalten werden.
Warum ist es wertvoll?
Ziel von Änderungsmanagement-Plänen ist es, die Abstimmung des Änderungsmanagements mit den Aktivitäten des Teams für die Cloud-Transformation sicherzustellen, das Engagement von Sponsoren und Führungskräften sicherzustellen und den Prozess zur Identifizierung und Einbindung der betroffenen Stakeholder einzuleiten.
Wann benutzen Sie es?
Stellen Sie vor der Implementierung der Änderungsmanagement-Pläne sicher, dass alle Aufgaben berücksichtigt, validiert und in den Masterplan aufgenommen wurden, dass eine verantwortungsvolle, rechenschaftspflichtige, konsultierte und informierte Matrix (RACI) vollständig ist, dass eine Teamorganisationsstruktur festgelegt und kommuniziert wurde und dass die Mitglieder des Änderungsbeschleunigungs-Teams identifiziert, integriert und in ihren Rollen ordnungsgemäß authentifiziert wurden. Um das Programm mit der umfassenderen Cloud-Transformation synchron zu halten, sollten Sie die Aufgaben unbedingt in das Projektmanagement oder die agilen Tools integrieren, die Sie verwenden.
Anmerkung
Die RACI-Matrix definiert und weist Rollen und Verantwortlichkeiten in einem Projekt zu. Sie können beispielsweise ein RACI erstellen, um die Verantwortung für Sicherheitskontrollen zu definieren oder um Rollen und Verantwortlichkeiten für bestimmte Aufgaben in einem Cloud-Transformationsprojekt zu identifizieren.
4.2 Implementieren Sie einen Kommunikationsplan
Was ist es?
Dieser Schritt beinhaltet die Einleitung der in der Kommunikationsstrategie und im Kommunikationsplan genannten Aktivitäten. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Kommunikation und Botschaft auf die Aktivitäten des Cloud-Transformationsteams, die Stimme des Sponsors der Geschäftsleitung, das Engagement der designierten Führungskräfte und Champions sowie die Synchronisation mit der Personalabteilung und den internen Kommunikationsteams abgestimmt sind. Sie können sich weiterhin auf die Vorteile und den Geschäftswert konzentrieren und das allgemeine Engagement der Stakeholder durch wichtige Botschaften, unterschiedliche Stimmen, mehrere Kanäle und Feedbackschleifen aufrechterhalten.
Warum ist es wertvoll?
Das Ergebnis ist die Sicherstellung der Abstimmung von Kommunikation und Botschaft mit den Aktivitäten des Cloud-Transformationsteams. Da die Cloud-Transformation immer schneller, skaliert und weiterentwickelt wird und die Organisation unweigerlich Fluktuationen erlebt, darf der Wert von Kommunikation nicht unterschätzt werden. Tatsächlich kann inkonsistente, veraltete oder falsch ausgerichtete Kommunikation zu Zeitverzögerungen, Misstrauen und trüben Beziehungen führen. In einigen Organisationen kann ein durchdachter oder abgestufter Kommunikationsplan erforderlich sein. Dies erhöht die Komplexität und erhöht die Projektmanagementaufgaben, da Informationen in mehreren Schichten und in einer sequentiellen Reihenfolge kommuniziert werden müssen.
Wann benutzen Sie es?
Ein Kommunikationsplan sollte ein lebendiges Dokument sein, das mindestens wöchentlich verfolgt und aktualisiert wird. Darüber hinaus sollten die für die Kommunikation erforderlichen Genehmigungen nachverfolgt und dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass die gesamte Kommunikation ein angemessenes Maß an Qualitätssicherung, Kontrolle und Genauigkeit aufweist. Verwenden Sie Feedback-Mechanismen, um Engagement, Effektivität, Länge, Häufigkeit und Zielgruppe der Botschaft zu messen. Feedback zur Effektivität der Kommunikation kann monatlich zusammen mit anderen Berichten über Cloud-Transformationsprogramme verfolgt werden.
4.3 Einen Engagementplan erstellen
Was ist es?
Wie bereits beschrieben, handelt es sich bei einem Engagement-Plan um einen systematischen Ansatz, der beschreibt, wie eine Einzelperson, eine Stakeholder-Gruppe oder eine Organisation auf Veränderungen reagieren wird, die sich aus der Cloud-Transformation ergeben. Ziel des Engagement-Plans ist es, dafür zu sorgen, dass sich alle wichtigen Stakeholder für die gewünschten Geschäftsergebnisse der Cloud-Transformation engagieren und sich darauf konzentrieren. Sie sollten jeder Stakeholder einbeziehen und einbeziehen, indem Sie relevante Informationen entsprechend der Priorisierung und Zuordnung im Verpflichtungsmodell bereitstellen, wie in der Engagement-Strategie dargelegt.
Warum ist es wertvoll?
