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3.2 Kommunikationsstrategie und -plan
Übersicht
In dem Maße, wie sich Ihre digitale Transformation auf Ihr Unternehmen auszuwirken beginnt und nicht mehr nur auf Führungsebene beschränkt ist, wird die Kommunikation immer wichtiger. Sie müssen Ihre Botschaft im Hinblick auf Veränderungen konkretisieren und Meilensteinpläne entwickeln, um die Zielgruppen und die geeigneten Kanäle für die Übermittlung und den Empfang von Mitteilungen zu definieren. Im Vorfeld einer Kommunikationsstrategie wird festgelegt, wer die Zielgruppen sind, was die Botschaften vermitteln müssen, wo die Zielgruppenmitglieder diese Botschaften erhalten, wann Auswirkungen und Handlungsaufforderungen sichtbar werden und wie die Kommunikation im Hinblick auf Reichweite und Effektivität überwacht und gemessen wird.
Zu Beginn der Planungsphasen ist es wichtig, eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln, und ihre Umsetzung könnte der entscheidende Faktor dafür sein, wie gut der Übergang aufgenommen wird und welche Verhaltensweisen von Ihrem Publikum angenommen werden. Sind sich die Teammitglieder beispielsweise bewusst und sind sie darauf vorbereitet? Wissen Manager, wann sie planen können, die Weiterbildungspläne ihrer Mitarbeiter zu unterstützen? Ist den Führungskräften klar, was passiert, wenn die Cloud-Einführung stoppt oder ins Stocken gerät?
Der Zweck der Kommunikationsstrategie besteht darin, im Laufe Ihrer Cloud-Transformation einen durchdachten, strukturierten Ansatz zu entwickeln, mit dem Sie die richtigen Botschaften zur richtigen Zeit an die richtigen Personen senden können. Es gibt subtile Unterschiede zwischen einer Kommunikationsstrategie und einem Kommunikationsplan. So werden diese Dokumente bei Amazon Web Services (AWS) definiert:
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Kommunikationsstrategie — Ein Dokument, das die Ziele und Methoden der Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikationsaktivitäten einer Organisation zum Ausdruck bringt.
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Kommunikationsplan — Detaillierte Informationen über Kommunikationsaktivitäten, die sich mit der Strategie befassen und die in der Strategie aufgeführten Ziele erreichen. Der Plan beschreibt jede Aktivität mit Informationen wie Lieferdatum, Zielpublikum, detaillierter Botschaft, Medientyp, Urheber, Genehmigungsberechtigten und Nachrichtenübermittler.
Eine effektive Kommunikationsstrategie und ein effektiver Kommunikationsplan können erhebliche Vorteile bieten. Sie haben die Möglichkeit:
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Erhöhen Sie das Bewusstsein und das Verständnis für die Cloud-Transformation im gesamten Unternehmen.
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Bringen Sie die Stakeholder in Bezug auf die Vision, die Ziele und den Fortschritt der Transformation in Einklang.
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Reduzieren Sie den Widerstand gegen Veränderungen, indem Sie Bedenken ansprechen und Vorteile hervorheben.
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Beschleunigen Sie die Einführung neuer Prozesse und Technologien.
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Verbessern Sie das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter während der gesamten Transformation.
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Verbessern Sie das Vertrauen und die Transparenz zwischen Führung und Mitarbeitern.
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Support Sie einen reibungslosen Übergang zu den neuen Arbeitsweisen.
Eine Reihe von Dokumenten und Bewertungen wird als Grundlage für die Kommunikationsstrategie und den Kommunikationsplan dienen. Hier sind einige wichtige Inputs und Outputs.
Eingaben |
Ausgaben |
|---|---|
Strategische Vision |
Leitprinzipien der Kommunikation |
Identifizierung der Nachricht |
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Matrix zur Priorisierung der Stakeholder |
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Bewertung der Kommunikationsmethoden |
Fahrzeug- und Medienanalyse |
Kommunikationsmatrix |
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Meilensteine und Status-Updates der Cloud-Transformation |
Kommunikationsaktivitäten (Arbeitsplan und Vorgehensweise) |
Bewährte Methoden
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Fangen Sie früh an. Entwickeln Sie die Kommunikationsstrategie und planen Sie in den frühen Planungsphasen der Cloud-Transformation.
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Verstehen und verfolgen Sie den Kommunikationsprozess, um die wichtigsten Messaging- und Kommunikationsaktivitäten optimal zu gestalten.
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Organisieren Sie eine Reihe von Interviews mit wichtigen Stakeholdern, um den Umfang der Kommunikation zu ermitteln, der für den Plan erforderlich ist.
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Richten Sie die Kommunikation auf wichtige Meilensteine und Entscheidungspunkte des Projekts ab und stimmen Sie sie zeitlich ab.
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Nutzen Sie eine Vielzahl von Kommunikationskanälen, um unterschiedliche Zielgruppen effektiv zu erreichen.
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Passen Sie die Botschaften für verschiedene Interessengruppen an ihre Bedürfnisse und Interessen an.
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Fördern Sie die wechselseitige Kommunikation. Schaffen Sie während des gesamten Transformationsprozesses Möglichkeiten für Feedback und Dialog.
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Beurteilen Sie regelmäßig die Effektivität der Kommunikation und passen Sie die Strategie nach Bedarf an.
Erste Schritte
Um eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln, beginnen Sie mit einer Analyse des Kommunikationsbedarfs, bei der Sie sich direkt an der strategischen Vision der Cloud-Transformation, dem Geschäftsszenario und der Bewertung der Stakeholder orientieren.
Der Kommunikationsentwicklungsprozess besteht aus den folgenden Schritten:
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Beurteilen Sie den Kommunikationsbedarf.
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Entwickeln Sie eine Kommunikationsstrategie und einen Kommunikationsplan.
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Entwickeln Sie die Kommunikation.
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Validieren Sie den Kommunikationsinhalt.
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Kommunikation verteilen.
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Sammeln Sie Feedback.
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Effektivität messen.
Eine Kommunikationsstrategie umfasst die folgenden Komponenten.
Komponente |
Beschreibung |
|---|---|
Ziele der Kommunikation |
Die Gründe und die Bedeutung einer effektiven Kommunikation während der gesamten digitalen Transformation oder Migration. |
Leitprinzipien der Kommunikation |
Grundwerte, die in der Kommunikation zu beachten sind. Seien Sie zum Beispiel direkt, ehrlich und offen und zeigen Sie Integrität. |
Kommunikationsfahrzeuge |
Die Kanäle, die für die Kommunikation verwendet werden sollen. Zum Beispiel Websites, Blogbeiträge, Videos, Vlogs, Social-Media-Nachrichten, E-Mails, Online-Newsletter. |
Wichtige Kommunikationsbotschaften |
Ankündigungen zum Projektstatus, wichtige Meilensteine, erste Nachricht zur Erläuterung des Grundes für die Änderung. |
Zielgruppen und Stakeholder |
Endbenutzer, Lieferanten, Unternehmensleiter, IT-Manager und -Supervisor, Unternehmensleiter, allgemeines Publikum, Lenkungsausschuss, Cloud-Migrationsteam, Büro für Transformationsmanagement usw. |
Kommunikationsansatz und Arbeitsplan |
Eine visuelle Darstellung aller Kommunikationsaktivitäten, die in den Plan integriert sind. |
Organisatorische Rollen und Verantwortlichkeiten |
Die kommunikationsbezogenen Aufgaben und Pflichten von Sponsoren, Mitgliedern des Lenkungsausschusses, Prozessverantwortlichen, Projektteams, internen Kommunikationsteams und Personalteams. |
Anmerkung
Abhängig von Ihrer Organisation können Sie der Kommunikationsstrategie weitere Komponenten hinzufügen.
Häufig gestellte Fragen
F: Wann sollten Sie die Kommunikationsstrategie und den Kommunikationsplan anwenden?
Antwort: Die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie und eines Kommunikationsplans ist wichtig. Wie gut Sie diese umsetzen, könnte der entscheidende Faktor dafür sein, wie gut Ihr Unternehmen die Umstellung annimmt und zielgerichtete Verhaltensweisen annimmt. Kommunikationsstrategie und Planung beginnen zu Beginn Ihres Cloud-Transformationsprojekts — in der Regel, sobald die Projektziele und vorläufigen Meilensteine festgelegt sind. In dieser Phase werden Lücken, Auswirkungen von Änderungen sowie Teams und Mitarbeiter identifiziert, die von der Migration betroffen sind. Wenn Sie Ihre Kommunikationsstrategie entwickeln, sollten Sie den Kommunikationsprozess innerhalb Ihrer Organisation verfolgen, um Cloud-Messaging und -Aktivitäten optimal zu gestalten.
F: Wer ist beteiligt?
A. Sponsoren, Verantwortliche für digitale Transformation, interne Kommunikation und Personalteams sind in der Regel an der Erstellung der Kommunikationsstrategie und des Kommunikationsplans beteiligt.
F: Was sind die Inputs für die Kommunikationsstrategie und den Kommunikationsplan?
A. Zu den Beiträgen gehören die strategische Vision, das Geschäftsszenario, die Bewertung der Stakeholder, die Bewertung der Kommunikationsmethoden, die Auswirkungen der Änderungen sowie Meilensteine und Status-Updates der Cloud-Transformation.
F: Was sind die Ergebnisse der Kommunikationsstrategie und des Kommunikationsplans?
A. Zu den Ergebnissen gehören Kommunikationsleitprinzipien, die Identifizierung von Botschaften, eine Priorisierungsmatrix für die Interessengruppen, Methoden- und Medienanalysen, eine Kommunikationsmatrix und Kommunikationsaktivitäten (Arbeitsplan und Ansatz).
Zusätzliche Schritte
Gehen Sie wie folgt vor, um mit der Erstellung der Kommunikationsstrategie und des Kommunikationsplans zu beginnen:
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Sammeln Sie Informationen anhand von Ermittlungsdokumenten, einschließlich des Geschäftsszenarios und der Bewertung durch die Interessengruppen.
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Führen Sie Interviews mit dem Projektsponsor und dem Projektleitungsteam durch.
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Führen Sie Interviews mit internen Kommunikationsteams durch.
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Führen Sie Interviews mit der Personalabteilung durch, um mögliche Auswirkungen auf future staatliche Rollen zu verstehen.
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Führen Sie Interviews mit Führungskräften aus funktionalen Prozessbereichen durch.
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Führen Sie Interviews mit nach außen gerichteten Gruppen wie dem Vertrieb.
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Bewerten Sie alle Unterlagen und Informationen und setzen Sie sich bei Bedarf mit den wichtigsten Stakeholdern in Verbindung.
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Erstellen Sie Ihr Kommunikationsstrategie-Deck.
Wenn Sie sich auf diese Schlüsselelemente und Best Practices konzentrieren, können Sie eine umfassende Kommunikationsstrategie und einen Plan entwickeln, die die Cloud-Transformation unterstützen, Stakeholder effektiv einbeziehen und die Einführung neuer Arbeitsweisen fördern.