Die Umsetzung des Engagement-Plans beinhaltet die proaktive Steuerung des Tempos und des Umfangs der Veränderungen, denen sich jeder Stakeholder unterziehen muss, um Überlastung durch Veränderungen zu verhindern, wodurch das Potenzial für einen erfolgreichen Übergang vom gegenwärtigen zum zukünftigen Zustand maximiert wird. Ein methodischer Ansatz bei der Umsetzung des Engagement-Plans hilft dem Team zur Beschleunigung des Wandels auch dabei, potenzielle Hindernisse proaktiv zu bewältigen und die Zustimmung, das Engagement und die Fähigkeit zur Veränderung in der Organisation aufzubauen.
Wann benutzen Sie es?
Sie sollten den Engagement-Plan während des gesamten Lebenszyklus des Cloud-Transformationsprojekts verwenden, um das Programm zur Einbindung von Stakeholdern einzurichten, um das Bewusstsein, das Verständnis, die Akzeptanz und das Engagement der Organisation zu fördern, in Übergangsphasen wie großen Migrationen und Modernisierungen sowie regelmäßig als Überwachungs- und Berichtsmechanismus.
4.4 Einen Trainingsplan implementieren
Was ist es?
Wie bereits beschrieben, handelt es sich bei einem Trainingsplan um ein Dokument, das die abzuhaltenden Trainings sowie den Prozess für die Entwicklung und Durchführung des Trainings festlegt. Erwägen Sie bei der Implementierung des Trainingsplans die Durchführung von Trainingsmaßnahmen, die mit den Aktivitäten Ihrer Organisation übereinstimmen. Sinnvolle Trainings, die den gewohnten Arbeitsablauf eines Mitarbeiters nicht stören, verringern Widerstände und ermöglichen es den Mitarbeitern, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Darüber hinaus wird mithilfe eines datengestützten Ansatzes die Trainingspräferenzen anhand eines datengestützten Ansatzes anhand einer AWS
-Analyse des Lernbedarfs
Warum ist es wertvoll?
Die Implementierung eines Trainingsplans ist vorteilhaft, um die Transformationsfähigkeiten aufzubauen, die für den Betrieb in der Cloud erforderlich sind. Darüber hinaus tragen die Festlegung der geeigneten Zielgruppe und die methodische Planung der Kurse so bei, dass sie ihren Zeitplänen und Geschäftszielen entsprechen, die Nutzung des Trainingsbudgets zu optimieren und eine maximale Teilnahme an Trainingsveranstaltungen sicherzustellen.
Wann benutzen Sie es?
Verwenden Sie während des gesamten Programms einen Trainingsplan, um den Trainingsbedarf der Organisation zu ermitteln, welche Fähigkeiten vermittelt werden müssen, welche Trainings vierteljährlich oder monatlich angeboten werden sollen, wo Trainingstools veröffentlicht werden sollen, wie für Trainings geworben wird und wie der Abschluss von Trainings gemessen und überwacht werden kann. Ermitteln Sie jährlich den neuen Trainingsbedarf auf der Grundlage der erforderlichen neuen Fähigkeiten und neuer Mitarbeiter in der Organisation und erstellen Sie einen neuen Trainingsplan, der dem jährlichen Trainingsbudget entspricht.
4.5 Überwachen und verwalten Sie die Risikominderung
Was ist es?
Wie bereits beschrieben, sind eine Strategie und ein Plan zur Risikominderung darauf ausgelegt, die Auswirkungen der potenziellen Risiken einer Organisation rechtzeitig zu beseitigen, zu reduzieren oder zu kontrollieren. Die Überwachung und Verwaltung der Risikominderung ist ein proaktiver Schritt, bei dem berücksichtigt wird, dass jede große Änderung mit einer Reihe potenzieller Risiken und Hindernisse verbunden ist. Die Lösung von Risiken erfordert Engagement und eine enge Abstimmung mit den Sponsoren, Führungskräften und Verfechtern der Unternehmensleitung.
Warum ist es wertvoll?
Jedem Risiko ist ein Wahrscheinlichkeits- und Schweregradfaktor zugeordnet. Durch die Überwachung von Risiken erhalten Teams ein besseres Verständnis dafür, wie viele Probleme die Cloud-Transformation stören oder zum Scheitern bringen können, wie wahrscheinlich sie sind (Wahrscheinlichkeit) und wie verheerend die Folgen sein könnten (Schweregrad). Indem Sie Risiken aktiv überprüfen und Pläne zu ihrer Überwachung ausarbeiten, können Sie Risiken managen und mindern, bevor sie zu Problemen werden.
Wann benutzen Sie es?
Verwenden Sie eine Strategie zur Risikominderung und planen Sie, wann das Programm startet, um das Format zu entwerfen und die Risikodimensionen festzulegen. Überprüfen Sie die Strategie und Planung zur Risikominderung in regelmäßigen Abständen und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Überwachen und verwalten Sie den Plan und berichten Sie der Unternehmensleitung über die Ergebnisse, um zu entscheiden, ob zusätzliche Maßnahmen zur Risikominderung ergriffen werden sollten.
